Co zmieni Ustawa o dokumentach publicznych w uczelni?

Głównym celem Ustawy o dokumentach publicznych jest wprowadzenie systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych, którego zadaniem jest m.in. uregulowanie zagadnień związanych z projektowaniem, wytwarzaniem, przechowywaniem oraz weryfikacją autentyczności dokumentów publicznych. W myśl Ustawy uczelnia jest emitentem dokumentów publicznych, na co wskazuje art. 2 ust. 3 lit. b., a zatem dotyczą ją pewne obowiązki wynikające wprost z Ustawy o dokumentach publicznych oraz rozporządzeń wykonawczych.

W pierwszej kolejności Emitent musi wypełnić zapisy Rozdziału 6 ustawy i najpóźniej w dniu wejścia w życie przepisu określającego wzór dokumentu publicznego zamieścić na swojej stronie pliki graficzne i dane dotyczące dokumentu publicznego. Są to pliki graficzne zawierające widok ogólny wzorca dokumentu publicznego oraz jego elementy charakterystyczne oraz opis dokumentu publicznego zawierający w szczególności:

• datę wprowadzenia wzoru do obrotu prawnego,
• datę rozpoczęcia wydawania dokumentu publicznego danego wzoru,
• okres ważności dokumentu publicznego,
• datę zakończenia wydawania dokumentu publicznego danego wzoru – tę informację umieszczamy najpóźniej w dniu zakończenia wydawania dokumentu publicznego danego wzoru.

Emitent ma również obowiązek zamieścić na własnej stronie internetowej pliki graficzne obrazujące elementy zabezpieczeń przed fałszerstwem przeznaczone do weryfikacji autentyczności  dokumentów publicznych pierwszego i drugiego stopnia wraz z opisem sposobu dokonania tej weryfikacji. W tej kwestii można zwrócić się o pomoc do Komisji utworzonej przy Ministrze właściwym do spraw wewnętrznych, która zgodnie z art. 77 Ustawy przygotuje odpowiednie dane.

Powyższe informacje będą zbierane od każdego emitenta i przekazywane do Rejestru Dokumentów Publicznych, w którym każdy będzie mógł zweryfikować dokument pod kątem autentyczności i jakości wykonanych zabezpieczeń. Wiele informacji, których zamieszczenia na stronie internetowej wymaga Ustawa, jest dostępne w POL-onie, jednakże nie każdy weryfikujący dokumenty funkcjonariusz publiczny lub osoba prywatna ma do niego dostęp. Prowadzony przez Komisję otwarty Rejestr Dokumentów Publicznych będzie bazą wiedzy podczas weryfikacji np. dowodu osobistego, paszportu czy dyplomów studiów I stopnia, w trakcie przyjmowania na studia lub studia podyplomowe. Będzie też źródłem wiedzy o dyplomach dla pracodawców oraz firm pośredniczących przy zatrudnieniu absolwentów, jak też miejscem edukacji o zabezpieczeniach. Rejestr będzie zawierał również poziom ekspercki, do którego dostęp będą miały jednostki określone w art. 48 Ustawy  o dokumentach publicznych.

Dla osób pracujących w dziekanatach, zgodnie z art. 37 Ustawy o dokumentach publicznych, bardzo ważnym zadaniem będzie odnotowywanie informacji o zwrocie dokumentu publicznego przez jego posiadacza wskazującego na uszkodzenie takiego dokumentu w wyniku wady technicznej.  Takie informacje będą zbierane przez Komisję działającą przy Ministrze ds. wewnętrznych celem dokonania oceny jakości tego dokumentu, sprawdzenia poprawności zabezpieczeń oraz analizy produkcji dokumentów tego typu u producenta.

W tej skróconej wersji i wskazując tylko na najpilniejsze zadania wynikające z Ustawy o dokumentach publicznych, chciałbym zachęcić Państwa do przeczytania Ustawy oraz do refleksji nad jej zapisami. Wiele zadań wynikających z tej Ustawy musi spełnić uczelnia decyzją Senatu. Przywołam tu chociażby projektowanie wzoru dyplomów lub określenie modelu funkcjonowania dokumentów publicznych w strukturze uczelni. Może to oznaczać, że w niektórych dziekanatach wiele się zmieni, ponieważ za decyzjami odgórnymi będą pojawiały się obszary, które trzeba będzie przeanalizować i dostosować do wymogów Ustawy i rozporządzeń – wspomnę tu chociażby o miejscach przechowywania oraz wydawania dokumentów publicznych.

W najbliższym czasie poruszę dla Państwa powyższe zagadnienia dobrych praktyk i dostępnych modeli rozwiązań oraz przybliżę tematykę nazewnictwa i zabezpieczeń stosowanych w uczelnianych dokumentach zgodnych z Ustawą dokumentach publicznych.