BE50: czy archiwizacja dokumentacji przebiegu studiów musi trwać pół wieku?

Przygotowujemy się do spotkania poświęconego elektronicznej teczce studenta. Obecnie jesteśmy na etapie szerokiej analizy nie tylko wymagań systemowych/technicznych i organizacyjnych jakie musi spełnić uczelnia czy dostawcy oprogramowania, ale również innych przepisów prawnych, które mają bezpośrednie przełożenie na wdrożenie elektronicznej teczki studenta. Obok Rozporządzenia w sprawie studiów omawialiśmy już m.in. ISO 270001, PSWiN (stosunkowo nowy art. 358a – e-doręczenia), a także Krajowe Ramy Interoperacjonalności.

Wymagania techniczno-organizacyjne określone w §19a Rozporządzenia w sprawie studiów zaprowadziły nas do analogicznego przepisu z Rozporządzenia MRiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. (w szczególności art. 19a.1 i 19a.3 z Rozporządzenia w sprawie studiów korespondują z art. 9 i 10 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Może to wskazywać na inspirację twórców naszego Rozporządzenia rozwiązaniami przyjętymi w sprawach pracowniczych. Wniosek ten być może nie jest odkrywczy, natomiast ma jedną zasadniczą konsekwencję – dokumentacja przebiegu studiów jest przechowywana 50 lat, podobnie jak (swego czasu) dokumentacja pracownicza.

Do 2019 r. dokumentację pracowniczą przechowywało się 50 lat. Obecnie jest to „okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej” (art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy). Pojawia się zatem pytanie, dlaczego dokumentację przebiegu studiów określoną w §15 Rozporządzenia w sprawie studiów przechowujemy w teczce studenta nadal przez lat 50.W dokumentacji przebiegu studiów są dokumenty ważne i ważniejsze z punktu widzenia edukacyjnych losów byłych studentów. Ważne może być to, że zaliczyłam przedmiot „Archiwizacja dokumentacji” za 3 ECTS na ocenę 3,0. Mogę bowiem starać się o przepisanie tej oceny na innej uczelni. Równie ważne jest to, że uzyskałam dyplom na kierunku Archiwizacja, ponieważ ubiegam się o zatrudnienie u pracodawcy, gdzie wymagane jest ukończenie studiów na właśnie takim kierunku. Inna sprawa dotyczy tego, czy faktycznie po 40-50 latach będę rozpoczynać nowe studia, albo szukać pracy – miałabym wtedy – bagatela – 70 lat (zakładając, że studiowałam tylko na I roku, a studia rozpoczęłam w wieku lat 20).

Można założyć że KOOS i dyplom przydadzą się mimo wszystko siedemdziesięciolatkom, ale czy faktycznie będą potrzebne decyzje dotyczące przebiegu studiów. Na przykład, że w 1998 roku nie zaliczyłam Matematyki i miałam z tego przedmiotu warunek. Czy faktycznie jest to na tyle istotna informacja, że należy ją przechowywać przez 50 lat? Już nawet ja nie przywiązuje dużego znaczenia do tego faktu – czasami wspominam o tym studentom, by pokazać że da się żyć z wpisem warunkowym. Dodajmy do tego to, że niektóre dziekanaty przechowują w aktach osobowych studentów znacznie więcej, a i brakowanie nie wszędzie jest powszechną praktyką.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że stosunkowo niedawno zostały wprowadzone przepisy o brakowaniu części dokumentacji przed przekazaniem jej do archiwum. Zgodnie z §15 ust. 4 Rozporządzenia w sprawie studiów, brakowaniu podlegają dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia oraz ślubowanie. Zatem już na etapie przekazywania dokumentacji do archiwum przewidziano usunięcie z teczki dokumentów, które notabene zdaniem wielu pracowników uczelni, powinny przez jakiś czas zostać w teczce na wypadek, gdyby student chciał wrócić na studia. Zasadny wydaje się zatem postulat o pewnego rodzaju audyt i dokładne przyjrzenie się wszystkim dokumentom znajdującym się w teczce studenta tak, aby wprowadzić realne przepisy określające okres archiwizacji dokumentów.

Rozumiem w pełni argument o wartości historycznej 50-letnich dokumentów, sentymencie (sama oglądałam kilka lat temu zarchiwizowany brudnopis ze swojego egzaminu wstępnego zastanawiając się, gdzie podziała się moja ówczesna wiedza z matematyki), tradycji i przyzwyczajeniu. Warto jednak może wyjrzeć poza polskie ramy prawne – chociażby na Uniwersytecie Oksfordzkim większość dokumentacji przebiegu studiów przechowuje się przez 6 lat, na University College Birmingham – 7 lat, a na RWTH Aachen – 10 lat prace dyplomowe, podanie etc., choć 50 lat papierowe KOOS i dyplomy z suplementami.

Być może – także w kontekście prac nad e-teczką – warto powrócić do pomysłu Teczki A i B, a zatem dokumentacji, którą uczelnie zobowiązane są trzymać na wieki (półwieki) oraz dokumentacji, którą można by przechowywać przez klika lat. Co więcej, biorąc pod uwagę to, że MEiN planuje w ramach edukacja.gov.pl utworzenie centralnej bazy z najważniejszymi informacjami o edukacji obywateli, być może właśnie tam mogłyby być archiwizowane te najważniejsze dane. To znacznie uprościłoby wdrażanie e-teczki na uczelniach rozwiązując problem archiwizowania dokumentów przez 50 lat (bo w końcu kto z nas przewidzi, czy w 2073 roku PDF nadal będzie odczytywalny).

Współpraca: Ewa Wiśniewska