Przewodnik po e-doręczeniach (na zaś)

Z dużą nadzieją obserwujemy losy projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, a zwłaszcza art. 46 pkt 3, który brzmi:

po art. 358 dodaje się art. 358a w brzmieniu: „Art. 358a. Pisma, w tym decyzje administracyjne, w sprawach, o których mowa w art. 72 ust. 2–4, art. 86 ust. 1 pkt 1–4, art. 108 ust. 3, art. 200 ust. 4 i 5, art. 203 ust. 3, art. 323 ust. 1 pkt 6 i art. 324 ust. 1 pkt 1, mogą być doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uczelni, jeżeli spełnia warunki organizacyjne i techniczne, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.”

Gdyby faktycznie tak się stało, oznaczałoby to, że uczelnie, które są do tego informatycznie przygotowane, mogą rozpocząć doręczenia drogą elektroniczną oszczędzając przy tym czas, nakład pracy i lasy ? Decyzje byłoby bowiem zawieszone w systemie teleinformatycznym, a nie drukowane i wysyłane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Korzystając z wiedzy i doświadczeń zaprzyjaźnionych z Forum Uczelni – Akademii Leona Koźmińskiego, Politechniki Poznańskiej oraz Politechniki Warszawskiej – przygotowaliśmy przykładowy proces doręczenia decyzji administracyjnej na podstawie projektowanej regulacji:

Sposób uwierzytelniania i odbioru pism w systemach informatycznych uczelni:

Zgodnie z art. 14 kpa § 1c. sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy administracji publicznej po uwierzytelnieniu strony lub innego uczestnika postępowania w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320). Ust. 1 wskazanej ustawy o informatyzacji może nie być tak oczywisty i budzić wątpliwości, jednak ust. 2. pozwala na to, aby podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemu teleinformatycznego, mógł umożliwiać użytkownikowi uwierzytelnienie w tym systemie także przez zastosowanie innych technologii.

Na gruncie obowiązujących przepisów prawnych, przy założeniu wprowadzenia nowej regulacji do ustawy PSWiN, tj. proponowanego art. 358a proces składania, odbierania i uwierzytelniania w systemie informatycznym przebiegał będzie w następujący sposób:

1. Pismo/decyzja administracyjna jest generowana i personalizowana w systemie informatycznym uczelni. Dokument posiada wszelkie oznaczenia: data wydania, identyfikator pisma/numer sprawy. System umożliwia składanie podpisów elektronicznych – pismo (dokument PDF) jest w systemie podpisane podpisem kwalifikowanym osoby upoważnionej do podpisania dokumentu (dodatkowo niektóre uczelnie planują opatrzyć wydawane pismo kwalifikowaną pieczęcią uczelni).
2. Po udostępnieniu podpisanej podpisem kwalifikowanym decyzji/rozstrzygnięcia, system automatycznie wysyła na indywidualną skrzynkę pocztową studenta w domenie uczelni (do korzystania z której zobowiązuje studenta Regulamin Studiów) zawiadomienie o udostępnieniu pisma w serwisie uczelni – czynność ta stanowi wpłynięcie dokumentu na adres do doręczeń, o którym mowa w art. 41 ust. 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Student jest również informowany o sposobie odbioru pisma oraz skutkach nieodebrania zgodnie z art. 39(4) KPA w zw. z art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. W przypadku kandydatów adres e-mail podany w procesie rekrutacji.
3. W treści maila, adresat zostaje pouczony, że może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego, zostaje wskazany adres elektroniczny, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma oraz pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym uczelni.
4. Uwierzytelnienie studenta/kandydata następuje w systemie uczelni (login + hasło). Konto w systemie jest jednoznacznie związane z daną osobą. Dodatkowym składnikiem potwierdzającym tożsamość osoby zalogowanej podczas odbioru pisma może być kod autoryzacyjny wysyłany na indywidualną skrzynkę mailową studenta albo na skrzynkę mailową kandydata podaną w procesie rekrutacji (kod jest ważny kilka minut). Kandydaci na studia mogą otrzymać odpowiednie loginy na czas rekrutacji, albo uwierzytelnić się poprzez profil zaufany).
5. Po zalogowaniu się do systemu student automatycznie jest autoryzowany albo dodatkowo poprzez wprowadzenie przez studenta poprawnego kodu autoryzacyjnego.
6. Student/ Kandydat po zalogowaniu się do systemu, aby otworzyć dokument, potwierdza odebranie pisma. Potwierdzenie może przykładowo polegać na wprowadzeniu losowego kodu przesłanego smsem lub mailem (w zależności od systemu i zestawu posiadanych danych) albo na uwierzytelnieniu użytkownika poprzez system informatyczny uczelni – logowanie się do systemu poprzez indywidualne loginy.
7. Po potwierdzeniu odebrania pisma albo po jego otwarciu generowane jest UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru). System: odnotowuje datę i godzinę doręczenia dokumentu, które zostają umieszczone na dokumencie UPO (dokument XML podpisany certyfikatem SSL uczelni) oraz udostępnia dokument PDF z treścią pisma (podpisany podpisem kwalifikowanym).
8. Jeśli pismo nie zostanie odebrane po 7 dniach od umieszczenia go w systemie wysyłana jest ponownie informacja o tym, że pismo jest do odbioru oraz, że w przypadku nieodebrania po kolejnych 7 dniach zostanie uznane za doręczone. Jeśli po 14 dniach pismo nadal nie zostanie odebrane, system generuje dokument UPD (dokument XML podpisany certyfikatem SSL uczelni) oraz odnotowuje datę domniemania doręczenia, przypadającą 15 dnia od wpłynięcia pisma zgodnie z art. 39(4) KPA w zw. z art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Zgoda strony i jej cofnięcie na doręczanie pism za pomocą systemu uczelni

W znowelizowanych przepisach kpa został usunięty przepis dotyczący obowiązku wyrażenia zgody na doręczanie pism droga elektroniczną. Jest to podyktowane utworzeniem bazy elektronicznych adresów mailowych – jeśli użytkownik wprowadzi do tej bazy adres mailowy będzie to jednoznaczne ze zgodą. W przepisach wewnętrznych uczelni powinny zatem znaleźć się przepisy określające warunki techniczne i organizacyjne składania pism w tym doręczania decyzji administracyjnych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uczelni oraz wynikające z tego tytułu obowiązki studenta.

Elektroniczne skrzynki studentów zawierające adresy z domeną uczelni są przydzielane wszystkim studentom. Wiele uczelni wprowadziło zapis w Regulaminach studiów nakładający na studentów obowiązek korzystania z elektronicznych adresów do doręczeń, o których mowa w art. 39 § 1 KPA. Komunikowanie się poprzez ten adres mailowy nie wymaga zatem zgody, a więc student nie może jej cofnąć, gdyż korzystanie z tego adresu jest obowiązkiem powiązanym z posiadaniem statusu studenta.

W postępowaniu rekrutacyjnym uczelnia samodzielnie określa sposób uwierzytelnienia nadawcy wniosku o przyjęcie na studia. Może zatem przyjąć domniemanie, że skoro wniosek elektroniczny zawiera indywidualnie wprowadzone dane określonej osoby, to pochodzi od niej. Niektóre uczelnie w procesie rekrutacyjnym wykorzystują uwierzytelnienie poprzez profil zaufany, mObywatel albo jednorazowe podpisy kwalifikowane uwierzytelniane przez bank.

Warto w tym miejscu wskazać, że przed nowelizacją kpa uczelnie uzyskiwały od studentów zgody na doręczenia elektroniczne za pomocą systemu informatycznego. Można zatem utrzymać taką możliwość i w przypadku odmowy studenta pisma będą doręczane w formie papierowej (dotychczas odmowa była sporadycznym przypadkiem).

Zapewnienie dowodu nadania i odbioru korespondencji

Dowód nadania i odbioru korespondencji stanowi UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru).  UPO jest dokumentem elektronicznym, generowanym po potwierdzeniu odbioru pisma przez odbiorcę i podpisywanym przy użyciu odpowiednich certyfikatów uczelni – kwalifikowaną pieczęć uczelni. W dokumencie zawarte są wszystkie informacje:

• Nazwa podmiotu doręczającego pismo (nadawca)
• Identyfikator dokumentu
• Data umieszczenia pisma w systemie (tożsama z datą wysłania informacji do adresata o umieszczeniu dokumentu w systemie)
• Dane odbiorcy
• Identyfikator odbiorcy
• Data i czas doręczenia, albo data, kiedy przesyłkę uznano za doręczoną (brak odbioru w terminie 14 dni)
• Informacja uzupełniająca – np. dokument został odebrany przez adresata albo adresat nie odebrał przesyłki w terminie, zgodnie z art. 46 § 6 kpa pismo uznaje się wówczas za doręczone

System generuje dokładne daty i godziny wykonania czynności a dokument potwierdzający nadanie i doręczenie jest zgodny z wytycznymi wynikającymi z art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Pewność nadawcy i adresata

Pisma (decyzje) podpisywane są przez uprawnione osoby za pomocą  certyfikatu kwalifikowanego. Odbiorcę (adresata) identyfikujemy w sposób przewidziany w systemie teleinformatycznym –zwykle login i hasło (czasami jest dodatkowy kod weryfikacyjny), ale może to też być np. mObywatel/profil zaufany. System powinien spełniać wymagania art. 20 ustawy o informatyzacji zatem jego użytkownik zostanie właściwie zidentyfikowany.

Daty doręczenia i fikcji prawnej doręczenia – data uznania pisma za doręczone

Datą doręczenia pisma jest odebranie pisma po zalogowaniu się do systemu informatycznego uczelni przy użyciu indywidualnych loginów (czasami kodu weryfikacyjnego) automatycznie wygenerowane UPO.

Jeśli student/kandydat nie odbierze pisma w terminie 14 dni, zgodnie z art. 46 § 6 kpa uznaje się je za doręczone. Taka informacja zostaje odnotowana w elektronicznym UPO.  W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone, zgodnie z art. 46 § 8 kpa uczelnia umożliwia studentowi/kandydatowi dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień w systemie teleinformatycznym.

Przedstawione tu rozwiązania w dużej mierze funkcjonują na wspomnianych uczelniach. Jeżeli projektowany przepis wejdzie w życie, będą mogły z powodzeniem zostać wykorzystane do doręczania decyzji administracyjnych. Mamy nadzieję, że projektowana zmiana umożliwi uczelniom, które są liderami cyfryzacji domknięcie elektronicznego obiegu dokumentacji, a dla pozostałych da impuls do rozwijania cyfryzacji procesów obsługi toku studiów. A póki co  nadzieją i niecierpliwością śledzimy RCL.

Współpraca: Marek Gosławski (Politechnika Poznańska), Emilia Chrapek, Marcin Drozd (Politechnika Warszawska), Wioletta Braun, Anna Stoczkiewicz, Dariusz Wronikowski