Dyplom elektroniczny – zmiana ustawy PSWiN

27 września 2023 r. weszły w życie zmiany w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce wprowadzone Ustawą z dnia 30 sierpnia 2023 r. o zmianie ustawy – Prawo oświatowe oraz niektórych innych ustaw (art. 12).

Zgodnie z przepisami przejściowymi od 1 stycznia 2026 r. uczelnie będą zobowiązane do wydawania w postaci elektronicznej dyplomów i suplementów ukończenia studiów wyższych (art. 77 ust. 2) oraz dyplomów doktorskich i habilitacyjnych (art. 179 ust. 1). Co istotne, ta forma wydawania dokumentów będzie podstawowa, a dyplomy utrwalone w formie papierowej będą wydawane jedynie na wniosek studenta (art. 77 ust. 2b) złożony do dnia ukończenia studiów i odpowiednio na wniosek osoby, której nadano stopień (art. 179 ust. 5). W przypadku studentów i absolwentów będących żołnierzami pozostaje jedynie wersja papierowa zarówno w przypadku dyplomów i suplementów ukończenia studiów (art. 77 ust. 2f), jak również dyplomów doktorskich i habilitacyjnych (art. 179 ust. 9). Bez zmian pozostaje czas na wydanie dyplomów i suplementów absolwentom studiów wyższych – 30 dni od dnia ukończenia studiów – zarówno dla wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Repozytorium dyplomów elektronicznych

Omawiana ustawa wprowadza również art. 347a, na mocy którego – obok funkcjonującego już repozytorium pisemnych prac dyplomowych – powstaje repozytorium dyplomów elektronicznych, jako miejsce udostępnienia dokumentów absolwentowi lub osobie, której nadano stopień naukowy. Osoby te będą mogły pobrać dyplom i suplement potwierdzając ten fakt przy uwierzytelnieniu za pośrednictwem Węzła Kwalifikacji Elektronicznej.

Zgodnie z nowymi przepisami uczelnie będą wydawały i rejestrowały dyplomy w postaci elektronicznej za pomocą narzędzi udostępnionych w repozytorium. Repozytorium będzie miejscem gromadzenia wspomnianych dokumentów oraz ich odpisów, a wydane w repozytorium dokumenty będą musiały być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do podpisania dokumentu oraz pieczęcią elektroniczną repozytorium dyplomów elektronicznych, zawierającą kwalifikowany znacznik czasu. Co istotne, naniesienie pieczęci elektronicznej repozytorium będzie równoznaczne z zarejestrowaniem dyplomu w repozytorium i będzie się odbywało bezpośrednio w nim. Elektroniczne repozytorium będzie obejmowało niezbędne elementy dyplomów potrzebne do potwierdzenia wykształcenia, a zarejestrowanie w nim dyplomu w postaci elektronicznej będzie warunkowało możliwość wydania przez uczelnię dyplomu w wersji papierowej, jeżeli taki wniosek zostanie złożony przez absolwenta lub osobę, której nadano stopień.

 Sposób wydawania dyplomów i suplementów utrwalonych w postaci elektronicznej oraz w postaci papierowej

 Omawiana nowelizacja wprowadza zmiany w brzmieniu art. 77 ust. 2.

„Uczelnia wydaje absolwentowi, w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów, dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu utrwalone w postaci elektronicznej oraz na wniosek studenta złożony do dnia ukończenia studiów utrwalone w postaci elektronicznej kolejne egzemplarze:

1) dyplomu w języku angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, rosyjskim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie na tych studiach;

2) suplementu do dyplomu w języku angielskim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie na tych studiach.”

Dodatkowo wprowadzony zostaje w art. 77 ust 2b.

„Uczelnia wydaje, na wniosek studenta złożony do dnia ukończenia studiów, w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów, dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu utrwalone w postaci papierowej oraz ich odpisy utrwalone w postaci papierowej:

1) odpis dyplomu w języku angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie na tych studiach;

2) odpis suplementu do dyplomu w języku angielskim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie na tych studiach.”

Zgodnie z dodanym art. 347a ust. 9 uczelnie będą mogły pobierać opłatę za wydanie dyplomu i suplementu w postaci papierowej. Przepis jednak nie precyzuje, czy opłata może być pobierana za wydanie dodatkowych odpisów dokumentów wydanych w formie papierowej.

Zgodnie z dodanym art. 347 ust. 8 ustawodawca uprościł drogę składania wniosków o wydanie dodatkowych odpisów, o których mowa w art. 77 ust. 2–2b oraz art. 179 ust. 1 i 5. Mogą być również złożone poprzez repozytorium dyplomów elektronicznych lub Portal, o którym mowa w art. 44b ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe. Zatem w przyszłości student do dnia ukończenia studiów będzie mógł złożyć wniosek o dyplomy wskazane w tych przepisach na trzy sposoby. Mamy nadzieję, że pracownik uczelni otrzyma stosowne powiadomienie z systemu i nie będzie musiał sprawdzać w różnych portalach, czy wniosek został złożony czy też nie.

 Wydawanie dodatkowych odpisów dyplomów i suplementów utrwalonych w postaci elektronicznej i papierowej

Konsekwentnie, w związku z wprowadzeniem przepisów dotyczących wydawania dyplomu i suplementu w postaci utrwalonej elektronicznie jako podstawowych dokumentów potwierdzających ukończenie studiów, zmianie uległ art. 77 ust 2a.

 „Uczelnia wydaje, na wniosek absolwenta, utrwalone w postaci elektronicznej dodatkowy egzemplarz dyplomu ukończenia studiów lub dodatkowy egzemplarz suplementu do dyplomu, w języku polskim lub w języku obcym, o którym mowa w ust. 2, przy czym dla danego języka wydaje się tylko jeden egzemplarz w postaci elektronicznej.”

Przepis ten daje możliwość wnioskowania przez absolwentów o dyplom elektroniczny w języku innym, niż ten, w którym dyplom został pierwotnie wydany.

 Niezłożenie wniosku o dyplom i suplement w postaci papierowej do dnia ukończenia studiów, podobnie jak w przypadku dodatkowych odpisów elektronicznych, również nie powoduje, że absolwent traci możliwość ubiegania się o taki dokument. Reguluje to dodany w Art. 77 ust. 2c

 „W przypadku złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 2b, przez absolwenta w terminie późniejszym niż dzień ukończenia studiów, dyplom wraz z suplementem, a także ich odpisy w języku obcym w postaci papierowej wydaje się niezwłocznie”.

Przepis ten, podobnie jak w obecnym stanie prawnym, nadal będzie sprawiał uczelniom dużą trudność.Przepis dotyczący wydawania dodatkowych odpisów od kilku lat powodował wiele problemów, o których pisała już kilka lat temu Małgorzata Moraszka na naszym blogu w artykule pt. „Odpis dyplomu, dodatkowy odpis dyplomu, a duplikat dyplomu”. Absolwent nadal będzie miał prawo bezterminowo złożyć wniosek o dodatkowe odpisy dyplomu i suplementu, wydawane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, z tą różnicą, że dla odpisów w postaci elektronicznej z ograniczeniem do jednego egzemplarza dla jednego języka (polski albo obcy). Zatem wszystko teraz będzie zależało od przepisów wykonawczych, które określą m.in. niezbędne elementy dyplomu w postaci elektronicznej oraz sposób sporządzania kolejnych egzemplarzy dyplomów w językach obcych, jak również doprecyzują kwestię pobieranych za tę czynność opłat.

W świetle nowych przepisów uczelnie nadal pozostają z problemem wydawania dodatkowych odpisów w postaci papierowej. O dodatkowe odpisy student musi złożyć wniosek do dnia ukończenia studiów, ale jeśli tego nie zrobi w tym terminie i tak ma możliwość bezterminowego złożenia wniosku o odpis dyplomu i/lub suplementu w wersji papierowej. Jest to wygodne dla studenta, ale niekoniecznie proste do spełnienia przez uczelnię. Zgodnie z §22 Rozporządzenia w sprawie studiów, odpis dyplomu ukończenia studiów wydaje się na druku zgodnym z oryginałem dyplomu. Na przestrzeni lat wzory dyplomów ulegały zmianom i zapewne nadal będą im podlegać w przyszłości. To niesie za sobą dwojakie konsekwencje:

1. uczelnie nie posiadają na stanie druków dyplomów sprzed kilkudziesięciu czy też kilkunastu lat, a zgodnie z przepisami, w przypadku odpisu uczelnia nie może postąpić, jak z duplikatem (w tym przypadku, jeżeli nie ma druku ukończenia studiów, duplikat sporządza się na przygotowanym przez uczelnię druku, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu);
2. planując zamówienia druków dyplomów będą musiały oszacować liczbę potrzebnych druków dyplomów, bowiem nie każdy student złoży wniosek o jego wydanie – a trudno przewidzieć ile osób i w jakim czasie wystąpi o dodatkowy odpis.

To właśnie ta ostatnia kwestia braku ograniczenia czasowego do wniesienia wniosku o dodatkowy odpis dyplomu w wersji papierowej rodzi kolejną trudność: uczelnie będą musiały utrzymywać dożywotnio zapasy magazynowe poszczególnych wzorców dyplomów, zapewniając im odpowiednie warunki bezpieczeństwa przewidziane dla druków publicznych. Konieczność nadmiarowego zamawiania druków ścisłego zarachowania oraz ich przechowywania stanowią realne koszty dla uczelni.  Przepis ten to również furtka dla osób, które zagubiły dyplom. Zamiast zwrócić się o wydanie duplikatu, zawnioskują o dodatkowy odpis, który uczelnia ma obowiązek wydać.

Wątpliwości budzi także użyte słowo „niezwłocznie” w kontekście czasu na wydanie dodatkowego papierowego odpisu dyplomu i suplementu. Użycie takiego sformułowania będzie oznaczało co innego dla studenta („natychmiast”), a co innego dla uczelni – zgodnie z orzecznictwem sądów „niezwłocznie” oznacza obowiązek spełnienia go bez zbędnej zwłoki. Innymi słowy mowa jest o realnym terminie, uwzględniającym okoliczności miejsca i czasu.

W kontekście nowych uregulowań nasuwa się pytanie związane z sytuacją, kiedy absolwent po latach wystąpi o dodatkowy odpis w formie papierowej, np. w języku niemieckim, jeśli nie został mu wydany taki dyplom w wersji elektronicznej – wydaje się, że w takim przypadku powinniśmy wydać dokument niejako z urzędu w formie elektronicznej. A może właśnie jest odwrotnie i wydanie dodatkowego odpisu w języku niemieckim w wersji papierowej jest możliwe wyłącznie pod warunkiem, że wcześniej wydano wersję elektroniczną tego odpisu? Jak właściwie należy interpretować przepis art. 77 ust. 2d oraz 2e:

Art. 77 ust. 2d „Wydanie dyplomu i suplementu utrwalonego w postaci papierowej, a także ich odpisów utrwalonych w postaci papierowej jest możliwe wyłącznie po zarejestrowaniu dyplomu oraz jego suplementu utrwalonego w postaci cyfrowej w repozytorium dyplomów elektronicznych…”

Art. 77 ust. 2e „Zakres danych ujętych w dyplomie ukończenia studiów i suplemencie do tego dyplomu utrwalonych w postaci elektronicznej i papierowej musi być tożsamy”

Ustawa nie precyzuje również, czy o wydanie dodatkowych egzemplarzy dyplomów w postaci elektronicznej będą mogli ubiegać się tylko absolwenci, którzy ukończyli studia po wejściu w życie znowelizowanych przepisów, czy też możliwość taką będą mieli również absolwenci, dla których nigdy wcześniej nie wydano dyplomu w wersji elektronicznej.

Portal Edukacji i Nauki

W zmienianej ustawie Prawo oświatowe dodano nowy Art. 44b:

1. zgodnie z którym „Minister właściwy do spraw oświaty i wychowania może prowadzić system teleinformatyczny – Portal Edukacji i Nauki, zwany dalej „Portalem”.
2. Portal stanowi ujednolicony punkt dostępu do usług i narzędzi z zakresu oświaty i wychowania oraz szkolnictwa wyższego i nauki, wykorzystujący dane udostępniane i gromadzone przez podmioty wykonujące zadania z zakresu oświaty i wychowania oraz szkolnictwa wyższego i nauki w rejestrach publicznych, systemach teleinformatycznych, ewidencjach, bazach danych oraz innych zasobach informatycznych”.

W portalu zostanie utworzone konto internetowe, które będzie dostępne m.in. dla nauczycieli akademickich, osób zatrudnionych w podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i nauki, prowadzących działalność naukową, studentów i absolwentów studiów, osób ubiegających się o stopień doktora lub doktora habilitowanego oraz osób posiadających stopień doktora lub doktora habilitowanego, osób zatrudnionych w jednostkach systemu szkolnictwa wyższego i nauki, które będą po stronie tych jednostek uczestniczyć w świadczeniu usług, o których mowa w ust. 7, 8, innych osób posiadających uzasadniony interes w posiadaniu Konta, w tym osób, które nie posiadają numeru PESEL i których tożsamość jest potwierdzana na podstawie dokumentu tożsamości.

Warto przytoczyć wspomniany wyżej ust. 7 pkt. 4, w którym znalazł się długo wyczekiwany przez nas przepis,  który usprawni proces rekrutacji niwelując tym samym ostatni „bloker” w tworzeniu elektronicznej teczki studenta (elektroniczne dyplomy i możliwość potwierdzania wykształcenia bez konieczności zbierania kopii dokumentów papierowych były ostatnimi przeszkodami do prowadzenia dokumentacji w pełni w postaci elektronicznej). Przepis ten znacząco wpłynie na usprawnienie procesu rekrutacji.

W ustępie tym znalazły się także inne uregulowania, które dotyczą szkolnictwa wyższego:

„Minister właściwy do spraw oświaty i wychowania oraz minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego i nauki za pośrednictwem Konta świadczą usługi umożliwiające:

1) zapewnienie użytkownikowi Konta, a w przypadku użytkownika niepełnoletniego – także jego rodzicom, dostępu do informacji dotyczących użytkownika zgromadzonych w innych systemach teleinformatycznych prowadzonych przez podmioty wykonujące zadania z zakresu oświaty i wychowania oraz szkolnictwa wyższego i nauki;

2) składanie oświadczeń, wniosków oraz innych dokumentów do jednostek systemu oświaty lub podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki oraz udzielanie upoważnień;

3) gromadzenie dokumentacji przez jednostki systemu oświaty oraz podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki, jeżeli nie jest to zastrzeżone dla sposobów i miejsc określonych w odrębnych przepisach;

4) generowanie elektronicznych poświadczeń dyplomów ukończenia studiów i suplementów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych;

5) przekazywanie informacji zgromadzonych w systemach prowadzonych przez podmioty wykonujące zadania z zakresu oświaty i wychowania oraz szkolnictwa wyższego i nauki do innych podmiotów na potrzeby realizacji usług udostępnianych i świadczonych przez Portal.

Z przepisów to nie wynika, zatem pozostaje pytanie, czy w związku z utworzeniem Portalu Edukacji i Nauki będzie możliwość generowania elektronicznych poświadczeń dyplomów i suplementów, dyplomów doktorskich i habilitacyjnych dla osób, które przed wejściem w życie ustawy otrzymały te dokumenty w wersji papierowej, a jeśli taka możliwość się pojawi, jakie roczniki obejmie.

Zmiana przepisów ustawy PSWiN jest konsekwencją transformacji cyfrowej i rozwojem portalu edukacja.gov.pl. Dyplomy elektroniczne i utworzenie repozytorium dyplomów oraz Portalu Edukacji i Nauki są zmianą, na którą czekały uczelnie, studenci i pracodawcy.

Mimo mankamentów dotyczących wydawania dodatkowych odpisów, zwłaszcza w wersji papierowej, o których wspomnieliśmy i do których pewnie niejednokrotnie powrócimy (aż do skutku?), trzymamy kciuki za powodzenie nowego projektu!

Współpraca: Magdalena Kukuła, Wioletta Braun, Katarzyna Górak-Sosnowska, Adam Szaflarski

Ilustrację w tle wygenerowała sztuczna inteligencja via Canva.com