Cz. 4: Czas podsumowań

Choć można powiedzieć, że z dotychczasowych wyników wyłania się pewien obraz zmian, jakie zaszły w organizacji pracy jednostek administracyjnych uczelni w związku z pandemią Covid-19, zdecydowaliśmy się na zadanie trzech dodatkowych pytań otwartych o to, co nasi respondenci oceniają pozytywnie, co negatywnie, a co wymaga według nich zmiany.

Co się udało

Wskazane pozytywy dotyczyły następujących kwestii:

• Ograniczenie kontaktów bezpośrednich (mniej studentów „maruderów", kontaktują się dopiero jak rzeczywiście mają problem; Mniejsze kolejki. Obsługa bardziej przez telefon i mailowo)
• Zapewnienie przez uczelnię środków ograniczających ryzyko zarażenia się (Dostęp do środków dezynfekcji; Dostępność maseczek, przyłbic i rękawiczek; Płyny do dezynfekcji w każdym budynku; Stosowanie środków do dezynfekcji, przeprowadzenie ozonowania placówki)
• Cyfryzacja procesów (Zaczęto bardziej ufać dokumentom w wersji skan; Możliwość załatwienia wielu spraw bez podpisu, a tylko skanem dokumentu. Do tej pory było to nie do pomyślenia, a obecnie okazuje się, że jednak tak można; Okazało się, że jednak nie na wszystko musi być „papier”; Przyśpieszenie procesów elektronizacji Uczelni, a przynajmniej myślenia o nich; Zwiększenie stopnia informatyzacji w zakresie części procesów i procedur, powstanie narzędzi wspierających pracę zdalną).
• Usprawnienie procesów (Wyeliminowanie kilku niepotrzebnych procedur).
• Możliwość pracy zdalnej (nagle okazało się, że administracja może pracować zdalnie)
• A także uzyskanie pewnej autonomii związanej z nową sytuacją (Możliwość rozmowy i wynegocjowania z władzami wydziału pewnych dodatkowych działań mających na celu zwiększenie poczucia bezpieczeństwa pracowników mojego działu; Możliwość samodzielnej organizacji pracy, bieżące komunikaty i informacje przekazywane od władz uczelni, udział w procesach decyzyjnych w sprawach dotyczących pracy mojego zespołu, troska o bezpieczeństwo całej społeczności akademickiej, grupy wsparcia (łącznie z pomocą dla emerytowanych pracowników). Zapewnienie środków ochrony i docenianie pracy administracji)

W niektórych przypadkach na przytoczone pozytywy rzucał się cień ironii, czy rozczarowania:

• Bardziej pozytywnie oceniam relacje ludzkie i troskę o siebie i otoczenia poszczególnych pracowników niż rozwiązania instytucjonalne. Dziekanat musiał myśleć sam nad rozwiązaniami i propozycjami.
• Chyba jedynie to że są automaty z płynem, zazwyczaj pełne
• Wszystkie zabezpieczenia które mam na wydziale są efektem „wiercenia dziury w brzuchu”.
• Trudno jest znaleźć pozytywne zmiany, gdyż sama w sobie pandemia spowodowała więcej obowiązków oraz procesów, do których uczelnie nie były przygotowane, jak również wydaje mi się, że zarządzający uczelnią również.

Jednak w innych całokształt działań podejmowanych przez uczelnie był oceniony jednoznacznie pozytywnie:

• Czuję się maksymalnie zabezpieczona.
• Pracę całej uczelni oceniam pozytywnie.
• Rektor, który piastował to stanowisko do 31.08 troszczył się i dbał o pracowników naukowych, administracyjnych, studentów, doktoratów. Zapewnione były środki ochrony osobistej. Usprawniono pracę wprowadzając zarządzenia i komunikaty, umożliwiające załatwienie wielu spraw drogą elektroniczną przy użyciu portalu pracowniczego a także pracowniczej skrzynki e-mail.
• Szybką reakcję, zamkniecie uczelni i bezwzględny nacisk na pracę zdalną. Jasne komunikaty do kierowników jednostek.

Przytoczone obszary wskazywane jako pozytywne wskazują na to, że niektóre uczelnie wykorzystały szanse na wprowadzenie zmiany, przy czym zrobiły to albo władze, albo była to presja oddolna. Przede wszystkim w wielu przypadkach udało się w taki sposób zorganizować pracę zdalną, aby odbywała się ona w jak najlepszy sposób zarówno dla pracowników administracyjnych, jak i dla osób których sprawami się zajmują. Jeżeli praca zorganizowana jest właściwie, studenci nie odczuwają różnicy – na co wskazuje badanie ankietowe przytoczone przez jedną z uczestniczek. Dużo jednak zależy nie tylko od samych kierowników jednostek administracyjnych, ale i od tego, jakie mają wsparcie ze strony władz oraz od ogólnej organizacji uczelni.

Jeżeli przewortnie szukać plusów pandemii Covid-19, to są one na poziomie cyfryzacji pewnych procesów na uczelniach, dostrzeżenia możliwości przeniesienia pewnych procesów na poziom pracy zdalnej oraz pewnej autonomii poszczególnych jednostek organizacyjnych, która okazała się niezbędna do tego, aby uczelnia sprawnie funkcjonowała.

Co nie wyszło

Pandemia ujawniła także pewne niedociągnięcia, jeżeli chodzi o organizację pracy w dobie pandemii. Również w tym przypadku wymienione tu przykłady pokazują to, co wybrzmiewało we wcześniejszych częściach ankiety. Niestety ta część listy jest zdecydowanie bardziej rozbudowana.

Odpowiadając na te pytania nasi respondenci wskazywali na następujące zagadnienia:

• Wydłużenie czasu pracy i inne problemy związane z pracą zdalną (brak poszanowania czasu po pracy pracowników – telefony służbowe do wieczora – bo na kom. to można, wymaganie dyspozycji 18 godz. przy zdalnej pracy; Brak możliwości pracy z dokumentami w domu; Praca zdalna części pracowników utrudnia zajmowanie się pewnymi sprawami na bieżąco. Wydajność pracy zdalnej jest zdecydowanie mniejsza), ale zarazem:
• Brak pracy zdalnej (w przypadku osób, które pracują wyłącznie stacjonarnie)
• Niewystarczająca dbałość ze strony władz uczelni (Bagatelizowanie problemu przez niektóre osoby zarządzające jednostkami organizacyjnymi i wywieranie presji w celu powrotu do pracy stacjonarnej);
• Brak decyzyjności, czy chaos (Brak jasnych decyzji odpowiednio wcześniej; Brak jasnych komunikatów w odpowiednich terminach; Chaos organizacyjny i brak decyzyjności, gdyż każdy obawia się konsekwencji; Opieszałość władz w decyzjach)
• Brak wystandaryzowanych procedur (Brak jednolitych działań na wszystkich wydziałach; Brak procedur postępowania i informowania w przypadku wykrycia osoby chorej.)
• Komunikacja (Komunikowanie się z pracownikami za pomocą aktów prawnych, brak poczucia podmiotowości wśród pracowników, brak wsparcia w sytuacjach niekonwencjonalnych; Nakaz noszenia środków ochrony osobistej podparty wątpliwej jakości aktami prawnymi)
• Problemy związane z postrzeganiem pracy zdalnej przez władze (Bierność kierownictwa i poczucie braku zaufania do pracowników w zakresie pracy zdalnej; Obcięcie wynagrodzeń o premię za obecność w pracy. Pracuje się tyle samo lub więcej, zadania są wykonywane terminowo, podejmowane są ponadstandardowe działania, a wynagrodzenia są zmniejszone).
• Nierówne traktowanie różnych grup interesariuszy uczelni (Brak zainteresowania sytuacją pracowników administracyjnych; Nie przywiązywanie wagi do zdrowia i bezpieczeństwa NNA; Pracownicy naukowi oraz studenci pracują i studiują on-line tylko pracownicy administracyjni pracują stacjonarnie. Od początku pandemii przez kilka miesięcy pracowaliśmy on-line mając tylko dyżury. Wszystko na naszym wydziale działało bez zarzutu.; sposób organizacji pracy administracji – odgórnie i nakazowo, pod linijkę. skoro zajęcia są zdalnie i prawie nikogo nie ma na uczelni, po co utrzymywać 100% administracji na miejscu? Czy naprawdę nie można nam zaufać i sprawdzić czy i jak radzimy sobie w systemie dyżurów? przecież jak my się pozarażamy, to zarazi się cała uczelnia)
• Nierówne traktowanie pracowników administracji i pewna uznaniowość (Poczucie, że zostało wydane zarządzenie w sprawie postępowania w okresie pandemii i środków ostrożności, ale niepilnowanie stosowania się do ograniczeń. Powinna być wszędzie mierzona temperatura, nie tylko w niektórych budynkach, powinno być kontrolowane wejście osób niebędących pracownikami uczelni itp.; brak jednakowych procedur dla wszystkich grup zawodowych; zdalna praca nie dla wszystkich z administracji)
• Niewystarczająca cyfryzacja procesów (Brak możliwości wykonywania niektórych czynności zdalnie; Brak przystosowania systemów informatycznych do pracy zdalnej, obsługi studentów, itp., większa ilość papierów, dokumentów, e-maile oraz podania studentów są drukowane i wpinane do akt studenckich, większe koszty dla wydziałów z uwagi na możliwość wysyłania dyplomów pocztą za potwierdzeniem odbioru)

W przypadku niektórych uczelni wydaje się, że lista zastrzeżeń była kompleksowa i dotyczyła wielu sfer funkcjonowania uczelni – np.:

Brak oficjalnej informacji o osobach zakażonych; brak kontroli osób wchodzących na uczelnię (np. osoby z zewnątrz po prostu wchodzą po to, żeby skorzystać z toalety); na uczelni w lipcu-sierpniu była duża grupa osób z zewnętrz korzystających z części wspólnych a nie zachowujących zasad obowiązujących pracowników uczelni (maseczki i nikt od nich tego nie egzekwował); brak jasnych zasad, kto może pracować zdanie, a kto nie, są działy pracujące w systemie dyżurów, ale nikt nie wie dlaczego, skoro zarządzenie kanclerza nie pozwala na taką formę pracy; studenci i pracownicy naukowi traktowani są lepiej niż pracownicy administracyjni – studenci i naukowcy będą studiować /pracować zdalnie; pracownicy administracyjni nie mają takiej możliwości oficjalnie.

Generalnie obawiam się nowego roku akademickiego. Nie wiemy jak to wszystko będzie wyglądało (zajęcia, dopełnianie przez studentów formalności, obsługa). Trochę się boję, że władze podejmą decyzje, które za bardzo będą narażały nas na zakażenie. Jest wrzesień a jeszcze nie ma decyzji, a przez to nie ma jak się do nich dostosować, wymyśleć procedur, po prostu się przygotować. To, że bardziej dba się o pracowników naukowych, studentów, a pracownicy administracyjni są zaniedbywani, pomijani (ale to dotyczy wielu kwestii nie tylko epidemii). Zapomina się o tym, że dzięki pracownikom administracji uczelnia również funkcjonuje i są oni ważnym jej filarem.

Lekkomyślność w konsekwencjach, jakie może przynieść obecność osób niebędących naszymi pracownikami. Kręcone są reklamy, filmy, obce osoby są rozsiane po całej uczelni, nie stosują się do zakazów odnoście covid w uczelni, np. noszenia maseczek, nikt nie sprawdza ich temperatury.

Zwiększenie liczby obowiązków w związku innym sposobem realizowania dotychczasowych zadań. Zwiększenie ilości niezbędnego czasu na zrealizowanie tych samych procedur, powodujące większe obciążenie i powstawanie zaległości w pracy, co nie jest dostrzegane przez władze. Oczekiwanie przez studentów natychmiastowego (automatycznego) załatwiania spraw. Brak świadomości z ich strony, że sprawy przekazywane on-line wymagają, w związku z obecną sytuacją, większego nakładu pracy z naszej strony. Brak możliwości (w zakresie obowiązujących zarządzeń), chociaż częściowej pracy zdalnej.

Tak, jak w przypadku pytania o rzeczy pozytywne, pojawiały się komentarze krytyczne, tak i tutaj pojawiały się komentarze pozytywne (acz nieliczne):

Dotychczas wszystko było z dbałością o całą społeczność akademicką (nie wyłączając administracji!)

Przejście na inny system pracy w dobie pandemii nie było łatwe i być może z tego powodu wynika część zgłoszonych problemów. Nie można jednak nie zauważyć, że wiele z nich można by uniknąć wprowadzając przejrzyste zasady i kanały komunikacji, a także traktując podmiotowo pracowników administracji. Z przedstawionych zastrzeżeń wynika, że to pracownicy administracyjni są grupą interesariuszy, która w najmniejszym stopniu jest przedmiotem troski władz uczelni, a wśród tej grupy na niektórych uczelniach są lepsi i gorsi, czyli tacy, którzy mogą liczyć na pewne udogodnienia i tacy, którzy nie mogą, ani nie mają wiedzy, z czego to wynika.

Biorąc pod uwagę, że z naszych danych wynika, że połowa pracowników administracji pracuje 100% w trybie stacjonarnym, również to im głównie zależy na tym, w jaki sposób wdrażane i przestrzegane są zasady dotyczące ograniczania ryzyka zarażenia się. Wydaje się, że na niektórych uczelniach nadal pokutuje przekonanie o niższej zarażalności pracowników określanych jako niebędący nauczycielami akademickimi.

Postulaty zmian

Nawet pobieżna lektura poprzedniej części wskazuje na to, jakie powinny być kierunki zmian według naszych respondentów. Mimo to, zdecydowałyśmy się na zadanie pytania o to, co według nich należałoby zmienić na ich uczelniach.

Postulaty dotyczą następujących kwestii:

• Dbałość o wszystkich członków społeczności uczelni (Chciałbym czuć, że władze uczelni dbają o mnie jako NNA tak samo mocno jak o studentów i NA, a nie stale walczyć o zapewnienie bezpieczeństwa).
• Wprowadzenie przejrzystych procedur / równe traktowanie NNA (Brak jednoznacznego/ ujednoliconego przekazu co do systemu pracy, np. część osób zajmujących podobne stanowiska przychodzi codziennie  do pracy, inni rotacyjnie (nie widać konkretnej logiki), nawet jeśli są spełnione warunki do przebywania w miejscu pracy (np. zachowanie dystansu społecznego) – rodzi to wiele konfliktów; Chciałabym równego traktowania wszystkich pracowników odnośnie: informowania o zagrożeniach w związku z wirusem i możliwości pracy zdalnej. Chciałabym wsparcia dla działu w związku z zwiększonymi obowiązkami wśród wszystkich współpracowników; Nierówne traktowanie. Niektórzy pracują zdalnie po 12h na dobę, aby uczelnia funkcjonowała, a inne działy pozwalają na dyżury 1 raz w tygodniu bez konieczności pracy zdalnej; Wprowadzić jednolitą zasadę pracy dla całej administracji. W tej chwili cześć pracowników pracuje głównie zdalnie, cześć w ograniczonym czasie, cześć na pełnym etacie. To niesprawiedliwe).
• Wprowadzenie pracy zdalnej i/lub systemu dyżurów (administracja powinna mieć możliwość pracy zdalnej lub powinny być dyżury; Brak dyżurów pracowników gdyby okazało się, że ktoś jest zrażony. Może to spowodować paraliż całej jednostki organizacyjnej. Praca zdalna jest tutaj bardzo potrzebna. Wiele osób dojeżdża, są osoby z chorobami towarzyszącymi, mające dzieci. Konsekwencje mogą być dla uczelni bardzo poważne; Powinno się wprowadzić częściowo pracę on-line; Uregulowanie kwestii pracy zdalnej. Tak aby można było z niej korzystać. Pracownicy powinni być podzieleni na grupy, które się wymieniają: np. tydzień pracy zdalnej a kolejny w jednostce. Tak aby w razie zakażenia cała jednostka czy nawet uczelnia nie zostałaby sparaliżowana.)
• Włączenie pracowników do procesów organizacji ich pracy (brak jakichkolwiek konsultacji z pracownikami, włączenia w decyzje, niektóre założenia bez sensu – np. nadal siedzimy w tych samych pomieszczeniach w tej samej liczbie osób (są pleksi pomiędzy biurkami jak dystans jest za mały). można pójść pracować do sali dydaktycznej – tylko po co iść tam, skoro dokumenty zostają w biurze (sprzęt też) i czym to się różni od dyżuru w domu?; Zdecydowanie poprawić komunikację i włączać pracowników w działania ich dotyczące (czyli odpowiednio informować co i dlaczego, oraz słuchać tego, jakie są problemy i oczekiwania oddolne – nie wszyscy pracownicy chcą wykorzystać swojego pracodawcę)
• Wprowadzenie stosownych przepisów (Akty prawne, które jasno stanowią jak działać, zarówno w kwestii organizacji pracy jak i dydaktyki; jasne i przejrzyste zarządzenia; Konkretne wytyczne ws. dokumentów, które możemy przyjmować w formie elektronicznej, a które wyłącznie w formie tradycyjnej.)
• Decyzyjność (przewidywanie co będzie za miesiąc a nie reagowanie dopiero jak rząd zareaguje i na końcu ciągłe i dokładne informowanie pracowników o całej sytuacji oraz o przypadkach wykrytych na uczelni; Szybsze podejmowanie decyzji i komunikowanie o nich pracowników)
• Komunikacja (Brak otwartej komunikacji ze strony władz uczelni odnośnie przypadków zachorowań; nie było widać też specjalnie przeprowadzanej dezynfekcji pomieszczeń po pierwszym ani drugim przypadku)
• Dalsze prace nad cyfryzacją procesów (dążenie do wprowadzenia podpisu elektronicznego (systemowego) – jest taka możliwość, przy jednoczesnym zachowaniu wymogów pranych; Pełny dostęp do systemów teleinformatycznych, tak aby praca zdalna była możliwa w 100% z domu; Chciałabym, aby nie było konieczności drukowania wszystkich dokumentów i spraw realizowanych elektronicznie, obecnie takie procedowanie spraw sprawia, że liczba dokumentów papierowych jest większa, niż przed pandemią, gdy te same sprawy były realizowane w sposób papierowy; Cześć spraw możliwa jest do załatwienia wyłącznie w kontakcie osobistym (wydawanie zaświadczeń, przedłużanie legitymacji, rekrutacja); Elektroniczny obieg dokumentów, elektroniczny podpis).
• Wyposażenie techniczne (możliwość zakupu sprzętu informatycznego dla tych pracowników dziekanatów i administracji, którzy go nie posiadają a na co dzień potrzebują do pełnienia obowiązków służbowych; Brak sprzętu do pracy zdalnej dla pracowników; Dostosować sale wykładowe do nowych okoliczności, wyposażyć nauczycieli w nowoczesny sprzęt do prowadzenia w innowacyjny sposób zajęć zdalnych, zmiana podejścia niektórych starszych nauczycieli do prowadzenia zajęć w nowoczesny sposób z wykorzystaniem najnowszych technologii; inwestycje w sprzęt teleinformatyczny zdolny do obsługi zajęć zdalnych i pracy zdalnej).
• Rozwiązania infrastrukturalne (pleksi na biurkach; Ograniczenie dostępu osób spoza uczelni w budynku; Zwrócić uwagę kto jest wpuszczany na teren uczelni).

Przedstawiona lista postulatów jest stosunkowo długa i obszerna, jednak wbrew pozorom te, które pojawiają się najczęściej, można stosunkowo łatwo wdrożyć. Dotyczą one bowiem prostych działań, które dadzą pracownikom administracji poczucie, że władze uczelni traktują ich poważnie, dbają o ich zdrowie i komfort pracy, a także działają wobec nich w sposób transparentny. To można z powodzeniem osiągnąć wprowadzając chociażby pracę częściowo zdalną i jasno zdefiniowane kryteria tego, kto i na jakich zasadach może w ten sposób pracować. A może pójść o krok dalej i dać taką możliwość każdemu kierownikowi jednostki przy założeniu, że jednostka nadal bez zakłóceń realizuje swoje zadania? To dałoby z kolei pracownikom poczucie włączenia w proces organizacji ich pracy.

Przedstawione powyżej postulaty zawierają często konkretne rozwiązania, nie mają wyłącznie roszczeniowego charakteru. A przecież na profesjonalnej administracji skorzystają wszyscy – nie tylko sami pracownicy administracyjni, ale i osoby, których sprawami się zajmują: nauczyciele akademiccy, studenci i doktoranci.