Nowy POL-on, czyli wyścig z czasem

Od kilku miesięcy najważniejszym tematem dyskusji wśród pracowników uczelni jest Ustawa 2.0 i kolejne propozycje aktów wykonawczych. O ile pierwsze emocje związane z ustawą już opadły i trwają prace nad dostosowaniem wewnętrznych regulacji, to propozycja rozporządzenia w sprawie danych przetwarzanych w systemie POL-on budzi wielki niepokój wśród pracowników administracyjnych.

Na mocy obowiązującego jeszcze Rozporządzenia MNiSW z dnia 25 września 2014 roku w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i doktorantów, dane do systemu POL-on raportowane były dwa razy w roku:

• do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada oraz
• do dnia 15 marca według stanu na dzień 1 marca.

Zakres raportowanych danych dotyczących studentów nie był bardzo rozbudowany, jednak problemem był czas potrzebny na weryfikację statusu studenta. Ten status (wpisany na semestr, skreślony, w procedurze skreślenia) jest podstawowym elementem raportowanych danych. Na tej podstawie, między innymi, rozdzielana jest dotacja ministerialna, więc poprawność i rzetelność danych jest niezbędna.  Data uprawomocnienia skreślenia jest w tym przypadku niezmiernie istotna, a każdy pracownik dziekanatu wie, jak bywa w terminowością powrotu słynnych żółtych karteczek. Oczywiście systemy informatyczne służące do obsługi uczelni wspomagają proces tworzenia tych baz danych, jednak bywa, że przy ich transferze pojawiają się błędy. Część z nich wynika z nieprawidłowego wprowadzenia danych przez pracowników uczelni, część z niewłaściwego wpisywania swoich danych przez kandydatów już na etapie rekrutacji (np. spacja przed imieniem lub nazwiskiem), a czasami po prostu, system informatyczny nieprawidłowo zaciąga dane, mimo stosowanych reguł walidacyjnych. Na dużych uczelniach liczba błędów przy przesyłaniu danych przekraczała tysiące rekordów, które eliminowane były w kolejnych iteracjach. Jednak każdy to miał styczność z taką operacją wie, ile przy tym jest pracy i nerwów. Często weryfikacja występujących błędów robiona jest ręcznie, porównuje się listy studentów otrzymanych z dziekanatów z listami wygenerowanymi z systemu POL-on i tak krok po kroku  – czy raczej student po studencie – wykrywa się błędy.

Tymczasem z końcem sierpnia został opublikowany nowy projekt rozporządzenia w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on. Pozornie projekt jest nieduży – liczy tylko 28 stron i zawiera informacje w jakich terminach i jakie dane studentów, doktorantów, pracowników etatowych i spoza uczelni należy wprowadzać. I tu nastąpiła niemiła niespodzianka – ustawodawca, choć tylko nieznacznie rozszerzył zakres informacji, to wprowadził zupełnie nowy terminarz raportowania danych. I tak rozporządzenie zobowiązuje rektora do:

• wprowadzenia danych do wykazu studentów w terminie 14 dni od dnia przyjęcia studenta na studia,
• aktualizacji danych w wykazie studentów dotyczących uzyskanych punktów ECTS w terminie 30 dni od zakończenia semestru studiów,
• aktualizacji pozostałych danych studentów w terminie 14 dni od dnia uzyskania takiej informacji (w tym informacje o uzyskanych przez studenta punktów ECTS po zaliczeniu kolejnych semestrów, czy otrzymanych świadczeniach socjalnych),
• oznaczenia danych w wykazie studentów jako archiwalne w terminie 14 dni od dnia ukończenia studiów przez studenta bądź jego skreślenia,
• wprowadzenia i aktualizacji danych dotyczących pracowników, również w zakresie liczby godzin zajęć dydaktycznych planowanych do realizacji w danym roku akademickim na poszczególnych kierunkach oraz prowadzonych poza uczelnią, w terminie 14 dni od zatrudniania lub wystąpienia zmiany,
• wprowadzenia i aktualizacji danych (w tym publikacji i innych osiągnięć) do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora w ciągu 14 dni od dnia przyjęcia doktoranta do szkoły doktorskiej lub od dnia wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora.

To oczywiście tylko niektóre pozycje z długiej listy danych do raportu. Jak widać terminy w każdym przypadku są zatrważająco krótkie. Dodatkowo nie ma jasnych wytycznych, w jaki sposób zbierać informacje dotyczące zajęć dydaktycznych prowadzonych poza uczelnią macierzystą, a także w jaki sposób egzekwować od nauczycieli akademickich terminowość przekazywania informacji przy dokonywanych zamianach czy zastępstwach w prowadzeniu poszczególnych zajęć. Już teraz zwolnienia lekarskie wysyłane są bezpośrednio do działu kadr, więc osoby zajmujące się planowaniem dydaktyki dowiadują się o nieobecności i wynikających z tego zmianach w planach zajęć z dużym opóźnieniem. A od przyszłego roku takie roszady w zajęciach trzeba będzie zgłaszać do POL-onu w ciągu 14 dni.

Obowiązek wprowadzania tych wszystkich danych spadnie przede wszystkim na pracowników administracyjnych, zarówno dziekanatów jak i obsługujących kadrę naukowo-dydaktyczną. Biorąc pod uwagę natłok prac w gorących okresach obron oraz rozpoczęcia roku akademickiego, wydaje się, że dotrzymanie terminów jest nierealne, nie mówiąc już o rzetelności danych. Trudno wierzyć, że na uczelniach znajdą się dodatkowe etaty dla pracowników, którzy takimi raportami mieliby się zajmować, bo przecież ciągle mówi się o zbytnim rozroście kadry administracyjnej. Na domiar złego uczelnie straszy się karami pieniężnymi: art. 431 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce informuje, że minister może nałożyć na uczelnię karę wysokości 50 tys. złotych za niewprowadzenie do Systemu POL-on danych, a także w przypadku ich nieaktualizowania. Rodzi się pytanie: Czy ustawodawcy zależy na otrzymaniu rzetelnych danych czy tylko na ich szybkim wprowadzaniu – z praktyki dziekanatowego życia wiemy, że te dwa atrybuty są niezwykle trudne do pogodzenia.