Nie taki dziekanat straszny jak go malują

Wszyscy, którzy studiują, bądź studiowali, zgodzą się, że dziekanat, to miejsce, które niewątpliwie zapada w pamięć. Niestety, nie zawsze dobrze. Od czego zależy dobre lub złe postrzeganie dziekanatu? Czy pracę w dziekanacie można zorganizować inaczej, efektywniej, lepiej? Dlaczego praca dziekanatu częściej kojarzona jest z kawą i ciastkiem, niż z ogromem zadań i odpowiedzialnością, jaka spoczywa na pracownikach? Jaka jest w ogóle rola dziekanatu na wyższej uczelni?

Na te (i nie tylko te) pytania dotyczące pracy dziekanatów, postanowiono znaleźć odpowiedź w książce pt. „Dziekanaty na wyższych uczelniach. Funkcjonowanie, wyzwania, dobre praktyki”, wydanej wiosną 2018 roku nakładem Oficyny Wydawniczej SGH. Okazuje się, że jest to pierwsza tego typu publikacja na rynku, gdyż dziekanaty, mimo szerokiego zakresu swoich prac, nie są atrakcyjne badawczo (a zdecydowanie mogłyby być). Autorzy publikacji, to pracownicy Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie: prof. SGH Katarzyna Górak-Sosnowska, prof. SGH Jakub Brdulak, dr Michał Matusewicz oraz mgr Irena Santor (co istotne, pracownica dziekanatu). Dlaczego postanowili zająć się taką tematyką? Dlatego, że wszyscy w jakimś stopniu związani są z administracją uczelnianą, dzięki czemu znają specyfikę pracy dziekanatu oraz granice  jego efektywności.

Co zatem postanowił zbadać zespół z SGH? Po pierwsze, jak można zdefiniować efektywność pracy w dziekanacie. Po drugie, jaka jest specyfika pracy dziekanatu w kontekście struktury uczelnianej. Po trzecie, czy sposób zarządzania dziekanatem ma znaczenie, zwłaszcza w perspektywie organizacji roku akademickiego. Czwartym celem był przegląd ocen pracy dziekanatów, a celem ostatnim – z mojej perspektywy, jednym z ważniejszych, bo mającym duże znaczenie praktyczne, było „stworzenie mechanizmu umożliwiającego transfer wiedzy pomiędzy dziekanatami w celu zwiększenia efektywności ich działania” [s. 16]. Autorzy szukając odpowiedzi na tak sformułowane problemy badawcze korzystali z dostępnej polskiej i zagranicznej literatury (z zakresu jakości kształcenia czy zarządzania), przeanalizowali dane źródłowe (ankiety i raporty ewaluacyjne uczelni) oraz oparli się na wynikach badań własnych w postaci wywiadów pogłębionych z kierownikami dziekanatów przeprowadzonych w 31 dziekanatach 15 uczelni.

Czy udało się te cele osiągnąć? Niewątpliwie tak! A nawet i to jeszcze jak! Ale po kolei: książka, poza Wstępem i Zakończeniem, składa się z 10 rozdziałów, które dzielą się na trzy zasadnicze części: część teoretyczno-metodologiczną (rozdziały 1-5), część empiryczną (rozdziały 6-8) oraz część „praktyczną” (rozdziały 9-10). Niewątpliwie książka układa się w logiczną całość, prowadząc czytelnika od teorii, poprzez empirię ku proponowanym rozwiązaniom praktycznym.

W części pierwszej możemy przeczytać dlaczego i jak warto badać dziekanaty. Świetny jest (z mojej perspektywy) rozdział dotyczący zarządzania dziekanatami (jak bardzo brakuje tego typu literatury na rynku!), z którego czytelnik dowiaduje się jakie wyzwania stoją przed kierownikami dziekanatów i w jaki sposób można dziekanatami zarządzać. Rozdział ten rekomenduję jako obowiązkowy wszystkim kierownikom – nie tylko dziekanatów, ale i działów, zespołów, czy innych komórek administracyjnych uczelni. Wśród prezentowanych koncepcji dotyczących zarządzana zasobami ludzkimi, dwie są mi szczególnie bliskie: zarządzanie turkusowe oraz lean management. W obu przypadkach najogólniej chodzi o podmiotowe podejście do pracownika, oddolną organizacją pracy i samodoskonalenie. Czy można w taki sposób zarządzać dziekanatem? Czytelnik sam będzie mógł wyrobić sobie zdanie po lekturze tego rozdziału i podanej literatury źródłowej.  Interesująco przedstawia się też analiza pojęcia efektywności w kontekście pracy dziekanatu. Autorzy opierając się na wynikach badań, przekonują, że efektywność istotnie wpływa na jakość kształcenia, zwłaszcza w wymiarze obsługi studenta. Zakładając, że student jest klientem, uczelnia jest miejscem świadczącym usługi edukacyjne, co oznacza, że na pierwszej linii w kontakcie z owym „klientem” mamy dziekanat, jako swoisty front office. Autorzy podkreślają ponadto, że niezależnie od koncepcji, student jest jednocześnie klientem oraz produktem uczelni, stąd dbałość o usługi edukacyjne (w tym o pracę dziekanatu) jest podwójnie ważna. To szczegółowe opisanie roli studenta i jego relacji z uczelnią jest istotne właśnie w kontekście oceny jakości obsługi procesu kształcenia, czyli również oceny dziekanatów, bezpośrednio w ten proces zaangażowanych. Dobrze by było uzmysłowić sobie wagę oceny pracowników administracyjnych, nie jako narzędzia karania czy nawet nagradzania (z tym chyba najczęściej kojarzona jest ocena), ale jako sposób na poprawę jakości kształcenia. Na wielu uczelniach wprowadzono systemy ewaluacji pracowników administracji, na innych administrację nadal zupełnie się pomija. Czy słusznie? W kontekście przytoczonych tu badań, to błąd, jaki popełniają uczelnie ignorując tak ważny czynnik wpływający na jakość świadczonych przez nie usług. A jak wyglądają oceny dziekanatów, jeżeli już są? Tego również możemy dowiedzieć się z tej publikacji. Okazuje się, że łatwiej znaleźć kwestionariusze ankiet niż ich opracowania. Z tych, które są wynika, że najsłabiej oceniana jest dostępność dziekanatu dla studentów (godziny pracy!). Ale czy opierając się na wynikach ankiet ewaluacyjnych można ulepszyć pracę dziekanatu? Czy rzeczywiście badania ewaluacyjne mają walor naprawczy? Jeżeli idą za nimi rozwiązania systemowe, to tak, jeżeli tylko wiąże się to z dyscyplinowaniem ocenianego pracownika, to jest to, w mojej ocenie, poprawa pozorna. Ostatni rozdział części pierwszej dotyczący umiejscowienia dziekanatu w strukturze uczelni, to niezwykle ciekawa lektura. To również pierwsza odsłona badań własnych zespołu z SGH. Okazuje się, że mimo, iż „jaki jest dziekanat, każdy wie”, to jednak nie do końca tak jest. Autorom książki, udało się wyodrębnić trzy modele dziekanatów: wydziałowy, dziekanatowy i mieszany. Mogę potwierdzić, jako pracownik dziekanatu wydziałowego, że zakres jego obowiązków jest ogromny. Ba, nawet mogę zaryzykować stwierdzenie, że w takim dziekanacie obsługa studentów schodzi na dalszy plan, ponieważ, w tym modelu, bardzo ważną rolę odgrywa obsługa pracowników naukowych w aspekcie ich zatrudniania, pensum dydaktycznego czy procedur awansowych. W takim dziekanacie prowadzi się również obsługę grantów badawczych, zawiera umowy cywilno-prawne, rozlicza dokumenty finansowe, obsługuje się rady wydziału, organizuje imprezy wydziałowe, zajmuje się promocją i wieloma innymi obowiązkami, które pojawiają się na bieżąco, bo „ktoś je musi zrobić”. W mojej opinii, wprowadzana Ustawa 2.0 (uczelnie badawcze), jeszcze bardziej może zmarginalizować rolę studentów, kierując ten typ dziekanatu mocno w stronę obsługi pracowników naukowych. Tylko czy to będzie jeszcze dziekanat? Ten przydługi komentarz, niech będzie zachętą do przeczytania tego rozdziału pod kątem identyfikacji z „własnym” dziekanatem. Każdy z zaproponowanych modeli ma swoje blaski i cienie. Czy któryś jest na tyle dobry, że warto go zarekomendować? To już pozostawiam do oceny czytelnikom – ja swój typ mam.

Kolejne trzy rozdziały składają się na drugą, empiryczną część książki. Zostały tu zaprezentowane autorskie wyniki badań przedstawiające m. in. miejsce i postrzeganie dziekanatu w danej uczelni oraz w jaki sposób jest on zarządzany. Jednakże najważniejszą wartością tej części publikacji jest analiza funkcjonowania polskich dziekanatów, przegląd ich zakresów zadań, czy sposobów zwiększania efektywności pracy. Otóż okazuje się, że zadania i procesy w dziekanatach są bardzo różne – od liczby studentów przypadających na jednego pracownika w dziekanacie (od niespełna 150 do prawie 800 – szczegółowy wykaz w załączonej do książki tabeli), po organizację pracy, czy procesy związane z obsługą toku studiów. To bardzo ciekawa część książki, pozwalająca na przyjrzenie się pracy dziekanatów od środka. W tym miejscu możemy również poznać nieformalny obraz dziekanatu. Ciekawe jest spostrzeżenie, że w tej samej uczelni, jeden dziekanat pracuje lepiej, inny gorzej, mimo równie dobrze wykwalifikowanych pracowników. Jeżeli dziekanat postrzegany jest źle, to jest to niewątpliwie skorelowane z niską efektywnością pracy. Autorzy pytając dlaczego tak jest, znajdują różne odpowiedzi, od postawy samego pracownika dziekanatu (prawda jest taka, że uczelnie publiczne mają duży problem z mało efektywnym pracownikiem), po postawę kierownika, dziekana czy innych przełożonych w pionie administracyjnym. Praca w dziekanacie nie należy do łatwych, a przy okazji jest „sezonowa”. Kulminacja zadań, przypadająca zawsze na przełomach semestru, a zwłaszcza roku, stanowi nie lada zagwozdkę z punktu widzenia organizacji pracy i zarządzania zasobami ludzkimi. To powszechny problem kierowników dziekanatu i jak wynika z lektury książki, rozwiązywany jest mniej lub bardziej metodą „prób i błędów”. Część empiryczna książki, poza szukaniem rozwiązań optymalnej organizacji pracy w trudnych momentach, pokazuje niezwykły poziom zaangażowania pracowników dziekanatów. To bardzo motywuje i pozytywnie nastraja. Może jedyne zastrzeżenie jest tu takie, że wywiady były zbierane w dziekanatach, które wyraziły na takie badanie zgodę, co może nieco skrzywiać wyniki właśnie w zakresie zaangażowania czy motywacji do pracy (to raczej typowy problem badań jakościowych). Wszak osoby sfrustrowane, niezadowolone, wypalone zawodowo, raczej nie zgodzą się na badanie, uznając je za niepotrzebne… fanaberie. Jestem przekonana, że ta część książki będzie nie tylko doskonałym materiałem porównawczym dla czytelnika-pracownika dziekanatu, ale i wskazówką do nowych rozwiązań, swoistą bazą wiedzy. Czytelnikowi spoza dziekanatu natomiast być może uzmysłowi na czym rzeczywiście praca w dziekanacie polega i kto wie, może przyczyni się do odczarowania dziekanatowego wizerunku? Bo okazuje się, że wcale nie taki dziekanat straszny, jak go (medialnie) malują…

Ostatnie dwa rozdziały (9 i 10), to niezwykły efekt wprowadzenia w praktykę postulatów zgłaszanych przez środowisko pracowników badanych dziekanatów. Otóż w grudniu 2017 roku Szkoła Główna Handlowa zorganizowała I Ogólnopolskie Forum Dziekanatów jako odpowiedź na potrzeby pracowników, chcących się spotkać i wymienić doświadczeniami. W rozdziałach tych znajduje się opis organizacji tego przedsięwzięcia oraz analiza plusów i minusów pracy w dziekanacie zebranych w krótkiej ankiecie wśród uczestników Forum. Z badania tego szczęśliwie wynika, że plusów jest znacznie więcej, chociaż, należy wziąć pod uwagę chyba fakt, że na Forum przyjechali jednak pracownicy z uczelni, które wyraziły zgodę na  uczestnictwo ich przedstawicieli w spotkaniu. Czy pracownicy, którzy wzięli udział w Forum, to grupa reprezentatywna dla wszystkich pracowników dziekanatów? Pewnie nie, ale czy reprezentatywna dla pracowników dziekanatów, chcących tworzyć wspólnotę praktyków? Zdecydowanie tak!

Podsumowując, z książki możemy dowiedzieć się, że dziekanat, mimo iż pełni w uczelni tylko rolę pomocniczą, to często jest prawdziwym centrum wydziałowego życia (można by dodać, że dla osób, których uczelniana ścieżka kariery jest „niestandardowa” dziekanat, to nawet swoisty „punkt ratunkowy” – ile to na koncie „pani z dziekanatu” jest „uratowanych” przyszłych absolwentów, tego nikt nie zliczy). Zespół z SGH odniósł się do wszystkich postawionych sobie problemów badawczych, pozostawiając kilka otwartych kwestii, co być może przyczyni się do zainteresowania dziekanatem jako obszarem badawczym. Jednakże, w moim przekonaniu, najważniejszy jest wymiar praktyczny przedstawianej publikacji, polegający na stworzeniu wspólnoty praktyków, by w efekcie podnieść jakość pracy w dziekanacie i zwiększyć satysfakcję wszystkich uczestników dziekanatowych działań. Autorzy książki konsekwentnie ten cel realizują, podkreślając, że mimo, iż uczelnie konkurują ze sobą na różnych polach, to w aspekcie poszukiwania usprawnień administracyjnych powinny się wspierać. I kto wie, być może, te intensywne działania zmierzające w kierunku promowania dobrych praktyk (jak Seminarium praktyczne w czerwcu 2018, zbliżające się kolejne Forum, czy powstanie Stowarzyszenia „Forum Dziekanatów”) zostaną opisane w drugiej części książki (np. Dziekanaty – przykład wspólnoty praktyków)?

Jako pracownik dziekanatu bardzo się cieszę, że książka o dziekanatach jest. W mojej opinii to ważna i bardzo potrzebna publikacja, która, mam taką nadzieję, upodmiotowi pracowników administracji. Prezentowaną publikację należy polecić wszystkim zainteresowanym problematyką funkcjonowania dziekanatów (tak jak proponuje prof. PG Krzysztof Leja – zwłaszcza władzom dziekańskim i kierownikom dziekanatów), ja dodatkowo rekomenduję ją również kadrze zarządzającej uczelnianą administracją oraz pozostałym pracownikom jednostek administracji uczelnianej, ponieważ mam wrażenie, że w tych właśnie miejscach praca dziekanatów jest najmniej… znana. Oczywiście wszyscy pracownicy dziekanatu powinni ją przeczytać tym bardziej. Książka Dziekanaty na wyższych uczelniach powinna być absolutnym must have w każdym dziekanacie!