A może dwie teczki?

16.09.2019

Hash tagi

#aleksandra_matukin-szumlińska #archiwum #dokumentacja_w_postaci_elektroniczej #e-teczka #ewa_wiśniewska #forma_elektroniczna #mnisw #stowarzyszenie_archiwistów_polskich

Miesiąc temu pozostawiłyśmy z Ewą Wiśniewską pytanie bez odpowiedzi – co zrobić z teczką akt osobowych studenta, aby nie pękała w szwach przy założeniu że:

powinniśmy stosować się do zapisów Rozporządzenia w sprawie studiów, które zakłada, że archiwizujemy zamknięty katalog dokumentów,
wydaje nam się jednak, że niektóre dokumenty mimo to warto by było archiwizować, bo może przyjść kontrola, albo zdarzyć się sprawa w sądzie,
uważamy także, że spora część tych niepotrzebnych dokumentów (albo i tych potrzebnych z pkt 2) nie będzie potrzebna w nieskończoność – po co komu po 40 latach informacja, że student otrzymał przedłużenie sesji na podstawie zwolnienia w związku z zatruciem pokarmowym?

Przyjmując, że w teczka studenta zawiera dokumenty, które musimy przechowywać i takie, których możemy się pozbyć, mamy 3 sposoby postępowania:

1. Archiwizujemy wyłącznie to, co jest wymagane w Rozporządzeniu:

Plusy	Minusy
Działamy zgodnie z wolą MNiSW, Mamy cienkie teczki.	Pozbywamy się dokumentów, które mogą być przydatne, bo jak wykazać, że student otrzymał zawiadomienie o wszczęciu postępowania, skoro z chwilą przekazania teczki do archiwum należy tego typu dokumentację usunąć? Musimy te dokumenty fizycznie wydzielić, co jest zadaniem monotonnym i czasochłonnym (kwestię sposobu brakowania pomijamy).

2. Archiwizujemy wszystko, jak leci:

Plusy

Minusy

Mamy dostęp do wszystkiego, łącznie z wydrukami maili, dowodów wpłat i innych spraw, które i tak są w systemie, ale jeżeli system się zawiesi – mamy papier
Nie musimy niczego wydzielać – zawiązujemy teczki, układamy w porządku numerycznym i siup – do archiwum.

Postępujemy wbrew Rozporządzeniu,
Archiwiści nas przeklinają.

3. Archiwizujemy to co trzeba + częściowo to, co może się przydać:

Plusy	*Minusy*
Niby teczka jest cieńsza w porównaniu do wariantu (2), ale to nadal nie jest stan optymalny, Mamy zabezpieczenie na wypadek kontroli lub innych przypadków, gdy przydaje się coś więcej niż czysty przebieg studiów.	Nadal łamiemy zasady Rozporządzenia, Nadal sortujemy, i to chyba w jeszcze trudniejszej wersji, ponieważ trzeba zastanowić się, co zostawiamy – czyli co może się przydać.

Jak zwykle, w przypadku, gdy żadne z rozwiązań nie jest zadowalające, być może pomocne byłoby jeszcze inne rozwiązanie – tym razem nr 4. Polegałoby ono na tym, że tworzymy teczkę A i teczkę B. Zdajemy sobie sprawę z tego, że na pierwszy rzut oka brzmi to jak sporo dodatkowej pracy. Wychodzi bowiem na to, że trzeba podzielić dokumenty na dwa stosy, a wyobraźnia podpowiada, że może chodzić o jedną dużą teczkę-matkę, w której znajdują się dwie teczki-dzieci, czyli każdy student ma 3 teczki. Może warto jednak rozważyć taką opcję, zwłaszcza że i tak wiele dziekanatów dzieli dokumenty przed archiwizacją (por. wariant 1 i 3 powyżej).

W jaki sposób miałoby to wyglądać? Rozwiązaniem umożliwiającym pogodzenie przepisów rozporządzenia w sprawie studiów i praktyki dziekanatów w zakresie prowadzenia akt osobowych studenta jest utworzenie dwóch teczek:

teczka archiwizacyjna (A) – na potrzeby archiwizacji, zawierająca jedynie te dokumenty, które są wymienione w rozporządzeniu w sprawie studiów
teczka pełna (B) – na potrzeby bieżącej obsługi studenta i możliwości pełnego odtworzenia toku studiów oraz wszystkich jego elementów; zawierałaby zatem absolutnie wszystkie dokumenty składane przez studenta oraz wytwarzane w związku z przebiegiem studiów.

Ze względu na czas kontroli (NIK, MNiSW, PKA) można przyjąć, że dokumentacja w teczce B powinna być przechowywana przez około 5 lat, a następnie można ją brakować i zniszczyć.

Pytaniem zasadniczym jest to, na jakim etapie miałoby dojść do wydzielenia teczki A z teczki B.

Czy na etapie prowadzenia studenta (a zatem w teczce są przegródki A i B, do których trafiają dokumenty)?
Czy może na etapie przekazywania do archiwum? Jeżeli tak – czy do archiwum przekazujemy teczkę A, a teczki B (minus A) składujemy w dziekanatach przez 5 lat (i pracujemy chyba na korytarzu, bo żaden dziekanat tylu akt – nawet odchudzonych – nie pomieści); czy może przekazujemy do archiwum teczkę B z założeniem, że to tam następuje proces wyjęcia dokumentów do A i zbrakowania resztek B.
Czy może działamy w jeszcze jakiś inny sposób?

Jak trudne by się to nie wydawało, warto pamiętać, że w pewnym sensie prowadzimy już często teczki A i B, jeżeli student jest beneficjentem pomocy materialnej. Co więcej, można przyjąć, że np. w systemie teleinformatycznym znajdują się podania studentów z załącznikami i decyzje, a dziekanat zamiast drukować z systemu wszystko jak leci, może wydrukować jedynie decyzje (teczka A), a resztę zostawić w systemie jako teczkę B.

Nie nam na ten moment rozstrzygać sprawy techniczne, zwłaszcza że istnienie teczki A i B wydaje się leżeć w autonomii uczelni (a konkretnie w jej instrukcji kancelaryjnej). Rozwiązanie to z pewnością posłuży w pracy nad teczką elektroniczną (gdzie wydzielenie teczki A i B to przeniesienie plików z jednego katalogu do drugiego). Jak postępować w przypadku teczki papierowej – warto się nad tym zastanowić. Propozycję takiego rozwiązania uzyskałyśmy zarówno z MNiSW (w odpowiedzi na nasze pytania o to, co w teczce znajdować się może), jak i od zaprzyjaźnionej z naszym Stowarzyszeniem prawniczki – Aleksandry Matukin-Szumlińskiej. Być może warto się nad nim zatem pochylić, aby okazało się jak najbardziej funkcjonalne dla jego wykonawców.

Współpraca: Ewa Wiśniewska

Powrót