Legitymacja studencka – czy dziekanaty nadal powinny żądać jej zwrotu?

W 2005 roku w przepisach prawnych dotyczących dokumentacji przebiegu studiów został określony obowiązek zwrotu legitymacji przez studenta. Przepisy Rozporządzenia MENiS z dnia 18.07.2005 r. (§ 4 ust. 6 i ust. 7) stanowiły o zachowaniu przez uczelnię szczególnych zasad bezpieczeństwa systemu wydawania i użytkowania legitymacji studenckich. Student miał prawo do posiadania legitymacji studenckiej do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów. W rozporządzeniu znajdował się też konkretny zapis, że student, który utracił prawo do posiadania legitymacji studenckiej był zobowiązany ją zwrócić uczelni.

Rozporządzeniem MNiSW z dnia 02.11.2006 r. (§ 5 ust. 2 i ust. 3) uchylono zapis dotyczący szczególnych zasad bezpieczeństwa wydawania i użytkowania legitymacji (chyba słusznie, bo o ile uczelnia ma wpływ na zasady wydawania, to na użytkowanie legitymacji przez studenta wpływu raczej nie miała). Pozostawiono zapis dotyczący prawa do posiadania legitymacji i jej zwrotu oraz dodano zapis dotyczący niezwłocznego powiadomienia uczelni o utracie lub zniszczeniu legitymacji.

Na podstawie tych przepisów student był zobowiązany do zwrotu legitymacji studenckiej, gdyż stanowiła ona dokument, którego student nie jest posiadaczem (w przeciwieństwie do indeksu, który stanowił własność studenta). Uczelnia żądała zatem zwrotu legitymacji lub oświadczenia o jej utracie lub zniszczeniu.

W kolejnych rozporządzeniach z dnia 14.09.2011 r. i z 16.09.2016 r. znajdował się dodatkowo zapis dotyczący prawa posiadania legitymacji przez absolwentów studiów I stopnia – do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów. Jednak w tych rozporządzeniach nie pojawił się już zapis dotyczący obowiązku zwrotu legitymacji.

Obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie studiów Rozporządzenie MNiSW z dnia 27.09.2018 r. (§ 21 ust. 3) sprawę legitymacji reguluje w nieco odmienny sposób:

Legitymacja studencka zachowuje ważność nie dłużej niż do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, zaś w przypadku absolwentów studiów I stopnia – do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów.

Powstaje zatem pytanie, czy uczelnia nadal powinna żądać zwrotu legitymacji? Czy ten obowiązek został zniesiony już przepisami z 2011 roku, skoro zniknął zapis dotyczący obowiązku zwrotu legitymacji? Wówczas wiele uczelni żądało ich zwrotu z uwagi na sformułowanie zawarte w rozporządzeniach „prawo do posiadania”, a także z uwagi na zapis dotyczący obowiązku informowania o utracie lub zniszczeniu legitymacji. W obecnie obowiązującym rozporządzeniu nie ma już mowy o prawie do posiadania, a jedynie o ważności legitymacji („legitymacja zachowuje ważność”).

W niektórych uczelniach zachowano wymóg zwrotu legitymacji, w innych zrezygnowano. Okazuje się, że biura prawne uczelni różnie interpretują przepisy dotyczące legitymacji, albo w ogóle nie interpretują pozostawiając sprawę samą sobie – a Ty się martw dziekanacie ?

I faktycznie – często martwimy się, nie tylko brakiem jednoznacznej interpretacji, ale także tym, że bardzo często nie mamy wpływu na zwrot legitymacji przez studenta. Wielu studentów przynosi oświadczenia, że dokument zaginął – wówczas mamy przynajmniej taki dokument, natomiast w przypadku rezygnacji ze studiów, czy skreślenia były student i tak zachowuje legitymację – nie wysyła jej wraz z rezygnacją, a i przecież warunkiem przyjęcia do wiadomości rezygnacji nie jest złożenie legitymacji.

Pytanie o konkretną interpretację przepisów dotyczących postępowania z legitymacją wysłaliśmy do MNiSW (wraz z wieloma innymi pytaniami, dotyczącymi wykazu akt w teczce studenta). Ciekawi nas odpowiedź, zwłaszcza że w żadnym rozporządzeniu nie ma mowy o tym, że zwrócona legitymacja powinna się znaleźć w teczce studenta – pojawia się zatem kolejne pytanie: co z nią robić, jak uda się nam ją odzyskać.

Ciąg dalszy nastąpi… zwłaszcza, że jest to część szerszego problemu związanego z zawartością akt studenta, który z kolei wiąże się z pracami nad e-teczką…