Biurokracja w czasach pandemii

W czasie ograniczeń związanych z rozprzestrzenianiem się koronawirusa i konieczności przejścia na pracę zdalną, wśród wielu problemów, z którymi musimy się zmierzyć, jak nigdy dotąd, uwidacznia się problem związany z procesem załatwiania spraw w postępowaniu administracyjnym i koniecznością jego informatyzacji. Nasze prace nad e-teczką, które obejmują także proces doręczania decyzji administracyjnych, szły już pełną parą, niestety obecnie musieliśmy je zawiesić – doszliśmy do etapu, w którym potrzebne będą konsultacje z MNiSW oraz MC, jednak planowane na początek kwietnia spotkanie musieliśmy zawiesić.

Wielu z nas stoi przed pytaniami, które na razie pozostają bez odpowiedzi. Jak zorganizować egzaminy, zaliczenie praktyk czy WF, co z obronami i terminami wydawania dyplomów i wreszcie, jak przeprowadzić procedurę administracyjną w przypadku konieczności wydania decyzji administracyjnej? Owszem, w ramach dyżuru w biurze można wydrukować decyzję, która poczeka na dyżur dziekana, a później w ramach kolejnego dyżuru pracownik dziekanatu ją wyśle za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, ale najpewniej decyzja i tak wróci, bo nikt nie będzie, w sytuacji zagrożenia, czekał w godzinnej kolejce na poczcie, aby odebrać papierek.

Pomijając to, że w przepisach ustawy PSWiN nadal nie zostały wprowadzone postulowane przez nas zmiany dotyczące postępowania administracyjnego, w obecnej sytuacji przydałyby się jakiś rekomendacje, ba przepisy, które ułatwiłyby nam procedowanie, albo odgórnie zawiesiły prowadzenie niektórych spraw – zwłaszcza skreśleń studentów. Przesłankami obligatoryjnymi do skreślenia, które mogą się nam teraz przytrafić są rezygnacje ze studiów i niezłożenie w terminie pracy dyplomowej. O ile pierwsza przesłanka jest oczywista, to problemy mogą się pojawić w przypadku niedotrzymania regulaminowego terminu złożenia pracy dyplomowej z przyczyn niezależnych od studenta. Termin złożenia pracy określają regulaminy studiów, których zgodnie z Art. 75 ustawy PSWiN nie możemy teraz zmienić. Jeśli nadal będziemy w zawieszeniu, przydałaby się regulacja na poziomie prawa powszechnego.

Obecnie prowadząc postępowanie administracyjne powinniśmy stosować pełną procedurę kpa. Postulowaliśmy wprawdzie o wprowadzenie przepisu ogólnego umożliwiającego stosowanie przepisów kpa „odpowiednio”, ale nowelizacja jak na razie nie doszła do skutku. Przy założeniu, że sprawy mają być prowadzone na bieżąco, w obecnej sytuacji rodzą się następujące pytania:

Jak skutecznie skreślić studenta w przypadku złożenia rezygnacji? Alternatywą dla tradycyjnego modelu zakończenia postępowania decyzją wynikającą z kpa jest milczące załatwienie sprawy. „Milczenie” polega na tym, że organ uznając że wniosek zasługuje na uwzględnienie w całości nie podejmuje żadnych działań. Brak działania w określonym czasie oznacza, że sprawa została załatwiona zgodnie z żądaniem strony. W takim przypadku organ nie wydaje decyzji lecz sporządza stosowną adnotację, którą zamieszcza w aktach sprawy. Niestety, przepis o milczącym załatwieniu sprawy może być zastosowany wyłącznie na podstawie ustawy PSWiN. Pozostaje zatem wysłanie decyzji pocztą, albo czekanie z wysłaniem decyzji, co będzie naruszeniem przepisów prawnych.

Co zrobić w przypadku kiedy przed 11 marca br. zostało wszczęte postępowanie administracyjne w sprawie skreślenia studenta z powodu niewniesienia opłat, a student nie zgłosił się w celu wyjaśnienia sprawy i  nie złożył podania o ich odroczenie? Czy skreślić narażając go na wyjście z domu i odbiór przesyłki, po odczekaniu w długiej kolejce? Jeśli nie skreślamy, to jak prawnie rozwiązać sprawę wszczęcia postępowania, nie mając przesłanek do jego umorzenia? Ma to duże znaczenie zwłaszcza w przypadku jeśli postępowanie dotyczyło zaległości finansowych; pozostawienie takiego studenta będzie skutkowało naliczaniem kolejnych opłat.

Czy wszczynać nowe postępowania w sprawie skreślenia studenta? Najbardziej rozsądnym rozwiązaniem wydaje się nieskreślanie studentów w obecnej sytuacji. Jeśli jednak zaistniałaby taka konieczność, to optymalnym rozwiązaniem powinna być możliwość zawiadomienia studenta o wszczęciu postępowania mailem, na indywidualne uczelniane konto przydzielone przez uczelnię (czyli dopuszczenie możliwości braku potwierdzenia odbioru pisma). Nadal jednak pozostaje konieczność skutecznego doręczenia decyzji.

Wiele powyższych pytań pozostaje na razie bez odpowiedzi. Na część z nich muszą sobie odpowiedzieć uczelnie w ramach swojej autonomii, na część będziemy szukali odpowiedzi w MNiSW. Oczywiście nikt nie zamierza w obecnej sytuacji skreślać studentów, ale bardzo istotne wydaje się uregulowanie najistotniejszych kwestii na wypadek, gdyby obecna sytuacja uległa przedłużeniu.

I na koniec refleksja: Możemy przekierować telefony, mieć zdalny dostęp do systemu informatycznego, podania elektroniczne i Teamsy, ale nadal jesteśmy w tyle w sprawach obiegu dokumentacji. Informatyzacja tych procesów jest niezwykle ważna. Teraz najbardziej jaskrawo widzimy jak bardzo jest ona potrzebna. Administracja publiczna wykorzystuje profil zaufany aby ułatwić zdalne załatwianie spraw a uczelnie zatrzymały się w zamierzchłej epoce papierowej biurokracji. Z pewnością jest to temat do przemyślenia, gdy skończy się pandemia, ale może warto zacząć nad nim pracować już teraz?