Dziekanat – to brzmi dumnie?

Niedawno podczas spotkania ze znajomymi sprzed lat, zapytano mnie gdzie pracuję, a ja z dumą powiedziałam, że w dziekanacie. Pewnie nie pierwsza spotkałam się z taką reakcją – konsternacja, dziwne miny, choć akurat w moim przypadku dodano grzecznościowo „to fajnie”. Przypomniały mi się komentarze pracowników dziekanatów podczas badań (nie zawsze) szczęśliwych dziekanatów, jakie prowadziłyśmy z  Katarzyną Górak-Sosnowską w ubiegłym roku. Niektórzy pracownicy wyznali, że nawet nie przyznają się znajomym gdzie pracują!

Uświadomiłam sobie, że choć w swojej uczelni nie odczuwam tego na co dzień, to problem nadal istnieje i warto o nim mówić, a co więcej zastanowić się nad tym, jak możemy to zmienić. Jedno jest pewne, jeśli sami nie wyjdziemy z odpowiednią inicjatywą, nikt za nas tego nie uczyni, bo nawet w publikacjach naukowych dotyczących funkcjonowania uczelni nie znajdziemy zbyt wiele akapitów dotyczących dziekanatów, a jeśli już pojawi się wzmianka o dziekanacie, czy pracownikach administracyjnych uczelni – możemy przeczytać niezbyt pochlebne opinie.

Trudno w to uwierzyć, ale dziekanaty nie cieszą się także uznaniem wśród innych pracowników administracyjnych uczelni. Wiele osób ma przekonanie, że praca w dziekanacie polega wyłącznie na obsłudze studentów, jest prosta i powtarzalna, a pracownicy mogą być w każdej chwili zastąpieni nowymi, dlatego też znajdują się najniżej w hierarchii uczelnianej administracji. Symptomatycznie kierownicy dziekanatów są kierownikami – nawet, jeżeli zawiadują kilkunastoosobowymi zespołami, a na tej samej uczelni są jednostki administracyjne z dyrektorami, nawet jeżeli zarządzają kilkuosobowym zespołem. Po prostu łatwiej jest wyobrazić sobie dyrektora biura promocji, albo dyrektora administracyjnego wydziału niż dyrektora biura dziekanatu. Być może brak dyrektorów wśród kierowników wynika także z wpisanej w to stanowisko podległości wobec dziekana (dyrektor może cechować się większą autonomią niż kierownik). Nie piszę tych słów dlatego, że marzy mi się taka funkcja – ilustruję jedynie pewną prawidłowość konkretnym przykładem.

Czym właściwie jest dziekanat?

Słowniki opisują dziekanat jako biuro administracyjne wydziału uczelni, a w przepisach ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce pracownicy administracyjni uczelni, w tym dziekanaty określani są (przez negację) jako „niebędący nauczycielami akademickimi”.

Mam nadzieję, że nie urażę nikogo jeśli, jako miłośniczka koni, przytoczę słynną sentencję z XVII wieku „koń, jaki jest każdy widzi”, której autor uznał konia za zbyt oczywiste zwierzę, aby je opisywać. Trzeba było wiele czasu i zmiany podejścia, aby dostrzec i docenić to zwierzę. Czasami mam wrażenie, że podobnie jest z dziekanatami, dlatego nie należy się poddawać.

Czy można sobie wyobrazić funkcjonowanie uczelni bez dziekanatu? Z pewnością nie, przynajmniej w obecnym systemie prawnym i przy braku odpowiednich systemów informatycznych. Wbrew powszechnemu przekonaniu dziekanat jest bardzo ważnym miejscem w uczelni, gdzie oprócz obsługi studenta wykonywane są bardzo istotne zadania operacyjne. Od pracowników dziekanatów wymagane są odpowiednie umiejętności i kompetencje, wykształcenie, a także, coraz częściej, znajomość języka angielskiego. Obowiązków jest wiele, są różnorodne, w niektórych przypadkach złożone, wymagające innowacyjnego i kreatywnego podejścia, często zdarzają się nietypowe przypadki, do których nie ma jednoznacznych regulacji prawnych, a które trzeba jakoś rozwiązać.

Praca w dziekanacie nie jest typową pracą urzędnika w administracji

Dziekanat to przede wszystkim miejsce obsługi klienta, jest nim nie tylko student, ale także kandydat na studia, absolwent, dziekani, pracownicy naukowi i naukowo-dydaktyczni, pracownicy innych biur, a także rodzice studentów. Obsługa studenta nie do końca oznacza to samo co obsługa klienta w instytucjach handlowych czy usługowych – student nie jest typowym klientem –  nie zawsze otrzyma to czego oczekuje. To, w jaki sposób student zostanie obsłużony w dziekanacie, będzie miało istotny wpływ na postrzeganie przez niego uczelni. Badania dotyczące obsługi klienta pokazują, że jeden zadowolony klient wyrazi pozytywną opinię kilku osobom, natomiast niezadowolony – aż kilkunastu. Nawet jeśli dana sprawa nie zostanie załatwiona zgodnie z oczekiwaniami, student powinien wyjść z dziekanatu z przekonaniem, że został potraktowany rzetelnie i profesjonalnie. Pracownik dziekanatu musi zatem wykazać się takimi umiejętnościami jak pozytywne nastawienie, cierpliwość i empatia, znajomość potrzeb i oczekiwań. Musi też być komunikatywny, aby właściwe, jasno i spójnie przekazywać informacje, odpowiednio dostosować sposób przekazywanej informacji do danej osoby a także umiejętnie i aktywnie słuchać jednocześnie budować odpowiednie relacje.

Zadania dziekanatu nie kończą się jedynie na obsłudze studenta, pracownicy mają szereg obowiązków związanych z realizacją procesu dydaktycznego. W niektórych dziekanatach przygotowuje się obciążenia dydaktyczne i harmonogramy zajęć, a pracownicy uczestniczą w komisjach programowych. Do zadań dziekanatu należy także przygotowanie terminarza sesji egzaminacyjnej, przeprowadzenie zapisów na przedmioty i seminaria, ustalenie terminów konsultacji dydaktycznych, obsługa wykładowców i Rad Wydziału. Trudno tu mówić o zadaniach prostych i powtarzalnych –wymagają one często kompetencji kierowniczych takich jak planowanie, monitorowanie czy kontrola. Potrzebne są tu takie umiejętności jak samodzielność, planowanie działań, dbanie o systematyczne przygotowanie i realizowanie pracy, ograniczanie ryzyk, nadzorowanie prowadzonych działań w szczególności w zakresie prawidłowości, terminowości oraz zgodności przepisami prawa nie wspominając o odpowiedzialności, sumienności, dokładności, terminowości w realizacji zadań.

Pracownicy dziekanatów biorą także czynny udział przy wydawaniu decyzji w sprawach studentów i rozpatrywaniu podań. Większość decyzji administracyjnych wydawanych w sprawach studentów przygotowują pracownicy dziekanatu i choć przekonanie jest takie, że są one drukowane na standardowych wzorach, jest wiele spraw, które wymagają indywidualnego podejścia, więc o ile podstawy prawne są takie same, to już uzasadnienie decyzji odmownej wymaga umiejętności pisania pism i znajomości procedur i przepisów prawnych, a także umiejętności właściwego zastosowania przepisów do prowadzonej sprawy. Nie wspomnę tu o obsłudze całego procesu związanego z doręczeniami, bo to zadania proste i powtarzalne, ale za to żmudne i permanentne.

Pracownik dziekanatu przy tym wszystkim musi być nastawiony na rozwiązywanie problemów, przeprowadzanie usprawnień zwiększających efektywność i jakość pracy, aktywnie promować pozytywny wizerunek uczelni, być gotowy do wspierania innych. Ważną i przydatną umiejętnością na tym stanowisku jest także zachowanie równowagi emocjonalnej w sytuacjach konfliktowych i pozytywne nastawienie do strony konfliktu mimo różnic zdań i interesów.

Przytoczyłam tu bardzo ogólnie zadania wykonywane przez dziekanat, aby przy tym pokazać jakie wymagania są stawiane na tym stanowisku. Pracownicy dziekanatów pewnie się ze mną zgodzą, że jest to praca żmudna, ciężka i niedoceniana. Wielu z nich podkreśla, że zadań nieustannie przybywa, a to często nie idzie w parze z dodatkowym zatrudnieniem, czy wynagrodzeniem. Gdyby pensje w dziekanacie rosły proporcjonalnie do zwiększanego zakresu obowiązków pracownicy dziekanatów byliby chyba najlepiej wynagradzanymi pracownikami administracyjnymi uczelni J Wszyscy wiemy jednak, że tak nie jest, a wręcz jesteśmy często jednymi z najniżej opłacanych pracowników administracyjnych uczelni. Powszechne przekonanie o prostocie pracy w dziekanacie jest główną przyczyną takiej sytuacji. Jeśli pytamy pracowników dziekanatu, czym dla nich jest dziekanat, wielu z nich odpowiada „sercem uczelni”. Tak z pewnością jest, z tym, że często obawiam się o to serce. Żeby pracować w dziekanacie, trzeba tę pracę naprawdę lubić, bez tego się nie da, dlatego w dziekanatach jest największa rotacja pracowników (praca ciężka, najniższe zarobki, duże wymagania jeśli chodzi o kompetencje).

Odpowiadając na tytułowe pytanie myślę, że powinniśmy najpierw sami uwierzyć w siebie i w to, że dziekanat to bardzo ważne miejsce w uczelni a potem mówić i robić wszystko aby to zmieniać.

Czy da się to zmienić – tego nie wiem, ale jestem przekonana, że warto próbować ?