Ewidencja hologramów potwierdzających ważność legitymacji studenckiej

[uwaga: wpis nieaktualny – por. wyjaśnienie z 23.09.2019]

Od roku akademickiego 2019/2020, z uwagi na zapis par. 21 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 roku w sprawie studiów, hologram potwierdzający ważność legitymacji studenckiej jest drukiem ścisłego zarachowania. Wymagane jest zatem prowadzenie ewidencji wydanych hologramów, co oznacza, że zachodzi konieczność wdrożenia i stosowania procedury chroniącej sposób postępowania z hologramami.

Celem wprowadzenia przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego powyżej wskazanego w par. 21 pkt 2  rozporządzenia przepisu, było zwiększenie kontroli uczelni nad wydawanymi hologramami, a także wyeliminowanie obrotu tzw. „hologramami kolekcjonerskimi”.

Niebawem rozpocznie się wydawanie ELS nowo przyjętym studentom oraz przedłużanie ważności  legitymacji dla studentów wyższych lat studiów. Jak zatem postąpić, aby zdążyć na czas, a jednocześnie właściwie zabezpieczyć i prawidłowo poprowadzić ewidencję hologramów i kontrolę obrotu tymi drukami?

O tym stanowić powinna gospodarka drukami ścisłego zarachowania stosowana na uczelni, tak pisze w odpowiedzi Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego na zapytanie w tej sprawie jednej z uczelni. W odpowiedzi ministerstwo podpowiada również, jak ewidencjonować hologramy, aby rejestr był prowadzony zgodnie z prawem:

„Uczelnia ustalając sposób właściwego zabezpieczenia wydawanych hologramów winna mieć na względzie, że na hologramie obok daty ważności, nanosi się kod, którego 5 ostatnich cyfr stanowi kolejny numer hologramu. Dokonując wykładni językowej, należy stwierdzić, że zastosowana na hologramie numeracja musi mieć zachowaną ciągłość (porządek następczy). Każdy egzemplarza hologramu należy oznaczyć numerem ewidencyjnym. Zatem numer z prowadzonej ewidencji hologramów musi korespondować z numerem widniejącym na hologramie. Ewidencja ta powinna stanowić swoistą „księgę druków ścisłego zarachowania”, w której uczelnia będzie rejestrować daty przychodu i rozchodu hologramów – ich wydanie albo nieumyślne zniszczenie (przez pracownika uczelni), a także zapisywać numer albumu studenta z elektronicznej legitymacji, na której naklejono hologram”.

Oczywiste wydaje się, że prowadzenie ewidencji wydanych hologramów leży w kompetencji upoważnionych pracowników uczelni/wydziału. Ich ewidencja powinna być prowadzona w rejestrze (np. odpowiednim systemie lub arkuszu), gdzie każdy egzemplarz hologramu należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, a także zapisywać numer albumu studenta z elektronicznej legitymacji na której naklejono hologram oraz datę wydania hologramu.

Z całą pewnością powyższa interpretacja powoduje duże zmiany w dotychczasowym postępowaniu z hologramem i dodatkowy nakład pracy.