E-dyplomy: Bezpieczeństwo i praktyczność w cyfrowej erze edukacji

W oczekiwaniu na nowelizację przepisów dotyczących elektronicznych dyplomów w polskim systemie szkolnictwa wyższego warto zastanowić się nad docelową wizją modernizacji i zwiększenia wiarygodności dokumentów poświadczających wykształcenie - czyli nad tym, jak w praktyce przejdziemy do e-dyplomu jako podstawowej formy dokumentu.

Niepodważalna autentyczność 

Jednym z głównych argumentów przemawiających za e-dyplomami jest ich wysoki poziom bezpieczeństwa i uwierzytelniania autentyczności. E-dyplom jest znacznie trudniejszy do sfałszowania niż jego papierowy odpowiednik. Jest opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną i znacznikiem czasu, które jednoznacznie potwierdzają jego autentyczność i integralność. W przeciwieństwie do dyplomów papierowych, które mimo znaków wodnych i pieczęci można stosunkowo łatwo podrobić, zwłaszcza w dobie drukarek laserowych i dostępnych wzorów online, e-dyplom oferuje niezawodną ochronę. 

W opinii Forum Administracji Akademickiej sposobem na jeszcze większe ułatwienie weryfikacji i zwiększenie zaufania do autentyczności dokumentu jest:

• wprowadzenie docelowo jednolitego wzoru dyplomu cyfrowego,
• oparcie o wzór cyfrowy ewentualnego wydruku dokumentu papierowego na papierze zabezpieczonym odpowiednio, centralnie (czyli przez RP) i w sposób jednolity dla wszystkich uczelni.

Dziś dyplomy papierowe ukończenia studiów mają określone niezbędne elementy, które powinny znaleźć się na dokumencie. Mimo to obserwujemy  daleko idące zróżnicowanie w zakresie wypełniania ich odpowiednimi treściami, chociażby przy wydawaniu suplementu. Generowanie dyplomu w postaci elektronicznej, które będzie wynikiem wprowadzenia odpowiednich danych do Systemu POL-on,  pozwoli na ustalenie jednolitego sposobu wypełniania dokumentów, w porównywalnym układzie treści i zagwarantuje walidację prawidłowości przesyłanych danych. Tym samym zniweluje ryzyko błędów ludzkich w zakresie rozliczenia studenta z przebiegu studiów.

Ułatwi to uczelniom, pracodawcom i innym instytucjom weryfikację autentyczności dyplomu, bez konieczności sprawdzania wzorów w poszczególnych uczelniach czy w Biuletynie Informacji Publicznej. Pracodawca posiadający dyplom osoby aplikującej do pracy będzie mógł sprawdzić autentyczność dokumentu w repozytorium POL-on, bez pośrednictwa uczelni. Skróci to czas weryfikacji, zwiększy wiarygodność i zapobiegnie nadużyciom, co jest kluczowe w zawodach takich jak lekarz, prawnik czy psycholog. W porównaniu do dokumentów papierowych, gdzie każda weryfikacja wymaga kontaktu z uczelnią i zgody absolwenta, co jest czasochłonne i rodzi ryzyko błędu ludzkiego, e-dyplomy znacząco usprawnią ten proces.

Synonim mobilności

W dobie mobilności międzynarodowej e-dyplom umożliwia natychmiastowe przesłanie dokumentu w dowolne miejsce na świecie, eliminując potrzebę przesyłania fizycznego egzemplarza pocztą, ryzyko zagubienia czy konieczność poświadczeń notarialnych. Większość krajów Unii Europejskiej honoruje elektroniczne dyplomy, a wiele instytucji zagranicznych (np. w USA) jest otwartych na takie rozwiązania, zwłaszcza jeśli dokument spełnia międzynarodowe normy, takie jak podpis kwalifikowany. Jest to również  szansa, aby  kompleksowo uregulować kwestię wydawania dyplomów wspólnych jako dyplomów cyfrowych, zarówno w postaci jednego dokumentu, jak również dokumentu wydawanego przez kilka podmiotów niezależnie od siebie.

Warto podkreślić, że wprowadzenie domyślnego wydawania odpisów e-dyplomów i suplementów od razu w języku polskim i angielskim znacząco ułatwi mobilność akademicką i zawodową, zwiększając konkurencyjność polskich absolwentów na rynku międzynarodowym. Jednocześnie odciąży budżet uczelni od tłumaczeń przysięgłych na wiele różnych języków i przyspieszy czas na wydanie dokumentu.

Tu również docelowa unifikacja wzoru dyplomu i suplementu poprzez wprowadzenie oficjalnych tłumaczeń wyeliminuje konieczność rozpatrywania wniosków o wydanie odpisu w języku angielskim, wysoki koszt i długi czas realizacji dodatkowych tłumaczeń przysięgłych, które wydłużają proces kompletowania dokumentów dla absolwentów.

Zwiększy się również dostępność i wygoda dla samych absolwentów. Dyplomy elektroniczne będą dostępne w ciągu 30 dni od ukończenia studiów, bez konieczności fizycznej obecności w uczelni. Możliwość ich pobrania przez repozytorium (POL-on) lub aplikację mObywatel usprawni procesy administracyjne, zwłaszcza dla osób mieszkających za granicą.

Redukcja kosztów i obciążeń biurokratycznych

Elektroniczna forma dokumentów znacząco ograniczy koszty druku, archiwizacji i obsługi dokumentacji papierowej dla uczelni. Docelowo wprowadzenie jednego wzoru dyplomu i suplementu ułatwi przygotowywanie e-dyplomów, obniży koszty po stronie uczelni i państwa. Uczelnie będą mogły skupić zasoby na obsłudze naukowej i dydaktycznej, zamiast na czynnościach biurokratycznych. Cyfrowe rozwiązanie pozwoli uniknąć komplikacji z poświadczaniem wykształcenia czy duplikacją dokumentów w przypadku likwidacji uczelni, zmiany nazwy czy konsolidacji. 

Modernizacja systemu i wartość merytoryczna 

Zgodnie z założeniami projektu rozporządzenia, choć system opiera się na zasadzie digital first, wydanie papierowej wersji cyfrowego dokumentu nadal będzie możliwe na wniosek absolwenta, jako forma kompromisu. W uzasadnionych i racjonalnych przypadkach osoba, która tego potrzebuje, otrzyma wydruk dokumentu cyfrowego. W efekcie zwiększy to jednak obciążenie uczelni, ponieważ:

• zaangażuje zasoby kadrowe w przygotowanie kilku formatów tego samego dokumentu,
• będzie nadal generować koszt zakupu blankietów papierowych z zabezpieczeniami zgodnymi z wymogami ustawy o dokumentach publicznych,
• obciąży rektora lub dziekana obowiązkiem podpisywania ponownie papierowej wersji wydruku cyfrowego. 

W ocenie Forum należy zatem rozważyć odpłatność za wydawanie wersji papierowej dokumentów.

Rozwiązania przejściowe nie powinny też funkcjonować zbyt długo. Do 2027 roku jest jeszcze czas na adaptację cyfrową, a następnie przygotowanie się na docelowe przejście do e-dyplomu studiów wyższych, doktorskich i habilitacyjnych jako jedynej prawnie obowiązującej formy poświadczania wykształcenia w RP w ramach rekrutacji na studia, do pracy, nostryfikacji czy przed sądem. 

E-dyplomy mają charakter deregulacyjny, przyczyniają się do uproszczenia procesów oraz są wygodne dla zdecydowanej większości interesariuszy. Cyfrowe dokumenty nie giną, nie niszczą się i są przechowywane bezpiecznie na serwerach krajowych przez całe życie absolwenta.

W tej zmianie szacunek do dorobku edukacyjnego nie wynika  z oprawy graficznej dokumentu ani z symboliki wręczenia papieru podczas graduacji, lecz z jego wartości merytorycznej i autentyczności. System edukacyjny powinien dostosowywać się do cyfrowej rzeczywistości, gdy ta zapewnia większe bezpieczeństwo i rzetelność dokumentu. Przykłady z Wielkiej Brytanii, Holandii, Estonii, Finlandii, Australii czy USA pokazują, że świat idzie w kierunku cyfrowych dyplomów, co potwierdza słuszność i nowoczesność polskiego podejścia.

Nowe rozwiązania chronią wartość dyplomu w oczach studentów, absolwentów, pracodawców i środowiska akademickiego w Polsce, Europie i docelowo na świecie.

Przykłady międzynarodowe

• Holandia i Estonia stosują e-dokumenty zintegrowane z rejestrem narodowym, które mogą być natychmiast zweryfikowane przez pracodawców i instytucje.
• University of Melbourne (Australia) korzysta z blockchaina do autentykacji e-dyplomów od 2017 roku. Platforma My eQuals, wspierana przez Parchment, działa jako oficjalne rozwiązanie do wydawania i weryfikacji elektronicznych dyplomów/transkryptów. Obejmuje 90 instytucji i 160+ uniwersytetów
• Od jesieni 2019 roku Uniwersytet Minnesota wydaje Certified Electronic Diploma (CeDiploma) jako uzupełnienie tradycyjnych dyplomów — każdy dokument przypisany jest unikalnemu numerowi i można go zweryfikować poprzez portal online. 
• Finlandia: Aalto University, University of Eastern Finland