Raport: Co zostało po pandemii? Ocena pracy hybrydowej przez pracowników administracji szkół wyższych

Mijają trzy semestry, od kiedy większość uczelni zdecydowała się wrócić do prowadzenia zajęć w trybie stacjonarnym. Pracownicy administracyjni wrócili na uczelnie najwcześniej, jednak i oni przez pewien czas pracowali w trybie hybrydowym, albo zdalnym. W momencie ogłoszenia stanu epidemicznego uczelnie zmuszone były wypracować sposoby pracy zdalnej swoich pracowników – zarówno nauczycieli akademickich, jak i pracowników administracyjnych, określanych formalnie jako niebędący nauczycielami akademickimi. Działając pod presją wiele z nich wykorzystało ten czas na cyfryzację procesów obsługi studiów, w tym obiegu dokumentów, a także optymalizację organizacji pracy w systemie hybrydowym.

Po trzech latach od wybuchu pandemii COVID-19 w Polsce przyglądamy się temu, jakie rozwiązania w zakresie organizacji pracy administracji pozostały na uczelniach po pandemii, a także jak z perspektywy czasu oceniana jest praca w systemie hybrydowym. Podobną refleksję przeprowadzono już w wielu firmach, gdzie w efekcie uznano model hybrydowy jako efektywniejszy i wprowadzono takie rozwiązanie. Jest to istotne nie tylko ze względu na możliwość wybuchu kolejnej fali pandemii, a tym samym konieczność przejścia ponownie na tryb zdalny, ale także ze względu na obecną sytuację ekonomiczną, gdzie wysoka inflacja nie idzie w parze ze wzrostem wysokości wynagrodzeń – zwłaszcza pracowników administracyjnych – na uczelniach. Być może zatem wprowadzenie hybrydowego systemu pracy byłoby korzyścią niwelującą – przynajmniej w pewnej części – brak wystarczająco wysokich podwyżek wynagrodzenia.

Informacje o badanych

Badanie zostało zrealizowane na próbie 511 osób, pracowników administracyjnych szkół wyższych. Formularz ankiety był dostępny online jesienią 2022 r. Większość badanych osób stanowią pracownicy uniwersytetów (80%), uczelni publicznych (93%), kobiety (86%) i pracownicy liniowi (77%). Nasi respondenci pracują na uczelniach dużych (42% na uczelniach, gdzie studiuje ponad 20 tys. studentów), mają zróżnicowany staż pracy na uczelni, a ich zarobki netto to zazwyczaj 3–4 tys. PLN netto (42%) lub 4–5 tys. PLN netto (29%).

Znaczna część badanych (około 45%) rozważała w ciągu ostatniego roku zmianę pracy. Najczęściej zmiana pracy wiązałaby się z opuszczeniem szkolnictwa wyższego (około 25% wszystkich badanych). Oznacza to, że z uczelni mogą odejść osoby, które znają jej specyfikę. Szkolenie nowych pracowników może generować spore obciążenia. 40% badanych nie rozważało zmiany pracy, pozostałe 15% nie miało zdania. Zapytani, o prawdopodobieństwo odejścia z pracy z własnej woli w ciągu najbliższego roku, respondenci byli zdecydowanie bardziej powściągliwi. Odejście z pracy realnie planuje mniej niż co piąta osoba badana, natomiast połowa tego nie planuje. Być może jednym z powodów jest to, że nasi respondenci lubią swoją pracę – zdecydowanie lubi swoją pracę co trzecia badana osoba, a kolejne 40% raczej ją lubi. Osób, które swojej pracy nie lubią jest w naszej próbie mniej niż 5%. Podobnie, ponad dwie na trzy osoby są ogółem zadowolone ze swojej pracy. Przeciwnego zdania jest mniej niż co dziesiąta osoba badana.

Doświadczenie pracy zdalnej

W czasie wzmożonej pandemii niemalże wszyscy pracownicy administracyjni objęci badaniem pracowali hybrydowo, albo w większości zdalnie. Na pracę stacjonarną wskazało około 5% respondentów, a w większości stacjonarną kolejne 10%. Dominowała praca w systemie hybrydowym (częściowo zdalnie, a częściowo stacjonarnie), którą wskazała co druga osoba. Pozostali (mniej więcej co trzeci badany) pracowali głównie zdalnie. Podobnie rozkładały się odpowiedzi dotyczące trybu pracy zespołów, w którym pracują osoby badane. W tym przypadku nawet więcej osób pracowało w trybie zdalnym (niemalże co drugi zespół) i hybrydowo (również niemalże co drugi zespół).

Fakt pracy w trybie zdalnym, czy hybrydowym nie musi świadczyć o jakości tej pracy. Z tego powodu kolejne pytanie dotyczyło efektywności pracy w trybie zdalnym i hybrydowym w czasie pandemii, w porównaniu do pracy w trybie stacjonarnym. Połowa badanych uznała, że efektywność ich pracy w trybie zdalnym/hybrydowym a stacjonarnym jest porównywalna, a kolejne 40% uznało ją za wyższą niż w trybie stacjonarnym. W przypadku zespołów, w których badani pracują, oba rodzaje pracy zostały ocenione jako porównywalne przez 59% osób, a 28% uznało pracę hybrydową/zdalną za lepszą. W przypadku kierowników, ponad połowa uznała oba rodzaje pracy za porównywalne (58%) a 15% pracę hybrydową/zdalną za lepszą. Odsetek osób, które uważają pracę hybrydową/zdalną za mniej efektywną waha się od 12% do 27% (w zależności od tego, czy oceniana jest praca własna, czy może praca zespołu, w którym się pracuje, czy też praca zespołu, którym się kieruje).

Praca zdalna obecnie

Tylko około 15% respondentów pracuje na uczelniach, gdzie uregulowano zasady pracy zdalnej lub hybrydowej. Co trzeci badany nie ma w ogóle możliwości pracy niestacjonarnej. Pozostali formalnie również jej nie mają, z tym że w ich uczelniach są osoby, które mimo to mogą pracować zdalnie, albo ich kierownik na własną odpowiedzialność podejmuje decyzję o dopuszczeniu pracy zdalnej. Symptomatyczne jest w tym kontekście to, że jedynie co trzeci badany uważa, że jeżeli chodzi o możliwości pracy zdalnej lub hybrydowej, to wszyscy pracownicy administracji traktowani są tak samo. Pozostali uważają, że niektórzy pracownicy administracyjni mają inne możliwości w tym zakresie. Daje to spore poczucie braku transparencji i niesprawiedliwości, które uwidoczniło się w odpowiedziach z czego to wynika[1]. Jeżeli chodzi o aktualny tryb pracy, to pracę w trybie hybrydowym zadeklarowało mniej niż 5% badanych, natomiast ponad dwie trzecie badanych nie ma możliwości pracy innej niż stacjonarna.

Respondenci w zdecydowanej większości chcieliby pracować w systemie hybrydowym. W pełni stacjonarnie chce swoje obowiązki wykonywać mniej więcej 5% badanych – mniej więcej tyle samo co osób, które chcą pracować w pełni zdalnie. Większość respondentów (ponad 55%) zadowoliłaby się 1-2 dniami pracy zdalnej w tygodniu, a co czwarty – 3 dniami. Zarazem co dziesiąty badany nie mógłby pracować zdalnie, ze względu na specyfikę swoich obowiązków, a kolejne 10% respondentów mogłoby w trybie zdalnym realizować jedynie niektóre swoje zadania. Jednak co czwarty badany mógłby wszystkie swoje zadania realizować w trybie zdalnym, a łącznie 80% badanych mogłaby realizować przynajmniej połowę swoich zadań w trybie zdalnym. Zapytani o ocenę pracy w trybie hybrydowym, respondenci uznali ją jako benefit (49%) albo coś neutralnego (48%); jedynie 3% uważałoby ją za obciążenie.

Wnioski i rekomendacje

 [1]

• Pracownicy administracyjni są oddani swojej pracy i generalnie ją lubią. Choć niewielu faktycznie planuje zmienić pracę, spora ich część rozważa zmianę zatrudnienia.
• Zarobki wśród pracowników administracyjnych są stosunkowo niskie – zarówno w kategoriach bezwzględnych: w porównaniu do innych sektorów gospodarki, jak i w kategoriach względnych: w związku z rosnącą inflacją.
• Możliwy jest odpływ pracowników administracyjnych z uczelni do innych sektorów gospodarki. Nowi pracownicy będą wymagali wyszkolenia, być może większego wynagrodzenia, a przy tym nie wiadomo, czy będą tak samo oddani uczelniom. Warto zatem wdrożyć działania na rzecz utrzymania pracowników administracyjnych na uczelniach.

[2]

• Uczelnie mają doświadczenie pracy w systemie hybrydowym.
• Praca w systemie hybrydowym została oceniona jako porównywalnie efektywna do pracy stacjonarnej, albo jako bardziej efektywna zarówno przez pracowników liniowych, jak i kierowników.
• Dzięki cyfryzacji procesów wymuszonej przez pandemię, spora część pracowników może realizować znaczną część swoich zadań poza biurem.
• Skoro rozwiązania dotyczące pracy w trybie hybrydowym zostały wypracowane i wdrożone w trakcie pandemii, nie warto z nich rezygnować, zwłaszcza że nie wpłynie to negatywnie na realizację zadań przez pracowników administracji.

[3]

• Znaczna część uczelni wróciła do całkowicie stacjonarnego trybu pracy administracji.
• Jedynie część uczelni wprowadziło regulacje dotyczące pracy w systemie hybrydowym. Mimo to, w znacznej części istnieje nieformalne przyzwolenie pracy zdalnej.
• Znaczna część pracowników administracji dostrzega nierówne traktowanie w zakresie przyzwolenia na pracę zdalną niektórym osobom i uważa to za niesprawiedliwe i nietransparentne
• Wprowadzenie przez uczelnie regulacji dotyczących pracy w trybie hybrydowym nie tylko zinstytucjonalizuje nieformalne praktyki w tym zakresie, ale przede wszystkim przełoży się na transparencję działań.

[4]

• Pracownicy administracyjni mają warunki do pracy zdalnej.
• Prawie połowa pracowników administracyjnych postrzega pracę hybrydową jako benefit, a połowa traktuje neutralnie.
• Pracownicy administracyjni chcieliby mieć możliwość pracy 1-3 dni w tygodniu w trybie zdalnym.
• Stworzenie pracownikom administracyjnym możliwości pracy w trybie hybrydowym oznacza przyznanie im niefinansowego benefitu, który nie generuje kosztów dla pracodawcy, a wychodzi naprzeciw oczekiwaniom pracowników. Dodatkowo spełnienie tych oczekiwań przyczyni się do zwiększenia satysfakcji z pracy i zmniejszenia rotacji pracowników, więc pośrednio może mieć wpływ na obniżenie kosztów związanych z rekrutacją nowych pracowników.

Opracowanie: Katarzyna Górak-Sosnowska i Maria Cywińska

Współpraca: Beata Blicharz, Aleksandra Jóźwiak, Grażyna Maszniew,

Anna Mielczarek-Taica i Ewa Wiśniewska

Link do prezentacji wyników badania podczas 6. Ogólnopolskiego Forum Dziekanatów