EZD na uczelniach

System EZD to system do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją kojarzone są głównie z administracją rządową, jednak uczelnie również korzystają z systemów klasy EZD. Aktualnie system EZD PUW wykorzystuje 27 uczelni wyższych, z czego w dwóch uczelniach system został wdrożony jako podstawowy, w pozostałych uczelniach jest wdrożony jako wspierający lub trwa wdrażanie sytemu; część uczelni wykorzystuje go również do celów edukacyjnych. W Szkole Głównej Handlowej w Warszawie wdrożony został system EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (EZD PUW), który jest własnością Skarbu Państwa.

Jednym z największych atutów systemu EZD PUW jest bezpośrednia integracja z platformą ePUAP. Dokumenty elektroniczne doręczane przez ePUAP wpływają bezpośrednio do systemu EZD. Rejestracja przesyłek w rejestrze przesyłek wpływających odbywa się automatycznie w systemie bez użytkownika systemu. Generowanie przesyłki wychodzącej odbywa się z poziomu użytkownika w systemie EZD na podstawie pisma ogólnego, w którym można zawrzeć treść odpowiedzi lub dołączyć załączniki. Aktualnie w systemie EZD PUW dostępna jest dodatkowo opcja składania podpisu z wykorzystaniem profilu zaufanego. Funkcjonalność umożliwia złożenie podpisu z wykorzystaniem profilu zaufanego na dokumencie stanowiącym element akt sprawy bezpośrednio w systemie EZD PUW.

Generowanie korespondencji wychodzącej tradycyjnej jest również wygodne. W systemie EZD znajduje się baza adresowa studentów, skąd pracownicy dziekanatów SGH mogą wyszukiwać adresatów np. po numerze albumu. Dodatkowo w SGH pracownicy nie muszą zajmować się drukowaniem i przyklejaniem zwrotnych potwierdzeniach odbioru – czynności te są realizowane przez pracowników kancelarii głównej. Użytkownik systemu może również skorzystać z powiadomień systemowych dotyczących dostarczenia lub niedostarczenia zwrotnych potwierdzeń odbioru do adresata. Dodatkowo, w systemie EZD jest widoczny skan zwrotnego potwierdzenia odbioru.

System EZD PUW jest również zintegrowany z klientem pocztowym Microsoft Outlook. Pracownik merytoryczny, odbierając wiadomości przekazane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, decyduje, czy wiadomość powinna zostać wprowadzona do systemu EZD, a jeżeli tak, to czy przesyłka dodatkowo powinna zostać dodana do rejestru przesyłek wpływających. Jednym przyciskiem przesyłka mailowa jest w swojej naturalnej postaci przesyłana do systemu EZD PUW. Przesyłki i dokumenty, które zostały włączone do systemu EZD można łatwo i szybko wyszukać, pod warunkiem, że wcześniej zostały prawidłowo zapisane metadane. Wyszukiwanie jest możliwe po nazwie dokumentu, nadawcy wpływu, znaku sprawy, ale również istnieje możliwość wyszukiwania kontekstowego po treści dokumentu.

Z punktu widzenia pracownika dziekanatu, większość czynności dotyczących obsługi spraw studentów odbywa się w formie papierowej, ale poprzez wdrożenie odpowiednich przepisów wewnętrznych, obieg dokumentów wewnątrz organizacji może się odbywać w EZD, niezależnie od tego czy sprawa jest dokumentowana papierowo czy elektronicznie. W uczelniach, w których wdrożony został system EZD, tylko przywiązanie do dotychczasowych rozwiązań tradycyjnych oraz brak odpowiednich regulacji wewnętrznych powoduje przekazywanie do dekretacji czy decyzji przez dziekana czy rektora dokumentów w formie papierowej. Przykładem mogą być drukowane kopie oryginalnych przesyłek mailowych lub przesyłek ePUAP. Oczywiście w większości przypadków, do teczki osobowej studenta dołączymy wersję papierową dokumentu, ale cały obieg i procedowanie może się odbywać elektronicznie, a wydruk wraz z dekretacją czy uwierzytelnieniem może zostać dokonany na końcowym etapie procesu. Elektroniczny obieg dokumentów wewnętrznych pozwala na szybkie i przejrzyste procedowanie dokumentów, co zdecydowanie ma wpływ na czas przygotowania i udzielenia odpowiedzi. Niewątpliwie sprawdza się podczas pracy zdalnej.

System EZD PUW ma wbudowanych kilkadziesiąt raportów i rejestrów, które są dostępne w postaci gotowych narzędzi. Raporty mogą służyć do tworzenia analiz i statystyk na każdym poziomie obiegu. Jego niewątpliwe zalety to możliwość wykorzystania e-komunikacji, e-korespondencja, szybkość wyszukiwania spraw i dokumentów, narzędzia do tworzenia analiz i statystyk na każdym poziomie oraz możliwość pracy online z dowolnego miejsca na świecie. Docelowo planowana jest integracja systemu EZD PUW z innymi systemami dziedzinowymi, w tym z systemem USOS, co niewątpliwie będzie mieć wpływ na czas realizowanych zadań przez pracowników dziekanatów.