Dokumenty elektroniczne okiem sceptyka

Nie jest łatwo odmówić mi, czy Ewie Wiśniewskiej entuzjazmu, jeżeli chodzi o dokumenty elektronicznej, a zwłaszcza elektroniczną teczkę studenta, nad której standardem intensywnie pracujemy. Dotychczas wychodziłyśmy z założenia, że grunt, aby standard został opracowany, następnie zaprogramowany i wdrożony w życie, a dzięki temu stanie się ono łatwiejsze i lepsze – zarówno dla pracowników dziekanatów, jak i studentów. Do pewnej krytycznej refleksji skłonił mnie jednak ostatnio inny rodzaj dokumentów elektronicznych, który również – choć nie do końca z sukcesem – funkcjonuje na uczelniach. Chodzi mi o dokumenty podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis taki uzyskałam od mojej uczelni (SGH) jako kierowniczka projektu badawczego finansowanego ze środków NCN. Choć osobista wyprawa do PWPW po jego odbiór wydała mi się stosunkowo dużym formalnym przedsięwzięciem, szybko zdałam sobie sprawę z tego, jak wiele korzyści daje mi moja karta, kod PIN i czytnik. Mogę bowiem przerobić dowolny dokument na PDF, a następnie go podpisać i wysłać tam, gdzie trzeba. Nie muszę dokumentu drukować, podpisywać odręcznie i wysyłać pocztą, albo skanować i wysyłać podpisanego skanu.

Z perspektywy dwóch lat prób podpisywania dokumentów elektronicznie, mogę powiedzieć, że czeka nas jeszcze długa droga. Jeżeli odsyłam dokument opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym najczęściej okazuje się to niewystarczające, ponieważ: a) dokumentacja prowadzona jest w formie papierowej, albo b) [przepraszamy, ale] takie mamy wymogi. Nie wiem – i być może wynika to z mojej nieznajomości prawa – dlaczego pracownik uczelni może poświadczać różne dokumenty za zgodność z oryginałem, a nie może tego zrobić w przypadku podpisanego przecież elektronicznie dokumentu, jeżeli faktycznie musi go mieć w formie papierowej. Być może wystarczyłaby formułka w stylu

„wydruk dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu”.

Nie wiem również, czy taki wydruk miałby moc oryginału – a może kopii? – skoro oryginał jest cyfrowy. Czasami udaje mi się przeforsować ‘mój’ dokument – zdarzało się już, że wysyłałam w tym celu printscreeny z Adobe Readera pokazujące, że podpis tam jest, które były dołączane do (papierowej) dokumentacji; raz trafił do niej mój mail, w którym oświadczyłam, że PDF jest podpisany podpisem kwalifikowanym, choć tego na papierze nie widać.

Doświadczenia te, a nieraz zmagania, są dla mnie ciekawe poznawczo, natomiast przekładając je na sprawy elektronicznej teczki studenta, zastanawiam się, jak damy sobie mentalnie i biurokratycznie radę z dokumentacją w formie elektronicznej, skoro tak trudno w praktyce wdrożyć gotowe rozwiązanie: elektroniczny podpis kwalifikowany. A może warto na przykładzie podpisu elektronicznego przetrzeć szlaki i wypracować dobre praktyki, które sprawiłyby, że można by się było nim faktycznie posługiwać? To pytanie pozostawiam otwarte – ciekawi mnie, w jaki sposób radzą sobie Państwo z dokumentami elektronicznymi podpisanymi elektronicznie, prowadząc dokumentację w formie papierowej.

A za konsultację dziękuję p. Markowi Gosławskiemu z Działu Rozwoju Oprogramowania Politechniki Poznańskiej. Okazuje się, że na stronie internetowej PP można sporo o podpisach poczytać w kontekście legitymacji studenckich.