Okrągły Stół e-Dyplomowy – rozmawiamy o dyplomach elektronicznych

Wielkimi krokami zbliżamy się do wprowadzenia do obiegu prawnego dyplomów elektronicznych. O ile nikt nie podważa zasadności cyfryzacji, o tyle sposób wdrożenia tego rozwiązania jest dość niejednoznaczny. Z tego powodu, we współpracy z Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji, zorganizowaliśmy 19 września spotkanie branżowe w formule Okrągłego Stołu e-Dyplomowego, w którym wzięło udział około 30 przedstawicieli uczelni (KRASP, PP, SGH, UEW, UML, USWPS), ekspertów IT (OPI, COI, NASK, MUCI, Ministerstwo Cyfryzacji, OPI), organizacji branżowych (FRSE, FAA, IBE), resortów (MNiSW – DIR) oraz instytucji rynku pracy (Konfederacja Lewiatan). Spotkanie miało na celu omówienie kluczowych zagadnień i wyzwań związanych z wdrażaniem elektronicznych dyplomów w polskim systemie szkolnictwa wyższego oraz wypracowanie rekomendacji dla dalszych prac nad cyfryzacją tego obszaru. Siedziba FRSE - organizacji zarządzającej m.in. programem Erasmus+, który znany jest m.in. z Erasmus Without Paper, stała się naturalnym miejscem dla naszych obrad; i niezwykle przyjaznym – dzięki gościnności dyr. Katarzyny Aleksy i jej Zespołu.

Co już mamy i do czego dążymy

Rozmowy rozpoczęliśmy od prezentacji rozwiązań, które już są stosowane, albo wdrażanie – Łukasz Błaszczyk (OPI) przedstawił założenia projektu krajowego eDyplomy, Joanna Dynek-Jóźwik (FRSE) omówiła rozwiązania Komisji Europejskiej w zakresie digitalizacji akt osobowych studenta, a następnie duet Andrzej Langer (SGH) i Waldemar Bar (NASK) – projekt DC4EU (Digital Credentials for Europe), podkreślając zgodność techniczną polskich rozwiązań z EIDAS i zaznaczając jednocześnie, że ich pełna implementacja wymaga dalszych prac legislacyjnych. Dodatkowo, dyr. Katarzyna Zajkowska (Ministerstwo Cyfryzacji) omówiła proces integracji e-dyplomów z aplikacją mObywatel. 

Integracja e-dyplomów z mObywatelem wskazuje, że e-dyplomy są elementem swoistego ekosystemu cyfrowego – powinny zatem jak najlepiej współgrać z innymi jego elementami. Jednocześnie, powinny one służyć szerokiemu otoczeniu w przestrzeni krajowej i międzynarodowej, a w szczególności trzem grupom interesariuszy: uczelniom, kandydatom/absolwentom oraz pracodawcom. Perspektywy te przedstawili: Marta Komor (FAA/USWPS) oraz dyr. Małgorzata Lelińska ze Sławomirem Szymczykiem (Konfederacja Lewiatan). Z perspektywy uczelni istotne jest, aby system był przejrzysty, szybki, zintegrowany i łatwy w obsłudze, pozbawiony nadmiernych komplikacji oraz wydłużonych terminów oczekiwania. Z perspektywy pracodawców kluczowe jest przyspieszenie procesu rekrutacji, możliwość weryfikacji autentyczności i wiarygodności przedstawianych przez kandydatów do pracy dokumentów, ograniczenie ryzyka fałszerstw (szczególnie w zawodach regulowanych), a także dostęp do dodatkowych informacji o kwalifikacjach (np. poprzez mikropoświadczenia). Wskazano również potrzebę stworzenia jednego, centralnego miejsca umożliwiającego skrócony dostęp do danych oraz uproszczenia uprawnień do ich udostępniania, przy jednoczesnej dbałości o bezpieczeństwo danych i zachowanie prywatności.

W jakich szczegółach tkwi diabeł

O ile pod kątem informatycznym jesteśmy dość dobrze przygotowani i mamy rozwiązania, na których możemy się opierać, o tyle pod względem prawnym sytuacja jest nieco bardziej złożona, co w sposób zgrabny i konkretny omówiła Aleksandra Matukin-Szumlińska (FAA). Trzy najpoważniejsze wiązki wyzwań dotyczą: 

1. Czasu wdrożenia (w obecnym stanie prawnym powinniśmy zacząć wydawać e-dyplomy 1 stycznia 2026 r., a nawet jeżeli ta data zostanie przesunięta, pozostaje kwestia dostosowania legislacji do istnienia dyplomów elektronicznych, bo np. Rozporządzenie w sprawie studiów w ogóle ich „nie widzi”).
2. Wielości „bytów dyplomowych” – na spotkaniu doliczyliśmy się czterech: e-dyplom + suplement (oryginał), dyplom papierowy z suplementem (też oryginał, ale inny), wydruk e-dyplomu i suplementu (i co to jest?), oraz dyplom w mObywatelu (+konia z rzędem, kto umieści suplement w formie łatwo odczytywanej na smartfonie). 
3. Z „bytami dyplomowymi” nieodzownie łączy się kwestia wzorów dyplomów. Obecnie wzory dyplomów są dokumentami publicznymi drugiej kategorii zatwierdzanymi przez MSWiA, a każda uczelnia ma swoją autonomiczną dowolność w zakresie tego, jak te dyplomy wyglądają. Oznacza to brak jednolitego wzoru. Do tego należy dodać brak standaryzacji tłumaczeń treści generycznych (np. studia pierwszego stopnia bywają tłumaczone jako First Cycle Studies, Bacherol’s Degree Studies itp.), co w świetle dążenia do zapewnienia wiarygodności i jednoznaczności dla rynku pracodawców danych z dyplomu jest nie tylko wyzwaniem informatycznym (centralne repozytorium e-dyplomów musiałoby przechowywać różnorodne warianty tłumaczenia dla tych samych określeń polskojęzycznych) ale także może wprowadzać w skonfundowanie odbiorców. Oprogramowanie tej różnorodności wewnętrznie na poszczególnych uczelniach było nie lada wyzwaniem, a sprawa dotyczyła przecież zwykłego druku. Tym bardziej dostosowanie centralnego systemu do tak wielu wizualizacji dyplomów, ile jest uczelni w Polsce, jest zadaniem karkołomnym – tak dla uczelni, jak i dla twórców centralnego systemu.

Przy okazji tłumaczeń nie sposób wspomnieć o bolączkach, które towarzyszą nam przy wydawaniu dyplomów papierowych – nieskończone możliwości wnioskowania o odpisy, wielość języków obcych, w którym należy przygotować dyplom (to jeszcze pół biedy) i suplement (czyli przetłumaczyć np. na francuski czy włoski nazwy wszystkich ukończonych przedmiotów np. z toku studiów 15 lat temu, bo absolwent właśnie zawnioskował) i in. Proponowalibyśmy ułatwienie życia sobie i studentom wydając z automatu komplet w języku polskim i angielskim (obecnie angielski jest na wniosek studenta), ale ponoć istnieją środowiska, które obstają przy tłumaczeniu suplementów na hiszpański czy rosyjski. Chętnie je poznamy.

Po długiej i ożywionej dyskusji na temat uwarunkowań prawnych Dariusz Wronikowski (FAA/UML/WUM) i Marek Gosławski (FAA/PP) omówili kwestie integracji systemów uczelnianych z centralnym rejestrem e-dyplomów oraz kosztów i bezpieczeństwa archiwizacji dokumentacji cyfrowej w porównaniu z papierową. Zasygnalizowali też wyzwania organizacyjne, zwłaszcza potrzeby zmiany kultury organizacyjnej wokół obiegu dokumentów cyfrowych. Chodzi tu nie tylko o gotowość organizacyjną uczelni na zmianę modelu postępowania z dokumentacją, ale także określenie procedur w zakresie postępowania z dokumentami cyfrowymi (np. co oznacza duplikat dokumentu cyfrowego, na czym polega zniszczenie bądź unieważnienie takiego dokumentu itd.).

Co dalej?

Na obecnym etapie pewne rozwiązania są niemalże pewne, a inne – mamy nadzieję – do dyskusji. Pewne jest to, że o ile nie zmienią się przepisy, zaczynamy wydawanie e-dyplomów 1 stycznia 2026 r. i zarazem niemalże pewne jest to, że termin ten zostanie przesunięty (bo to nie może się udać). Pewne jest także to, że OPI pilnie pracuje nad stosownym systemem do obsługi tego procesu.

Liczymy na to, że będzie istniała możliwość oddziaływania na ten proces, nie tyle jego zmiany, ale dopracowania tak, aby służył swoim interesariuszom. System e-dyplomowy różni się wszak od np. POLon. Ten ostatni ma tego samego wnioskodawcę i najważniejszego użytkownika; tymczasem e-dyplomy zostaną wprowadzone do obiegu również przez MNiSW, ale jednak służyć mają otoczeniu – wspomnianym grupom interesariuszy, a przy tym współgrać z istniejącymi rozwiązaniami europejskimi. Musimy mieć także świadomość, że polski e-dyplom powinien pozwolić na rekrutację na studia, czy do pracy tak w Polsce, jak i w Wielkiej Brytanii, ale zarazem pamiętać o tym, że długo jeszcze będą uczelnie i pracodawcy, którzy uznają wyłącznie dyplom w wersji papierowej. Przyjęte rozwiązania muszą te elastyczność zapewnić. Z tych względów zadanie to jest znacznie trudniejsze. Powinno bowiem uwzględniać potrzeby interesariuszy zewnętrznych. Na to liczymy. Cieszymy się z gotowości środowiska akademickiego i interesariuszy krajowych do dalszej współpracy i prowadzenia dialogu na temat problematycznych punktów wdrożenia. I na tym na razie poprzestaniemy.

Na koniec jeszcze jedna ważna rzecz – to było w gruncie rzeczy fajne, budujące i dające pewną nadzieję, spotkanie. Zebraliśmy się w gronie wszystkich kluczowych interesariuszy tego procesu, rozmawialiśmy ze sobą otwarcie i w poczuciu wzajemnego zrozumienia, nawet jeżeli czasami się ze sobą nie zgadzaliśmy. Podczas spotkania padły pewne zobowiązania – na które na razie nie czas i miejsce – a także deklaracje, że my ze strony uczelni i pracowników administracji akademickiej będziemy nadal drążyć ten temat starając się zarazem uspójnić swoje stanowisko.

A drążymy go intensywnie od kilku miesięcy. Sprawa wróciła do nas w maju, przy okazji pracy nad postulatem deregulacyjnym. Jego celem miało być usprawnienie przepływu informacji pomiędzy uczelniami a pracodawcami w zakresie potwierdzenia informacji o wyksztalceniu kandydata do pracy, a także ukrócenia fałszerstw dyplomów. W każdym z tych przypadków naturalnym rozwiązaniem są dyplomy elektroniczne. W kolejnych tygodniach burzliwych (niekiedy) dyskusji tworzyliśmy zręby założeń OSeD, wypracowaliśmy także pewną przestrzeń, w której widzimy możliwe rozwiązania (głównie odnośnie do „bytów dyplomowych”), a także po raz kolejny sformułowaliśmy postulaty dotyczące obecnego stanu prawnego (te nieszczęsne języki i niekończące się odpisy).

[I jeszcze dopisek dziękczynny od KGS]: OSeD powstał w swojej formie dzięki zespołowi FAA: Darkowi Wronikowskiemu, który zajął się organizacją tego wydarzenia od strony strategiczno-informatycznej; Oli Matukin-Szumlińskiej, która – jak sama mówiła – zna dyplomy od każdej możliwej strony, łącznie z pyłem kosmicznym, a także Markowi Gosławskiemu (IT), Małgosi Moraszce (perspektywa dziekanatów),  Marcie Komor (komunikacja + dziekanaty) i Beacie Mierzejewskiej (aspekty horyzontalne, czyli wszystko z lotu ptaka). Nawet w tak wąskim gronie mamy obecnie frakcję tradycyjną (zwolenników dyplomów papierowych jako bytu podstawowego, bo sentyment, ramki etc.) i frakcję innowacyjną (zwolenników dyplomów elektronicznych z papierową wersją jako ładnym wydrukiem, bo szybko, bezpiecznie i zgodnie z biegnącym światem). Zobaczymy, jaki postulat uda się nam ostatecznie wypracować. Co do meritum jesteśmy jednak pewni – e-dyplomy to nasza przyszłość, ale należy zadbać o jej odpowiednie zaprojektowanie.