Jeżeli musisz pracować stacjonarnie, a chcesz to robić bezpiecznie

Przez ostatnie miesiące tworzę reżimy i procedury związane z pracą stacjonarną. Ktoś mnie ostatnio zapytał, czy nie mogłabym zebrać swoich przemyśleń w jedno miejsce, może ktoś skorzysta.

No to do dzieła.

Jeżeli musisz być STACJONARNIE W PRACY:

Unikaj wszelkich spotkań na żywo. Dosłownie wszelkich. Zespołowe spotkania można przez internet, a rozmowy w tzw. cztery oczy można przez telefon, o ile oczywiście Twój telefon nie jest na podsłuchu, ale podobno większość Polaków jednak nie jest podsłuchiwana ? Wiem, często jest to niekomfortowe, zwłaszcza przy trudnych tematach rozmowy, ale wobec ryzyka choroby, która zabija stanowczo za dużo ludzi, wydaje mi się, że jest to koszt, który warto ponieść. W ogóle całość mojego podejścia opiera się na założeniu, że pewne niewygodne rzeczy można robić w imię wspólnego dobra i zdrowia. Jak nie zgadzasz się z takim podejściem, to prawdopodobnie moje sugestie Cię nie przekonają.

Jeżeli musisz porozmawiać z kimś, kto jest w pokoju obok, zadzwoń do niego. Jeśli musisz zanieść mu jakieś pismo – zostaw je w pewnej odległości. Nie podchodź do jego biurka. Może można przygotować każdemu korytko do wrzucania dokumentów?

Jeżeli musisz się z kimś spotkać, bo po prostu nie ma innego wyjścia, np jakaś umowa musi zostać podpisana na papierze, nie zdejmuj maseczki przez cały czas trwania spotkania. Właściwie to nie zdejmuj maseczki w ogóle, ilekroć nie jesteś sam w pomieszczeniu.

Na czas podpisania dokumentu warto założyć rękawiczki jednorazowe. Chodzi o to, że dwie osoby dotykają tej samej powierzchni. Jak jedna jest chora, to może zarazić drugą właśnie w ten sposób – o ile następnie cząstki wirusa zostaną wtarte np. w oko albo błonę śluzową. Przed założeniem rękawiczek – zdezynfekuj dłonie. Po założeniu rękawiczek każdorazowo gdy będziesz dotykał dokumentu, na którym wirus może jeszcze siedzieć (max. 24-48 godzin) – dezynfekuj rękawiczki. Po co niszczyć sobie skórę.

Zużyte rękawiczki wrzuć do takiego kosza, z którego łatwo będzie osobom porządkowym przerzucić śmieci do większego kosza. Nie narażajmy tych, którzy dbają o higienę wokół nas. Fachowo by było mieć kosze na odpady medyczne, ale kto je w biurze ma – wystarczy moim zdaniem oddzielny kosz, z workiem, który łatwo się da wyjąć i który będzie nieco większy od kosza. Żeby nikt niczego nie musiał dotykać.

Wietrz często swój pokój. Na przykład raz na godzinę przez 5 minut. Wirus rozprowadza się aerozolowo, więc poruszenie powietrza rozbija cząsteczki wirusa. Jest ich wtedy w jednym miejscu za mało, żeby zaraziły. Tak przynajmniej zrozumiałam artykuły, które udało mi się w tym temacie przeczytać. Na świeżym powietrzu dużo trudniej jest się zakazić.

Ustaw sobie (i swoim ludziom) pracę tak, żeby korzystać z komunikacji miejskiej w godzinach pozaszczytowych.

Jeżeli jesteś kierownikiem zorganizuj dwa zespoły, które nie będą się spotykać – kiedy ktoś zachoruje i jeden zespół pójdzie na kwarantannę, drugi będzie mógł dalej pracować.

Być może warto też zorganizować pracę zmianową w taki sposób, aby ludzie się w ogóle nie spotykali. Ktoś kończy o 13:50, ktoś inny zaczyna o 14:10. Te 20 minut mogą być kluczowe dla przyszłego zachowania ciągłości funkcjonowania Twojej organizacji, bo opóźnią zachorowania i pozwolą uniknąć jednoczesnej kwarantanny całej sekcji.

Nie pozwalaj na pracę stacjonarną nikomu, kto ma objawy mogące być objawami koronawirusa. Im szybciej ta osoba pójdzie na samoizolację, tym mniejsze będą konsekwencje, gdy okaże się, że jest chora. Trzeba myśleć w kategoriach utrzymania funkcjonowania organizacji, a nie w kategoriach dzisiejszej realizacji planu tej jednej osoby.

Część osób woli pracować na miejscu. Dopytaj ich, czego potrzebują do sensowniejszej pracy zdalnej – czasami wystarczy drukarka z podajnikiem skanera, żeby praca poszła dwa razy szybciej. Czasami chodzi o wygodne krzesło – może dana osoba mogłaby wypożyczyć swój zwyczajowy fotel biurowy na czas pracy zdalnej? A może słuchawki wygłuszające, żeby dzieci nie przeszkadzały, czy też remont w mieszkaniu obok. Wiem, z dziećmi w domu nie jest łatwo pracować. Właściwie jest bardzo ciężko i podziwiam wszystkich, którzy muszą się z tym mierzyć.

Jeżeli masz wpływ na procedury w swoim miejscu pracy, a nie macie elektronicznego obiegu dokumentów, to pomyśl o ułatwieniu pewnych rzeczy: dokumenty można podpisać profilem zaufanym, w sensie każdy dokument można podpisać profilem zaufanym. Wystarczy go zuploadować na stronie ministerstwa cyfryzacji, zalogować się na swój profil zaufany, podpisać i potem wysłać ten dokument do odbiorcy. On sobie sprawdzi na stronie ministerstwa cyfryzacji, czy rzeczywiście został podpisany. Jest to trochę upierdliwe i czasochłonne, ale w niektórych sytuacjach może pomóc. Istnieje też oczywiście podpis kwalifikowany, ale nie każdy go ma (to takie coś, co się nosi np. na pendrive). Istotne jest też to, żeby odbiorca potrafił odebrać dokument podpisany elektronicznie. Tu potrzebna jest jeszcze spora edukacja.

My przyjęliśmy dla pewnych wewnętrznych procedur podejście, zgodnie z którym mail wysłany z adresu mailowego imiennego służbowego jest oświadczeniem woli danej osoby. To działa w ograniczonym stopniu przy dokumentach finansowych (szczególnie w przypadku finansów publicznych), ale już do wniosków urlopowych – czemu nie?

Wrócę jeszcze do reżimu sanitarnego. Badania pokazują, że im większy dystans, tym mniejsze szanse na zakażenie. Już od 1,5 metra wzwyż jest naprawdę nieźle (bodaj o 50% mniejsze szanse przy każdym dodatkowym metrze dystansu). Zadbaj o to, żeby się nie zbliżać do ludzi na odległość mniejszą niż 1,5 metra. To jest wykonalne nawet w miejscu pracy.

W pokoju socjalnym wytrzyj blat przed użyciem. Umyj ręce mydłem (jest to równoważnik dezynfekcji, wirus nie lubi mydła tak samo jak i nie lubi alkoholu, btw. alkohol co najmniej 60%).

A jeżeli boisz się choroby, to pamiętaj, żeby już teraz pić dużo wody. Nawodnienie jest kluczowe w zwalczaniu wirusa.

Wirus przenosi się łatwiej tam, gdzie ludzie mówią i gdzie śpiewają. Serio. Dlatego wesela i szkoły. A już transport publiczny dużo rzadziej. Kiedy jesteś w miejscu, gdzie jest nieco więcej ludzi, nie otwieraj ust i odsuwaj się od osób mówiących.

– Noś maseczkę. Zawsze, gdy są jakieś inne osoby blisko Ciebie.

Kiedy wysyła ludzi na kwarantannę, Sanepid prosi o listę osób, z którą się widziałaś przez ostatnie 7-10 dni, w odległości mniejszej niż 1,5 metra, i przez co najmniej 10 minut. Przyznam że myślałam, że krótkie spotkania są zatem w miarę bezpieczne. Nie są. Znam przypadek kogoś, kto się zaraził w trakcie rozmowy trwającej 3 minuty.

Dystans. Maseczki. Brak kontaktu.

Jeżeli organizujesz pracę ludzi, pomyśl już dzisiaj o tym, z czego będziesz rezygnował wraz z uszczuplaniem się zespołu. Jakie czynności są kluczowe dla działalności, a z jakich będziesz rezygnował. Planowanie kryzysu jest wbrew pozorom w dzisiejszych czasach bardzo potrzebne. Jak z 10 osób zostanie Ci 5, będziesz wiedział, na czym muszą się skupić, a co należy odpuścić.

 Nie organizuj cateringów. W czasie poczęstunku ludzie muszą zdjąć maseczkę. Ogranicz podawanie napojów. Kiedy chcą się napić, ludzie muszą zdjąć maseczkę. Wiem, że wspólne jedzenie i picie jest elementem naszej kultury biurowej, ale warto z tego póki co zrezygnować.

I już na koniec kilka bardziej ogólnych refleksji:

• Praca w dzisiejszych czasach, a w szczególności praca stacjonarna, to permanentne działanie w kryzysie. Ten kryzys powoduje napięcie i męczy dużo szybciej. Jeżeli możesz docenić zaangażowanie swoich pracowników, zrób to. Jeżeli możesz już dzisiaj odciążyć swoich pracowników (z raportów, sprawozdań, wyliczeń, itd), zrób to. Zaufaj tym, którym możesz zaufać i tak organizuj pracę, aby niezbędne czynności były wykonane.
• Jeżeli to możliwe, przygotuj procedury na wypadek stwierdzenia zachorowania. Co powinieneś Ty zrobić, jak chorujesz. Co w organizacji zrobicie w zależności od tego, kto zachorował. To jest taki moment, w którym ludzie panikują. Procedury pozwolą Wam odzyskać kontrolę sytuacji. Krok po kroku będziecie je realizować. Biurokracja nie jest fajna, nadmiar procedur też nie, ale w sytuacji kryzysowej one ratują rzeczywistość.
• I już na koniec, wybaczcie, że się powtórzę – noś maseczkę, unikaj ludzi, izoluj się od współpracowników, dezynfekuj powierzchnie, wietrz pomieszczenia i nie zbliżaj się do innych osób.

Jeszcze będzie dobrze. Jeszcze będzie pięknie. Obiecuję Ci.