Dokumentacja w postaci elektronicznej, mLegitymacja studencka i doręczenia elektroniczne w postępowaniach administracyjnych

Drugi dzień szkolenia organizowanego przez MNiSW przy współudziale naszego Stowarzyszenia „Dziekanaty w nowym systemie szkolnictwa wyższego i nauki” (Kraków 25-26.03.2019) był poświęcony, m.in. sprawom związanym z prowadzeniem dokumentacji elektronicznej, doręczeń elektronicznych w postępowaniach administracyjnych i mLegitymacji studenckiej. Dzięki obecności przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji mogliśmy zapoznać się z istniejącymi i nowymi rozwiązaniami informatycznymi.

mLegitymacja studencka

Główną przyczyną prac nad zmianami Rozporządzenia w sprawie studiów jest wprowadzenie regulacji prawnych dotyczących mLegitymacji. Przedstawicielka Ministerstwa Cyfryzacji Pani Katarzyna Koszalska zaprezentowała nowy projekt, który jest częścią aplikacji mObywatel – mobilną wersję legitymacji studenckiej.

Legitymacja w smartfonie zawiera te same dane, które znajdują się w tradycyjnej legitymacji i można z niej korzystać w tych samych sytuacjach (potwierdzenie statusu studenta czy uprawnień do zniżki biletów komunikacji miejskiej), ale na razie nie będzie stanowiła karty miejskiej. Aplikacja została już wdrożona w szkołach średnich i podobno cieszy się powodzeniem, a teraz będą mogli z niej korzystać studenci.

Zgodnie z projektem rozporządzenia elektroniczna legitymacja może być dodatkowo wydawana na wniosek studenta, który ma nadany PESEL w formie dokumentu elektronicznego. Wydanie takiej legitymacji będzie odnotowywane w rejestrze, który może być prowadzony elektroniczne. Legitymacja będzie przedłużana co semestr i może być unieważniona przez uczelnię z chwilą ukończenia studiów lub utraty praw studenckich.

Jest to na razie dodatkowy  dokument dla studenta i nie zastępuje tradycyjnej legitymacji. Wyjaśnienia wymaga, czy uczelnia jest zobowiązana do wydania takiej legitymacji jeśli student złoży o nią wniosek, czy też może odmówić, a także w jakim stopniu uczelniane systemy informatyczne będą kompatybilne z oprogramowaniami aplikacji tak, aby dane studenta mogły się automatycznie zaciągać. W załączonej prezentacji znajduje się wizualizacja mLegitymacji oraz schemat jej wydawania i przedłużania ważności. Jest to bardzo ciekawe rozwiązanie i z pewnością spodoba się studentom, a jak to będzie wyglądało w praktyce od strony dziekanatu – czas pokaże ?

Dokumentacja elektroniczna i doręczenia elektroniczne

W drugiej części panelu dotyczącego rozwiązań informatycznych Dyrektor Kazimierz Szmidt z Ministerstwa Cyfryzacji zaprezentował szereg istotnych kwestii dotyczących dokumentów elektronicznych oraz zasady działania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. W przedstawionej prezentacji przytoczone zostały akty prawne odnoszące się do doręczania dokumentów elektronicznych i postępowania z nimi w sposób zapewniający wiarygodność prowadzonej dokumentacji, a także wynikające z ich interpretacji najczęściej pojawiające się błędy i nieporozumienia.

Podczas tego panelu poruszone zostały następujące zagadnienia (szczegóły w załączonej prezentacji):

• Istota, skuteczność i obecna praktyka stosowania urzędowego poświadczenia odbioru pisma (UPO). Skuteczność doręczeń pism wysyłanych na elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP) – automatycznie wystawianie UPO.

• Sposoby wysłania pisma do organu na elektroniczną skrzynkę podawczą i problemy związane z wysyłaniem pism przez organ z uwagi na to, że doręczenie jest możliwe jedynie w systemie teleinformatycznym organu.

• Praktyczne aspekty wykorzystania systemu e-PUAP, sposoby doręczeń i dowody doręczenia oraz wizualizacja plików (doręczenia na maila i typowe nieporozumienia).

• Problemy związane z wysyłaniem pism przez organ – doręczenie jest możliwe jedynie w systemie teleinformatycznym organu, adresat musi być zawiadomiony o przesyłce czekającej w skrzynce organu (fikcja doręczenia i brak pewności, że adres mailowy jest właściwy).

• Zasady działania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

• Bezpieczeństwo i minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz sposoby postępowania z dokumentami elektronicznymi.

W kontekście przedstawionej prezentacji szczególną uwagę zwracają dwie kwestie, które moim zdaniem, powinny być poddane dalszym dyskusjom. Pierwsza to prowadzenie dokumentacji studiów w postaci elektronicznej, druga dotyczy elektronicznych doręczeń.

Elektroniczna teczka studenta

Nowe rozporządzenie MNiSW w sprawie studiów wprowadza możliwość elektronicznego dokumentowania toku studiów w  tzw. elektronicznej teczce studenta. W przypadku założenia teczki elektronicznej sporządza się cyfrowe odwzorowanie dokumentów, a ich wersja papierowa powinna ulec zniszczeniu. Wprowadzenie oprogramowania do prowadzenia akt w formie elektronicznej z pewnością będzie wyzwaniem dla uczelnianych działów IT jak i samych pracowników dziekanatów, przy założeniu, że uczelnia zainwestuje środki finansowe.

Podczas szkolenia padło pytanie, czy można prowadzić dokumentację studenta dwutorowo część w formie elektronicznej i część w formie papierowej. Zarówno MNiSW jak i Ministerstwo Cyfryzacji stoją na stanowisku, że akta muszą być prowadzone w jednolitej postaci. Oznacza to, że dziekanaty będą skanować dokumenty – jeśli uczelnia zdecyduje przechowywać je w formie elektronicznej, albo dokumenty elektroniczne będą drukowane do teczek prowadzonych w tradycyjnej papierowej formie (np. karty okresowych osiągnięć studenta, czy podania elektroniczne).

Jedną z przesłanek wprowadzenia elektronicznej teczki była oszczędność miejsca w przeładowanych archiwach (dokumentów przybywa a okres przechowywania to 50 lat). Gdybyśmy chcieli zarchiwizować dokumentację studenta w postaci elektronicznej to wcześniej wydrukowane karty będą musiały być skanowane, albo wydrukowane karty będą niszczone, bo ich wersja elektroniczna i tak będzie w systemie (wcześniej musimy je wydrukować z uwagi na to, że nie możemy prowadzić akt w dwóch formach). To może skutkować prowadzeniem podwójnej dokumentacji.

Dlaczego zatem nie można jednocześnie prowadzić akt w formie elektronicznej i papierowej przynajmniej w trakcie toku studiów? Z informacji uzyskanych podczas szkolenia wynika, że nie można, bo:

• po pierwsze mogą pojawić się trudności we wskazaniu gdzie znajdują się akta sprawy dla danej pozycji wykazu akt.
• po drugie „nie ma zgody na hybrydy typu akta elektroniczne stanowiące część tej samej sprawy osobno, a papierowe osobno – i to bez żadnych powiązań”.
• po trzecie, nie można dublować akt spraw – to może prowadzić do tego, że dokumenty mogą się różnić (łatwość dokonywania zmian na papierze, natomiast w EZD nie jest możliwa zmiana dokumentu bez pozostawienia śladu – system śledzi wszystkie operacje dokonane z tym dokumentem).

Czy faktycznie przedstawione argumenty odnoszą się w 100% do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów? Myślę, że nie do końca, bo sprawy studenckie nie są załatwiane w takim samym trybie, jak toczące się sprawy w administracji publicznej. W urzędach często zbierany jest dodatkowy materiał dowodowy, a sprawy są bardziej skomplikowane niż sprawy studenckie i często trwają miesiącami. Srawt studentów załatwiane są szybko – najczęściej jest to podanie studenta i decyzja w danej sprawie. Zdarzają się czasami odwołania, więc do tej samej sprawy dochodzą dokumenty związane z odwołaniem i decyzją rozstrzygającą ostatecznie sprawę. Trudno tu mówić zatem o trudności zidentyfikowania, gdzie znajdują się akta sprawy (przy tak krótkich sprawach zazwyczaj nie prowadzi się nawet wykazu akt).

Moim zdaniem, jeśli uczelnia docelowo zamierza przechowywać dokumentację archiwalną w postaci elektronicznej nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokumenty, które są wytwarzane w formie elektronicznej znajdowały się w systemie informatycznym, a te które są tworzone w wersji papierowej były skanowane do systemu podczas archiwizacji po ukończeniu studiów przez studenta. Należy podkreślić, że w trakcie trwania roku akademickiego żaden pracownik dziekanatu nie będzie w stanie na bieżąco skanować dokumentów, dlatego dobrym rozwiązaniem byłoby skanowanie ich podczas archiwizacji. Jeśli przyjęlibyśmy taki sposób prowadzenia akt, uczelnia może aktami wewnętrznymi określić odpowiedni katalog, które dokumenty podczas toku studiów będą prowadzone w postaci elektronicznej – głównie karty okresowych osiągnięć studenta, czy podania elektroniczne. Myślę, że do tego tematu należałoby powrócić, bo szkoda, aby takie usprawnienie jakie dało nam nowe rozporządzenie, nie było stosowane.

Doręczenia ePUAP

Drugą kwestią poruszaną na szkoleniu były doręczenia i zasady działania ePUAP – elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. System ten przeznaczony jest do komunikacji obywateli i przedsiębiorców z jednostkami administracji publicznej, a także do komunikacji pomiędzy jednostkami administracji publicznej.  Założenie konta i korzystanie z systemu e-PUAP jest usługą bezpłatną – należy jedynie złożyć wniosek o nadanie uprawnień do Ministerstwa Cyfryzacji. Prowadzący zwrócił uwagę, że inne systemy informatyczne, którymi uczelnie chciałyby się posługiwać przy doręczeniach powinny być zatwierdzone przez Ministerstwo. Chodzi tu o sprawdzenie, czy spełniają one ustawowe warunki i odpowiednie zabezpieczenia.

Sposób doręczenia elektronicznej decyzji administracyjnej określają przepisy kpa (zob. prezentacja ze szkolenia). Zgodnie z nimi doręczenie  może nastąpić za pomocą  środków komunikacji elektronicznej jeżeli strona wystąpiła  do organu   administracji publicznej o doręczenie lub wyraziła zgodę  na doręczenie jej pism właśnie w takiej formie. Decyzja w takiej formie może być wydana  również wtedy, gdy organ zaproponował sam  taką formę  komunikacji. W celu doręczenia decyzji jako dokumentu elektronicznego organ administracji przesyła na adres elektroniczny adresata informację, że może odebrać dokument (w przypadku uczelni nie ma problemu bo studenci mają indywidualne uczelniane skrzynki mailowe) oraz wskazanie adresu elektronicznego, z którego może pobrać pismo i dokonać potwierdzenia jego odbioru, a także stosowne pouczenia (a tu jest problem, bo uczelnie nie mają systemów teleinformatycznych do doręczeń).

Z uwagi na to, że uczelnie, jako instytucje publiczne, działają podobnie jak jednostki administracji publicznej, hipotetycznie, nie stoi nic na przeszkodzie, aby powszechnie korzystały z tej platformy. Problem polega na tym, że aby doręczenie było możliwe w systemie ePUAP  adresat (w naszym przypadku student) musi mieć konto. Czy uczelnia może żądać założenia konta na ePUAP? Podczas szkolenia pojawiła się pewna sugestia związana z brzmieniem art. 46 § 9. kpa. Przepis ten stanowi, że „warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne”. Pozostaje więc otwarte pytanie, czy wymóg założenia konta w systemie e-PUAP mieści się w pojęciu „warunki organizacyjne”. Czy w przepisach prawa o szkolnictwie wyższym i nauce można określić warunki techniczne i organizacyjne prowadzenia dokumentacji toku studiów nakładające na kandydatów obowiązek zakładania kont w profilu zaufanym e-PUAP?  Na razie odpowiedź MNiSW brzmi że nie – nie możemy nałożyć na kandydatów ani studentów takiego obowiązku.

Na dzień dzisiejszy przeszkody do wprowadzenia e-PUAP w uczelni są dwojakiego rodzaju. Po stronie użytkowników indywidualnych, czyli studentów, wprowadzenie systemu  oznacza konieczność zobligowania ich do posiadania profilu zaufanego, a po stronie uczelni konieczność zintegrowania systemu z systemami do obsługi toku studiów funkcjonującymi w uczelniach. Jest jeszcze jedna niedogodność – system jest już trochę przestarzały i należałoby wprowadzić w nim usprawnienia. Ministerstwo Cyfryzacji prowadzi obecnie prace nad zmianami, być może nowa odsłona da zielone światło do jego użytkowania także przez uczelnie. Myślę, że ten temat powinien być kontynuowany w celu odbiurokratyzowania dziekanatów, a póki co większość z nas wysyła pisma drogą pocztową i gromadzi mnóstwo papierów w papierowych aktach studentów.

Zaprezentowane na szkoleniu rozwiązania informatyczne otwierają przestrzeń do dyskusji na temat możliwości wprowadzenia tak bardzo istotnych usprawnień w prowadzeniu dokumentacji przebiegu studiów, a także możliwości uproszczenia i usprawnienia postępowania administracyjnego w zakresie doręczania zawiadomień i decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów. Informatyzacja to jeden z niezwykle istotnych wyzwań w obszarze funkcjonowania dziekanatów. Wprowadzenie zaawansowanych narzędzi informatycznych jest niezwykle istotne dla usprawnienia i jakości procesu obsługi studenta, a także jakości pracy pracowników dziekanatu. Ten temat z pewnością musi być i będzie kontynuowany ?