Prawne aspekty pracy zdalnej podczas ogłoszonego stanu zagrożenia epidemicznego

Wobec ogłoszonego przez Światową Organizację Zdrowia zagrożenia związanego z rozprzestrzenianiem się choroby zakaźnej wywołanej zakażeniem wirusa SARS-CoV-2 uchwalona została ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374), zwana dalej „ustawą COVID-19”, która zawiera przepisy mające na celu uzupełnienie podstawowych regulacji zawartych w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2019 r. poz. 1239, z późn. zm.). Ustawa COVID-19 znowelizowała ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85 i 374), zwaną dalej „ustawą PSWiN”, dając możliwość ministrowi właściwemu do spraw szkolnictwa wyższego i nauki czasowego ograniczenia lub zawieszenia funkcjonowania uczelni w uzasadnionych przypadkach. Pkt 1 i 2 w art. 29 ustawy COVID-19 dodały odpowiednio art. 51a oraz art. 198a w ustawie PSWiN, które stanowią upoważnienie do wydania aktu wykonawczego przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki. Realizacją upoważnień znajdujących się w obu przywołanych powyżej przepisach jest rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania niektórych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. poz. 405). Rozporządzeniem tym Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego zawiesił na całym obszarze kraju w okresie od dnia 12 marca 2020 r. do dnia 25 marca 2020 r. kształcenie na studiach, na studiach podyplomowych, kształcenie doktorantów realizowane w formie zajęć oraz kształcenie odbywające się w innych formach. Przedmiotowe rozporządzenie daje możliwość prowadzenia zajęć w okresie ich zawieszenia na odległość nawet jeżeli w programie danego kształcenia nie było to wcześniej przewidziane.

W świetle powyższego w wielu uczelniach pojawiło się pytanie dotyczące dalszej pracy pracowników administracyjnych, gdyż zawieszenie kształcenia, o którym mowa powyżej, nie oznacza zawieszenia pracy uczelni. Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w ustawie COVID-19, a dokładnie w art. 3 tejże ustawy, zgodnie z którym w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez określony czas pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Ustawodawca przewidział, iż może być to wyłącznie praca określona w umowie o pracę, a więc żadna inna. Zlecenie pracownikowi pracy zdalnej innej niż wynikająca z umowy o pracę jest zatem niemożliwe. Uczelnie w różnym stopniu i w różnym zakresie korzystają z tej możliwości i należy również podkreślić, iż pracodawca może, ale nie musi polecić wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej. Pracodawca musi zatem określić, które zadania realizowane przez pracowników mogą być wykonywane w formie pracy zdalnej, które zaś wymagają obecności pracowników, choćby w bardzo okrojonym składzie, w stałym miejscu wykonywania pracy.

Obecnie pracodawcy, w tym też kanclerze uczelni, muszą stworzyć taki system pracy pracowników administracji, który z jednej strony będzie uwzględniał obostrzenia wynikające z wprowadzenia na terenie całego kraju stanu zagrożenia epidemicznego, a z drugiej strony gwarantujący zapewnienie ciągłości działania uczelni. Każdy pracodawca, nie tylko w obecnej sytuacji, ale zawsze ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników zapewniając im bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Sposób zatem pracy, jaki zostanie wdrożony na poszczególnych uczelniach musi odpowiadać na obecne zagrożenia, zabezpieczać pracowników przed możliwym zakażeniem oraz być na tyle elastyczny, by móc szybko reagować na kolejne, możliwe zmiany związane z dynamiczną sytuacją epidemiologiczną w kraju.

Umożliwienie wykonywania przez pracowników wiąże się jednak z  szeregiem wyzwań organizacyjno-technicznych, którym należy poświęcić nieco więcej uwagi. Pierwszą kwestią, najbardziej zasadniczą dla pracy zdalnej, jest narzędzie, którego używać będzie pracownik. Pracownik, który uprzednio był już wyposażony w służbowy laptop odpowiednio zabezpieczony i posiadający odpowiednie oprogramowanie (np. EZD i inne potrzebne do pracy systemy) może bez żadnych dodatkowych problemów pracować na dotychczasowym sprzęcie. Pozostałym pracownikom, którzy dotychczas pracowali na komputerach stacjonarnych pracodawca, w miarę oczywiście swoich możliwości, może zapewnić służbowy sprzęt do pracy zdalnej, który będzie zawierał zarówno odpowiednie oprogramowanie umożliwiające pracę, ale również zabezpieczenia chroniące dane znajdujące się na tym sprzęcie. Największym problemem wydaje się dopuszczenie do pracy zdalnej pracowników, którym z uwagi na ograniczone zasoby sprzętu w pełni mobilnego nie można zapewnić komputera służbowego i zachodzi potrzeba dopuszczenia możliwości pracy na prywatnym sprzęcie pracownika. O ile w innej sytuacji, nie będącej ekstraordynaryjną, możliwe byłoby zgłoszenie się takiego pracownika do działu właściwego w sprawach informatycznych, to teraz jest to zdecydowanie utrudnione. Należy przede wszystkim dostosować ewentualne zgłoszenia do obecnego sposobu funkcjonowania takiego działu, który również ze względów bezpieczeństwa, o ile działa stacjonarnie, to z pewnością w okrojonym składzie. Brak bowiem podstawowych narzędzi pracy, jakim jest właściwe oprogramowanie i systemy wykorzystywane choćby do obiegu dokumentacji mogą utrudnić pracę zdalną.

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać podczas pracy zdalnej jest ochrona danych powierzonych przez pracodawcę pracownikowi. W interesie pracodawcy leży, aby pracownicy w sposób odpowiedzialny i rzetelny wywiązali się nie tylko z realizacji powierzonych zadań, ale też ważny jest sposób, w jaki będą pracować. Odpowiedzialna postawa pracowników jest absolutnie niezbędna, gdyż nie ulega wątpliwości, iż poza miejscem stałego wykonywania pracy będzie dochodziło do przetwarzania danych osobowych (zwłaszcza biorąc pod uwagę specyfikę pracy dziekanatów, których praca polega przede wszystkim na obsłudze studentów). Powstają zatem nowe ryzyka i zagrożenia, którym należy przeciwdziałać.

Należy zauważyć, iż w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania administrator ma obowiązek, w myśl art. 32 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, wdrożyć w zależności między innymi od ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych odpowiednie mechanizmy zabezpieczające, do których zaliczyć można między innymi pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych, zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i oporności systemów i usług przetwarzania. Wśród ryzyk wymienionych w art. 32 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 należy wskazać ryzyko nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych. Ryzyko to nabiera nowego znaczenia właśnie w czasie pracy zdalnej, podczas której może dojść, nawet w sposób niezamierzony do nieuprawnionego ujawnienia bądź dostępu do danych osobowych. Wobec powyższego ryzyka niezwykle ważna jest świadomość pracownika oraz bezpieczny sposób pracy. W obliczu obecnej sytuacji należy zakładać (na szczęście), iż pracownicy pracować będą zdalnie z domów (nie np. z kawiarni), więc ewentualny dostęp osób nieuprawnionych to zdecydowanie węższy katalog potencjalnych zagrożeń (domownicy i członkowie rodziny), ale nawet takiego zagrożenia nie należy bagatelizować. Nie wdając się w szczegóły techniczne należy przypomnieć o konieczności zabezpieczania komputera indywidualnym loginem i hasłem dostępu, możliwości łączenia się z siecią pracodawcy za pośrednictwem bezpiecznego łącza, stosowania wygaszaczy ekranu, posiadania aktualnego oprogramowania antywirusowego z wbudowaną zaporą sieciową („firewall”) oraz zaszyfrowanego dysku twardego. Oprócz tych technicznych zabezpieczeń potrzebna jest również świadomość po stronie pracowników, którzy odchodząc od komputera, o ile nie żyją w jednoosobowym gospodarstwie domowym, winni zabezpieczać komputer pamiętając o możliwych zagrożeniach.

Powyższe kwestie znajdują również odzwierciedlenie w art. 5 rozporządzenia 2016/679 dotyczącym zasad przetwarzania danych osobowych. Wśród zasad, które w obecnej sytuacji niejako wysuwają się na plan pierwszy należy wskazać:

• rzetelność (art. 5 ust. 1 lit. a rozporządzenia 2026/679);
• integralność i poufność (art. 5 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679) – „przetwarzanie w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych”;
• rozliczalność (art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679) – „administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi wykazać ich przestrzeganie”.

Niezależnie od powyższego należy również podkreślić, iż dziekanaty realizują szereg terminowych działań, do których należy choćby przedłużenie legitymacji czy też sporządzenie i wydanie dyplomów ukończenia studiów. O ile kwestia legitymacji studenckich i ich przedłużenia, dzięki wielkiemu zaangażowaniu pracowników dziekanatów i władz uczelni, została już załatwiona, o tyle pozostałe kwestie wciąż wydają się problematyczne. Część spraw może i powinna być załatwiana przez ePUAP, jednak są takie, które wymagają osobistego stawiennictwa. Środowisko adwokatów i radców prawnych w związku z zawieszeniem funkcjonowania sądów podniosło już, iż konieczne jest zawieszenie również terminów to podjęcia szeregu czynności procesowych, dlatego też wydaje się zasadne, by w sposób enumeratywny skatalogować czynności wykonywane przez dziekanaty, których realizacja w okresie wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego wymaga zawieszenia w czasie i wnioskowanie do ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki w przedmiotowym zakresie. Wspólne zaangażowanie wszystkich podmiotów, które zrzesza Forum Dziekanatów oraz wymiana doświadczeń i pomysłów, już zresztą zaproponowaną we wcześniejszym poście, przyniesie wymierne rezultaty, zaś dialog z Ministerstwem Szkolnictwa Wyższego i Nauki jest obecnie ze wszech miar pożądany, zwłaszcza w sytuacji, w której urzędnicy w trosce o dobro szkolnictwa wyższego chcą wsłuchiwać się w głos osób, które są najbliżej problemów, z którymi przyszło się nam wszystkim mierzyć w tym trudnym czasie.