Jak wdrożyć e-Doręczenia na uczelni? Seminarium praktyczne

W połowie grudnia czeka nas zmiana w zakresie sposobu doręczania decyzji administracyjnych. Niektóre uczelnie finalizują prace wdrożeniowe, inne zaś poszukują rozwiązań. Z tego powodu zdecydowaliśmy się na zorganizowanie seminarium praktycznego, służącego wymianie dobrych praktyk w zakresie sposobu organizacji e-Doręczeń na uczelniach. Swoje rozwiązania zaprezentują przedstawiciele kilku uczelni, którzy już teraz mają niemalże gotowe rozwiązanie techniczne w zakresie obsługi e-Doręczeń. Staraliśmy się, aby każde z rozwiązań było inne zdając sobie sprawę z tego, że polskie uczelnie mają różne systemy teleinformatyczne i że nie każdy ma system klasy EZD.

Na seminarium zaprezentowane zostaną następujące rozwiązania:

Utworzenie własnego systemu do e-Doręczeń w Akademii Leona Koźmińskiego: Założeniem utworzenia własnego systemu było wykorzystanie istniejących indywidualnych kont studentów do uproszczenia i zautomatyzowania procesów postępowania administracyjnego zgodnie z obowiązującymi przepisami KPA i ustawy PSWiN. Przygotowana przez ALK usługa jest rozwinięciem istniejącego serwisu e-Wnioski. Wszystkie czynności związane z tym postępowaniem odbywają się elektronicznie i obejmują przygotowanie pism, opatrzenie ich kwalifikowaną pieczęcią uczelni, kwalifikowanymi podpisami (w tym jednorazowe kwalifikowane podpisy dla studentów), doręczanie, generowanie UPO oraz potwierdzenie nadania pisma dla studenta, a dokumenty automatycznie trafiają do elektronicznej teczki studenta. System przewiduje także złożenie odwołania od wydanej decyzji i wydania rozstrzygnięcia z zachowaniem całej procedury zgodnie z KPA.

Integracja własnego systemu (EOD) z systemem e-Doręczenia na Politechnice Poznańskiej: Uczelnia posiada rozwiązania, stosowane z powodzeniem w czasie pandemii, służące do doręczenia pisma zgodnie z procedurą określoną w KPA (zawiadomienie, powtórne zawiadomienie, fikcja doręczenia, potwierdzenie odebrania). Stosowane są inne systemy dla decyzji rekrutacyjnych (informacja o wpisie na studia / decyzja o nieprzyjęciu) oraz dla decyzji stypendialnych (decyzja o przyznaniu / nieprzyznaniu stypendium). Jednocześnie trwają prace nad zebraniem zasad obowiązujących w uczelni w System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, aby upewnić się o spełnianiu przesłanek ustawowych do stosowania własnego systemu. Równolegle Uczelnia pracuje nad integracją własnego systemu (EOD) z systemem

e-Doręczenia. Wszelkie dokumenty wymagające potwierdzenia odbioru, które dotychczas były drukowane, pakowane w kopertę i dostarczane do kancelarii uczelni w celu wysłania będą umieszczane w postaci elektronicznej w systemie EOD i kierowane według odpowiednich reguł, do jednej z usług systemu e-Doręczenia (PURDE/PUH). Wyjątki będą obsługiwane tak jak dotychczas.

Obsługa e-Doręczeń przez EZD PUW w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie:  SGH doręcza decyzje stypendialne przy użyciu systemu USOS, pozostałe są doręczane przy użyciu Poczty Polskiej, ale poprzez system EZD PUW i e-nadawcę. Pokażemy, w jaki sposób będzie to wyglądało przez e-Doręczenia zintegrowane z systemem EZD PUW.

Seminarium obędzie się 16 października w godz. 11:00–13:00 online. Udział w seminarium jest bezpłatny. Po przedstawieniu każdego rozwiązania planujemy czas na pytania, odpowiedzi i dyskusję. Poruszamy się bowiem – jak wszyscy – w przepisach prawa regulującego e-Doręczenia, które miejscami nie są jasne. Stąd – mimo tego, że punktem wyjścia jest prezentacja rozwiązań wypracowanych na trzech uczelniach – seminarium ma charakter dyskusji i wymiany doświadczeń, a nie jednokierunkowego przekazu.

>> LINK DO REJESTRACJI

Ramowy program

• 11:00 – Powitanie uczestników, krótki komunikat z badania o e-Doręczeniach na uczelniach – Katarzyna Górak-Sosnowska (SFD)
• 11:15 – Przepisy prawne regulujące e-Doręczenia: obszary problematyczne – Ewa Wiśniewska (SFD/ALK)
• 11:30 – Utworzenie własnego systemu e-Doręczeń w Akademii Leona Koźmińskiego – Dariusz Wronikowski (ALK/SFD) + dyskusja
• 12:00 – Integracja własnego systemu (EOD) z systemem e-Doręczenia na Politechnice Poznańskiej – Marek Gosławski (PP/SFD) + dyskusja
• 12:30 – Obsługa e-Doręczeń przez EZD PUW w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie – Marcin Dębowski (SGH) + dyskusja
• 13:00 – Zakończenie seminarium