Kamienie milowe postępowania administracyjnego: Zawiadomienia o wszczęciu postępowania

Każdy pracownik dziekanatu wie, z czym się wiąże wydanie decyzji administracyjnej w indywidualnej sprawie studenta. Pomijając całą procedurę przygotowania dokumentacji do skreślenia studenta mamy do przejścia cały proces postępowania administracyjnego (żółte karteczki) począwszy od jego wszczęcia na uprawomocnieniu się decyzji kończąc. Dlaczego musimy wysyłać zawiadomienia o wszczęciu postępowania przed skreśleniem studenta? Czy w każdym przypadku jest to konieczne? Czy jest możliwe uproszczenie tego postępowania? Próbując znaleźć odpowiedzi na te pytania, co mówią przepisy prawa.

Art. 108 ust. 3: Skreślenie z listy studentów następuje w drodze decyzji administracyjnej

Możemy dyskutować, że administracja uczelni to nie to samo co administracja publiczna, że przepisy k.p.a. w dużej mierze odnoszą się do tych drugich, a specyfika uczelni wymaga przyjęcia innych rozwiązań. Jednak w przypadku skreśleń studentów Ustawa prawo o szkolnictwie wyższym i nauce w art. 108 ust. 3 nakłada na organy uczelni obowiązek skreślenia studenta w drodze decyzji administracyjnej. To oznacza, że postępowanie w tych sprawach powinno toczyć się według przepisów k.p.a., co w konsekwencji wskazuje, że niedopuszczalne jest wszczęcie postępowania bez powiadomienia o tym strony (studenta), której służy prawo nie tylko do zapoznania się z aktami sprawy na samym końcu postępowania, lecz także do wypowiadania się co do wszystkich dowodów i zgłaszania własnych wniosków dowodowych (art. 10 i 61 k.p.a).

Art. 108 ust. 1 przesłanki obligatoryjne skreśleń studentów

Czy przebieg postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy uczelni w indywidualnych sprawach studentów musi spełniać tak surowe kryteria ? Odpowiadając na to pytanie trzeba pamiętać, że aby decyzja była dotknięta wadą uzasadniającą jej uchylenie, konieczne jest, aby ta wada była na tyle istotna, żeby miała wpływ na wynik postępowania. Zatem czy niewysłanie zawiadomienia o wszczęciu postępowania w sprawie skreślenia z listy studentów może mieć wpływ na wynik postępowania?

Rozpatrując przesłanki skreślenia określone w art. 108 ust. 1 pkt 3, na podstawie którego organ uczelni musi skreślić studenta w przypadku niezłożenia pracy dyplomowej trudno, w tym konkretnym przypadku, wskazywać na związek takiego zawiadomienia z ewentualną wadliwością decyzji o skreśleniu. Tego związku nie ma – nawet gdyby było ono prawidłowe (skutecznie doręczone pocztą), to nie będzie to miało wpływu na treść decyzji. Student w trakcie postępowania nie wniesie żadnych dowodów – praca dyplomowa nie została złożona.

Z kolei wysłanie zawiadomienia o wszczęciu postępowania z całą pewnością powinno nastąpić przed wydaniem decyzji o skreśleniu wynikającym z przesłanek określonych w art. 108 ust 1 pkt 1 (skreślenie z powodu niepodjęcia studiów), art. 108 ust. 1 pkt 4 (skreślenie z powodu ukarania karą dyscyplinarną wydalenia z uczelni). W przypadku rezygnacji ze studiów (art. 108 ust. 1 pkt 2) siłą rzeczy nie wysyłamy zawiadomień.

Art. 108 ust. 2 przesłanki fakultatywne skreśleń studentów

Jeżeli chodzi o przesłanki fakultatywne wymienione w art. 108 ust. 2 to tutaj student może mieć większe pole do obrony. W trakcie postępowania może np. przedłożyć zwolnienie lekarskie, uregulować płatności, czy złożyć wniosek o powtarzanie semestru bądź roku. Więc większy problem dotyczy właśnie tej sytuacji i tu jest najbardziej newralgiczny moment, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że najwięcej decyzji jest wydawanych w tym trybie.

Sformułowanie „może skreślić” oznacza, że podejmowane decyzje mają charakter uznaniowy tj. organ uczelni posiada swobodę działania i możliwości wyboru określonego sposobu załatwienia sprawy. Zatem brak zaliczenia semestru lub roku studiów niekoniecznie musi być podstawą do skreślenia z listy studentów, lecz może być przesłanką innego rozstrzygnięcia (np. warunkowego wpisu na kolejny semestr) przewidzianego regulaminem studiów.

Należy podkreślić, że sądowa kontrola tego rodzaju decyzji jest dość ograniczona. Sąd może tu jedynie badać, czy przy wydaniu decyzji nie było dowolności tj. czy organ rozstrzygający zebrał cały materiał dowodowy i dokonał wyboru określonego sposobu załatwienia sprawy po skrupulatnym rozpoznaniu wszystkich okoliczności sprawy. Okoliczność ta nakłada także na organ szczególny obowiązek wnikliwego uzasadnienia przesłanek, jakimi kierował się wybierając właśnie taki sposób załatwienia sprawy oraz pełnego i wyczerpującego przeprowadzenia postępowania dowodowego, a więc istotnym elementem będzie w tych przypadkach zawiadomienie studenta o toczącym się postępowaniu.

Zawiadamiać czy nie zawiadamiać?

Ustawowe przesłanki skreśleń, praw i obowiązków studenta doprecyzowują regulaminy studiów i organizacja roku akademickiego. Wszystkim studentom znane są terminy wnoszenia opłat, składania prac dyplomowych, czy zaliczenia roku. W indywidualnych przypadkach mogą bezpośrednio porozmawiać z dziekanem, czy też składać podania i wnioski. Z doświadczenia wiemy, że reakcje studentów na zawiadomienia o postanowieniu wszczęcia postępowania są marginalne i dotyczą głównie postępowań w sprawie skreśleń z powodu niewniesienia opłat. Niezaliczenie semestru bądź roku jest niezaprzeczalnym faktem i przy dobrze skonstruowanym regulaminie studiów skreślenie, mimo że uznaniowe, nie powinno budzić żadnych wątpliwości. Stosowanie k.p.a. może w takich sytuacjach prowadzić do kuriozalnych przypadków, kiedy zawiadamiamy studenta o groźbie skreślenia i wzywamy do wniesienia wyjaśnień, tymczasem jakie one by nie były, przesłanka do skreślenia pozostaje taka sama.

A więc czy prawidłowa decyzja wydana bez uprzedniego zawiadomienia studenta o wszczęciu postępowania będzie obarczona wadą skutkującą jej uchylenie? Moim zdaniem nie. Czy w przypadku błędnie wydanej decyzji student ma prawo do obrony? Z całą pewnością tak – prawo wniesienia odwołania, albo wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy a także możliwość zaskarżenia decyzji do sądu administracyjnego.

Mimo wielu dywagacji na ten temat nie możemy odejść od obowiązującego porządku prawnego – musimy respektować prawo strony postępowania administracyjnego (studenta) tj. prawo do zapoznania się z aktami sprawy, wypowiadania się co do wszystkich dowodów i zgłaszania własnych wniosków dowodowych. Warto jednak zastanowić się, czy zredukowanie nadmiernego formalizmu w procesie wysyłania zawiadomień o wszczęciu postępowania administracyjnego ograniczy te prawa? Czy zawiadomienie studenta mailem (na indywidualne konto mailowe przydzielone studentowi przez uczelnię) nie uprościłoby postępowania zarówno dla uczelni jak i dla studenta? Pozostaje problem – śledzenie terminów – wiele uczelni nie ma odpowiednich systemów informatycznych. Ale czy naprawdę w tych konkretnych przypadkach musimy to robić aż tak formalnie?

Rozumiem stosowanie k.p.a. w przypadku np. urzędu dzielnicy, który wysyła zawiadomienie do mieszkańca z zachowaniem wszelkich formalności. W końcu wielu mieszkańców mogło nigdy z tego urzędu nie korzystać, a sam urząd może nie dysponować danymi do kontaktu poza adresem zamieszkania. Tymczasem student podpisuje z uczelnią umowę (obecnie jest to fakultatywne), studiuje w niej przez kilka lat, a zatem ma z nią kontakt, ma zazwyczaj przypisaną w dziekanacie konkretną osobę, która zajmuje się jego sprawami, a nierzadko znany jest w tym miejscu z imienia i nazwiska. Co więcej, na wielu uczelniach student otrzymuje konto e-mail, z którego zobowiązany jest regularnie korzystać w kontaktach z uczelnią. Nie jest zatem anonimowym petentem, ale członkiem uczelnianej społeczności.

Zasady k.p.a. zostały stworzone m.in. po to, aby zapewnić stronie, której dotyczy postępowanie prawo do reakcji, a sama procedura jest rozłożona w czasie m.in. po to, aby jej tę reakcję umożliwić. Wydaje mi się, że w przypadku kontaktu studenta z uczelnią proces ten można by w wielu przypadkach skrócić:

• Inny jest charakter relacji – student jest członkiem społeczności, a nie anonimowym przedmiotem sprawy,
• Niektóre sprawy mają z góry ustalony wynik, nawet jeżeli student złożyłby stosowne wyjaśnienia,
• Na marginesie warto wspomnieć o skróceniu czasu procedowania, co miałoby nie tylko błogosławiony wpływ na organizację pracy w dziekanacie, ale również dla samych studentów. Zamiast czekać nawet i kilkanaście tygodni na sfinalizowanie procedury skreślenia z listy studentów, co niekiedy uniemożliwia wznowienie na kolejny semestr, mieliby możliwość szybszego powrotu na studia.

Współpraca: Katarzyna Górak-Sosnowska