Networking dziekanatowy w ramach wymiany zagranicznej Erasmus+

Wyjazdy pracowników administracyjnych uczelni w ramach wymiany Erasmus wydają się być już standardem. Nie oznacza to jednak, że taki standard dotyczy pracowników administracyjnych pracujących w dziekanatach. Podczas wielu rozmów z pracownikami dziekanatów uczelni w Polsce przekonałam się, że niewielu z nas korzysta z możliwości, jaką daje nam taka wymiana.

Naszła mnie więc refleksja, aby podzielić się doświadczeniami, jakie zdobyłam ja i pracownicy mojego dziekanatu podczas takich wyjazdów. Przyznam, że zanim odważyliśmy się pierwszy raz wyjechać było wiele obaw, które później okazały się bezpodstawne. Ułatwiła nam to decyzja Rektora naszej Uczelni, który zgodził się na to, aby mogły wyjechać wspólnie dwie osoby, a nie jedna jak dotychczas. Korzystamy z dwóch form szkoleniowych w ramach programu Erasmus. Pierwsza to szkolenia Staff week, druga to wizyty szkoleniowe (studyjne) w uczelni. Mieliśmy okazję przekonać się, że w innych uczelniach pracują tacy sami ludzie jak my i choć rozmawiamy w innych językach możemy znaleźć wiele płaszczyzn do wymiany doświadczeń i nawiązania nowych kontaktów zawodowych. Co ważne, wyjazdy w ramach programu Erasmus są dobrą okazją do sprawdzenia i doskonalenia własnych kompetencji oraz inspiracją do wprowadzenia zmian i usprawnień we własnym dziekanacie. Co roku ruszamy więc w świat, aby dowiedzieć się jak to działa w innych uczelniach.

W ramach wizyt studyjnych odwiedziliśmy kilka uczelni. Za każdym razem wracaliśmy z nowymi doświadczeniami. Aby Was zachęcić i pokazać, że „nie taki diabeł straszny”, przedstawiam krótkie streszczenia z dwóch przykładowych wizyt z Amsterdamskiego Uniwersytetu Nauk Stosowanych oraz Uniwersytetu Ekonomicznego w Pradze (VŠE).

Amsterdam University of Applied Sciences – to uczelnia publiczna, w której studia odbywa około 50 tys. studentów. W uczelni spotkaliśmy się z życzliwymi ludźmi, którzy pokazali nam kampus, zwiedziliśmy sale wykładowe, bibliotekę, miejsca do pracy dla studentów i wykładowców, miejsca do relaksu, wypoczynku i spożywania posiłków. Biblioteka z komputerami i wygodnymi sofami, niewiele regałów z pozycjami książkowymi, większość pozycji jest dostępnych w wersji elektronicznej. Wszystko zrobiło na nas bardzo duże wrażenie. Później przeszliśmy do meritum – odwiedziliśmy poszczególne biura, gdzie zapoznaliśmy się z organizacją pracy w zakresie obsługi studentów i wykładowców, wymieniliśmy się doświadczeniami w zakresie organizacji studiów. Pracownicy uczelni podzielili się z nami informacjami, chętnie i cierpliwie odpowiadali na nasze pytania, których było całe mnóstwo. Z życzliwością i dumą pokazali nam swój nowoczesny system informatyczny do planowania zajęć i obsługi toku studiów oraz System Informowania Studentów (SIS).

Gdy szukaliśmy dziekanatu, okazało się, że w uczelni go nie ma! Cała bieżąca obsługa studenta odbywa się on-line. Jeśli student potrzebuje uzyskać dodatkowe informacje, obsługiwany jest w recepcji (dwóch pracowników przy ladzie). Tam studenci uzyskują bieżące informacje, a w niestandardowych przypadkach, umawiani są na spotkania i konsultacje. Bardzo wyraźnie widać, że biura zajmujące się obsługą procesu dydaktycznego ściśle ze sobą współpracują. Na szczególną uwagę zasługuje informatyzacja uczelni – wszystkie informacje znajdują się w bazie, na wspólnych platformach, jest bardzo duża wymiana informacji wśród pracowników (wszyscy są zorientowani w podejmowanych działaniach). Pracownicy administracyjni mają elastyczny czas pracy. Na uczelni funkcjonuje biuro zrzeszające pracowników i studentów we wszystkich aspektach swojej pracy i edukacji. Jest to personel konsultacyjny, który pracując w ramach różnych specjalizacji jest na bieżąco w sprawach bieżących na uczelni. Uczelnia zorganizowała nam także spotkanie z przedstawicielami studentów i studentów międzynarodowych. Rozmawiałyśmy o możliwościach wykorzystania mediów społecznościowych w wymianie informacji między uczelnią a studentami oraz o wykorzystaniu mediów do promowania uczelni przez studentów. Wracamy z dużym bagażem pozytywnej energii, nowymi doświadczeniami i z otwartymi głowami na zmiany.

Uniwersytet Ekonomiczny w Pradze (VŠE) – to największa publiczna uczelnia ekonomiczna w Czechach, gdzie studiuje ponad 15 tys. studentów, a liczba kandydatów znacznie przekracza liczbę miejsc w Uczelni. Zajęcia prowadzi około 700 wykładowców. Pracownicy Uniwersytetu od początku wizyty otoczyli nas opieką i szczerą chęcią wymiany doświadczeń. Tu także zwiedziliśmy kampus, zapoznaliśmy się z działalnością i strukturą organizacyjną uczelni, organizacją pracy komórki dydaktycznej oraz zakresem obowiązków pracowników zajmujących się obsługą studenta i wykładowcy. Tu, podobnie jak w Amsterdamie, nie ma typowego dziekanatu, ale już nas to nie dziwi – mamy doświadczenia z innych wyjazdów J. Pracownicy wykonujący różne czynności w naszych polskich dziekanatach, w realiach VŠE, wykonują podobne czynności w różnych biurach, a bezpośrednią obsługą studenta zajmują się dwie osoby. Bieżąca obsługa studenta odbywa się on-line poprzez nowoczesny zintegrowany system informacji o studiach (InSIS). System ten ma publiczny serwer dokumentów i służy do przechowywania dokumentów dostępnych dla wszystkich użytkowników InSIS, w tym niezarejestrowanych. Do administrowania tym serwerem używane są wspólne narzędzia serwera dokumentów w administracji osobistej.

Uczelnia ma wiele innych rozwiązań informatycznych – ciekawe rozwiązania do przeprowadzania i sprawdzania egzaminów, podań elektronicznych oraz informowania studentów. Zarówno egzaminy, jak i test kwalifikujący dla kandydatów są sprawdzane poprzez specjalny skaner, który w bardzo szybki sposób analizuje każdy formularz odpowiedzi, od razu wprowadzając wyniki do systemu. Uczelnia ma także bardzo ciekawe i przejrzyste rozwiązania systemowe do podań elektronicznych. Ciekawe są również rozwiązania i udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. Mieliśmy możliwość zapoznania się, w jaki sposób przygotowywane są materiały na zajęcia dla osób niewidomych – książki i materiały na zajęcia są przetwarzane i drukowane w języku Braille’a. Kolejnym interesującym rozwiązaniem w Uczelni są urządzenia pomagające osobom niewidomym przemieszczanie się po kampusie. Uczelnia posiada także laptopy dla osób niewidomych, a każda sala wykładowa jest przystosowana dla studentów na wózkach inwalidzkich.

Podczas wizyty w Biurze Wymiany Międzynarodowej widziałyśmy duże kartki z kolorowymi flamastrami przyklejone na ścianie. Na kartkach napis „Wyraź swoje emocje” – tam studenci zagraniczni wpisywali krótkie zdania dotyczące ich pobytu w Uczelni. Bardzo nam się to spodobało i zaraz po powrocie, podczas naszej graduacji, wykorzystaliśmy ten pomysł dzięki temu mamy na ścianie plakat z pięknymi wpisami od naszych absolwentów. Po raz kolejny wracamy z nowymi pomysłami, zmotywowani i otwarci na zmiany.

Nie sposób opisać wszystkie doświadczenia, jakie zdobyliśmy podczas naszych wyjazdów i nie to jest moim głównym celem. Poprzez ten krótki opis chciałabym zainspirować pracowników dziekanatów do takich wyjazdów. Dlaczego? Za każdym razem wracaliśmy do Polski pod dużym wrażeniem. Nabraliśmy większej pewności siebie, a zdobyte doświadczenia pozwoliły nam spojrzeć na obsługę studenta i organizację swojej pracy z innej perspektywy. Nabraliśmy przekonania że należy dążyć do zmian i nie boimy się już zmian wprowadzanych przez nasze władze, bo wiemy na czym to polega i w jakim kierunku należy zmierzać. Uzyskane informacje zainspirowały nas do zgłaszania i wprowadzenia usprawnień. Nawet jeśli niewielkich to jednak dla nas ważnych, jak to mówią step by step. Wyjeżdżajcie bo warto!