Dziekanat w pracy zdalnej

Nie jest łatwo. Od kilkudziesięciu godzin duża część uczelni próbuje wyrzucić większość procedur na pracę zdalną tak, żeby administracja mogła pracować w bezpieczny sposób. I napotyka całą masę problemów wynikających z dotychczasowych zaniedbań lub z braku działań wyprzedzających.

W środę rano usiedliśmy z zespołem moich kierowników sekcji na Wydziale i zaczęliśmy identyfikować, które procesy da się wykonywać zdalnie, a których nie bardzo. Zacznijmy od tych prostych – sekcja badań. Granty można obsługiwać w większości zdalnie. Jasne, dokumenty skanowane nie są dokumentem w świetle prawa, a jak kto nie ma wdrożonego elektronicznego obiegu dokumentów, to ma problem z podpisami (na każdym dokumencie od kilku do kilkunastu), ale to można na jakiś czas wstrzymać, albo przyjeżdżać podpisać raz na kilka dni. Z finansami już nie jest tak prosto, bo trzeba mieć dostęp do SAP (przynajmniej w naszym przypadku). W dziekanacie – dostęp do USOS. W bibliotece – do Virtua. I tu zaczynają się schody.

Potrzebne są komputery. Większość z nas pracuje na komputerach stacjonarnych, a kupienie dzisiaj laptopów na cito graniczy z cudem. Nie tylko dlatego, że produkcja w Chinach siadła i w hurtowniach wyboru brak, ale także dlatego, że nas obowiązują procedury zamówień publicznych. Rozporządzenie o koronawirusie wprawdzie zniosło działanie prawa o zamówieniach publicznych, ale tylko w stosunku do zakupów przeciwdziałających COVID-19. Laptopy dla dziekanatów to nie ta kategoria. A zatem przetargi. Czyli średnio licząc jakieś 6 miesięcy.

Komputery własne? Tu wchodzi problem RODO. Zgodnie z przepisami ochrony danych osobowych, każda organizacja definiuje swój tzw. obszar chroniony, w którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne i bezpieczne. Co do zasady obszarem chronionym są budynki uczelni oraz sprzęt (odpowiednio zabezpieczony). Czasami jest więc tak, że pracujemy na systemach dostępnych zdalnie (przez VPN lub w chmurze). I wtedy praca jest nadal możliwa. U mnie jest ten luksus, że USOS i SAP są dostępne zdalnie przez VPN (przy użyciu fizycznego tokenu), a poczta odbywa się na G-Suite, z którym uczelnia ma umowę, więc można bezpiecznie przetwarzać dane osobowe również na komputerach wyniesionych z uczelni. Na prywatnych już nie bardzo (chyba że w trybie dostępu do systemu właśnie przez VPN). Co jednak w sytuacji, gdy obszarem chronionym z punktu widzenia RODO są jedynie budynki uczelni? Albo gdy nie ma zainstalowanych VPN, żeby mieć dostęp do systemów zdalnie? Albo gdy liczba tokenów się kończy, bo nikt nie przewidział, że będzie ich potrzeba aż tyle? Na szczęście tokeny można zamówić w uproszczonej procedurze, to potrwa „tylko" 2–3 tygodnie.

Wróćmy do tych naszych sekcji i ich pracy zdalnej. Sekretariaty mogą pracować zdalnie, jeśli przekierujemy telefony na prywatne numery pracowników (wszak w uczelniach bardzo niewiele osób ma komórki służbowe). Można także zmobilizować całą społeczność, żeby przerzuciła komunikację na maile. Ale tu wchodzimy w temat kultury organizacyjnej – mail jest słowem pisanym, na uczelniach nadal wiele osób woli załatwiać sprawy przez telefon. Bo nie zostawia to śladu. Śmieszne? Anachroniczne? Nie do końca. W przypadku finansów publicznych istnieje coś takiego jak dostęp do informacji publicznej. Mail może być takim dokumentem, o ile osoba wnioskująca o dostęp będzie wiedziała o jego istnieniu. Dlatego praca zdalna oparta na mailach wymaga od nas przełamania pewnych zwyczajów.

Kto nie może pracować zdalnie? Ci, którzy muszą obsługiwać interesantów w bezpośrednim kontakcie. Nadal nie zakazano obsługi interesanta uczelni, więc to decyzja kierowników jednostek, czy i w jakim stopniu dziekanaty będą czynne. Niektóre jednostki się zamykają i proszą o kontakt telefoniczny lub mailowy. Inne uważają, że misją administracji jest obsługa interesanta, a praca zdalna jest zachcianką. Mam nadzieję, że lada dzień Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego wyda zalecenia, w których ważność bezpieczeństwa pracowników niebędących nauczycielami akademickimi zostanie bardziej podkreślona. Administracja jest potrzebna nie tylko dzisiaj, ale także za kilka tygodni, gdy uczelnie będą wracać do normalnego funkcjonowania. A nie jesteśmy niezarażalni.

Kto jeszcze nie może pracować zdalnie? W zaskakujący sposób – sekcje IT. Informatycy uczelniani i wydziałowi to dzisiaj kluczowe zespoły. Od nich zależy możliwość prowadzenia zajęć zdalnych przez pracowników naukowych, od nich zależą te wszystkie procesy, o których napisałam powyżej. Teoretycznie część administrowania siecią może być wykonywana zdalnie, ale w praktyce kontakt z serwerami i kablami jest konieczny w regularnych odstępach. A wszystkie działania instalujące oprogramowania i uczące ich obsługi są dużo skuteczniejsze na żywo niż przez telefon.

Informatycy są obecnie naszym najważniejszym kapitałem.

Pozostaje obsługa budynków. Portierzy, którzy przejmują rolę sekretariatów w zakresie informowania, ale też przyjmowania poczty i przesyłek. Pracownicy porządkowi, którzy przecierają wszystkie powierzchnie środkami dezynfekującymi i dbają bardzo bezpośrednio o nasze zdrowie. Konserwatorzy, którzy muszą zadbać o stały dostęp do prądu i innych pomieszczeń kluczowych z punktu widzenia infrastruktury. Ich praca jest niezbędna tak długo, jak administracja i pracownicy naukowi będą przebywać w budynkach uczelni. Natomiast będzie można tę pracę ograniczyć, kiedy praca uczelni przeniesie się w jeszcze większym stopniu do internetu.

Domykamy procesy. Po 60 godzinach pracy w tym tygodniu udało nam się przenieść w mojej ocenie ok 70%–80% procesów do internetu. Nadal mamy spory problem tam, gdzie pracownicy nie mają laptopów (bo właściwie kiedy sprzęt jest, to i oprogramowanie się znajdzie oraz sposób na zainstalowanie jego) i tam, gdzie władze uczelni uważają, że bezpośrednia obsługa interesanta jest niezbędna.

Pracownicy administracyjni chcą pracować. Chcą walczyć o przetrwanie podstawowych funkcji uczelni. Ale nie chcą tego robić wbrew własnemu bezpieczeństwu. Dlatego jest w naszym interesie znaleźć rozwiązania nietypowe, nieszablonowe, żeby im umożliwić pracę zdalną. Bo inaczej zaczniemy znikać – jeśli nie na zasiłek na opiekę nad dziećmi lub na urlop, to na zwolnienie lekarskie.

Gdy zaczniemy chorować.