Rekrutacja studentów z zagranicy w kontekście nowych przepisów - podsumowanie wspólnego webinaru Forum Administracji Akademickiej i IROs Forum

6 czerwca 2025 roku odbył się webinar „Rekrutacja studentów z zagranicy w kontekście nowych przepisów”, zorganizowany przez Forum Administracji Akademickiej oraz IROs Forum. Celem spotkania było omówienie praktycznych konsekwencji nowych regulacji dla szkół wyższych, które wynikają z tzw. specustawy wizowej.

Nowe przepisy weszły w życie 1 czerwca 2025 roku i nakładają na uczelnie szereg obowiązków dotyczących m.in. weryfikacji dokumentów, znajomości języka oraz organizacji egzaminów wstępnych dla cudzoziemców. Ponieważ regulacje te mają zastosowanie już do rekrutacji na rok akademicki 2025/2026 wymagają pilnego dostosowania wewnętrznych procedur. W trakcie webinaru eksperci omówili jak przygotować się na te zmiany.

Zmiana uchwał rekrutacyjnych: Pozorna możliwość, faktyczny obowiązek

Jednym z głównych tematów, omówionych szczegółowo przez Aleksandrę Matukin-Szumlińską z AMS Pracowni Szkoleniowej, była kwestia zmian uchwał rekrutacyjnych na rok akademicki 2025/2026. Ekspertka zwróciła uwagę na pozornie nieobowiązkowy charakter przepisów przejściowych. Artykuł 33 ustawy z 4 kwietnia 2025 r. stanowi, że uczelnia może dokonać zmian w przyjętej już uchwale rekrutacyjnej. Prelegentka podkreśliła jednak, że w praktyce jest to obowiązek dla każdej uczelni, która chce prowadzić rekrutację cudzoziemców na nowych zasadach po 1 lipca 2025 roku.  Zignorowanie tej konieczności i niestosowanie nowych wymogów (określonych w art. 70 ust. 5a-5g PSWiN ) może skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami. Należą do nich:

• odmowa zatwierdzenia uczelni przez MSWiA do przyjmowania cudzoziemców,
• cofnięcie już posiadanego zatwierdzenia,
• wydanie decyzji o zakazie przyjmowania cudzoziemców.

W praktyce oznacza to, że brak zmiany uchwały zamyka uczelni drogę do rekrutowania studentów z zagranicy objętych nowymi przepisami. Zmiany, które można wprowadzać już od 13 maja 2025 r., muszą precyzyjnie regulować nowe procedury. Należy w nich zawrzeć informacje o:

• Weryfikacji znajomości języka na poziomie biegłości nie niższym niż B2.
• Konieczności przedstawienia przez kandydata pisemnej informacji od dyrektora NAWA, która potwierdza uprawnienie do ubiegania się o przyjęcie na studia.
• Przeprowadzeniu i zakresie obowiązkowych egzaminów wstępnych na studia pierwszego stopnia oraz jednolite studia magisterskie dla kandydatów z dokumentami o wykształceniu spoza UE.

Zmiany w przepisach wizowych: Nowe obowiązki uczelni

Nowe przepisy nakładają również na uczelnie nowe obowiązki sprawozdawcze i zmieniają warunki legalizacji pobytu studentów.

Ustawa wprowadza nowy art. 343a do Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, na mocy którego uczelnie są zobowiązane do prowadzenia szczegółowego wykazu cudzoziemców w systemie POL-on.  Przepisy przejściowe precyzują jednak, że obowiązek ten nie dotyczy cudzoziemców, którzy zostali przyjęci na studia lub do szkół doktorskich do 30 czerwca 2025 r. Na mocy nowych przepisów uczelnie będą również zobligowane do niezwłocznego informowania odpowiednich organów państwowych (konsula, Straży Granicznej) o skreśleniu cudzoziemca z listy studentów.

Nowe przepisy wprowadzają, ponadto, wieloetapową weryfikację kandydatów ubiegających się o wizę studencką lub zezwolenie na pobyt. Weryfikacji podlega zarówno sam cudzoziemiec i jego dokumenty, jak i status przyjmującej go uczelni.

Kandydat musi przedłożyć organowi (konsulowi lub wojewodzie) następujące dokumenty:

• Zaświadczenie o przyjęciu na studia lub ich kontynuacji.
• Dowód uiszczenia opłaty za studia, jeśli są one odpłatne.
• Potwierdzenie posiadania ubezpieczenia zdrowotnego.
• Dowód posiadania wystarczających środków finansowych na pokrycie kosztów studiów, utrzymania i podróży powrotnej.
• W przypadku kandydatów na studia pierwszego stopnia lub jednolite magisterskie, których świadectwo nie jest uznawane z mocy prawa, nowym dokumentem wymaganym w postępowaniu wizowym staje się pisemna informacja dyrektora NAWA. Obowiązek ten dotyczy postępowań wizowych wszczętych po 30 czerwca 2025 r..

Niezależnie od dokumentów kandydata, organ weryfikować będzie również samą uczelnię. Uczelnie nieakademickie oraz uczelnie niepubliczne objęte zostaną obowiązkiem uzyskania zezwolenia na rekrutację cudzoziemców wydanego przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Jeśli dotychczas były one zwolnione z tego wymogu, muszą uzyskać zezwolenie do 30 czerwca 2026 r.

Nowy porządek w uznawaniu dokumentów: NAWA przejmuje kluczową rolę

Kolejnym istotnym obszarem zmian, który podczas webinaru omówiła Maria Stós z Uniwersytetu Jagiellońskiego, jest system weryfikacji zagranicznych świadectw i dyplomów.

Od 1 lipca 2025 roku to Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA), a nie jak dotychczas kurator oświaty, będzie instytucją odpowiedzialną za potwierdzanie uprawnień do ubiegania się o przyjęcie na studia na podstawie zagranicznych świadectw. W praktyce oznacza to, że kandydaci, których dokumenty o wykształceniu nie są uznawane w Polsce z mocy prawa, będą musieli przedstawić „pisemną informację dyrektora NAWA” potwierdzającą uprawnienie do podjęcia studiów w Polsce. Aby zrozumieć, kto musi się o ubiegać o ten dokument, najłatwiej jest wskazać, czyje dokumenty są uznawane z mocy prawa i zwalniają z tego obowiązku.

Które dokumenty zwalniają z obowiązku uzyskania informacji z NAWA?

W przypadku kandydatów na studia I stopnia i jednolite magisterskie, nie muszą ubiegać się o informację z NAWA osoby, które posiadają jeden z poniższych dokumentów:

• Świadectwo wydane w systemie edukacji państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) lub Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które uprawnia do ubiegania się o studia wyższe w państwie wydania.
• Dyplom Matury Międzynarodowej (International Baccalaureate).
• Dyplom Matury Europejskiej (European Baccalaureate).
• Świadectwo objęte postanowieniami umowy międzynarodowej o wzajemnym uznawaniu dokumentów (Chiny, Ukraina).

W przypadku kandydatów na studia II stopnia z obowiązku zwolnione są osoby, które posiadają dyplom ukończenia studiów wyższych wydany przez uczelnię działającą w systemie szkolnictwa wyższego państwa członkowskiego UE, OECD lub EFTA, który potwierdza ukończenie studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia lub co najmniej czteroletnich studiów jednolitych.

Jeśli świadectwo lub dyplom kandydata nie znajduje się na żadnej z powyższych list, musi on zwrócić się do NAWA w celu uzyskania pisemnej informacji potwierdzającej jego uprawnienia do podjęcia studiów w Polsce. Ten dokument jest niezbędny do przyjęcia cudzoziemca na studia.

Ekspertka podkreśliła również, że wszystkie decyzje wydane przez kuratorów oświaty do 30 czerwca 2025 r. pozostają w mocy. Co więcej, honorowane będą również decyzje wydane po tej dacie, o ile postępowanie w danej sprawie zostało wszczęte przed 1 lipca 2025 r.

Weryfikacja językowa na poziomie B2: Kto musi, a kto nie?

Drugą istotną zmianą jest wprowadzenie obowiązku weryfikacji znajomości języka wykładowego na poziomie nie niższym niż B2.  Nowe przepisy nie są tu jednakowe dla wszystkich. To, czy kandydat musi przejść dodatkową weryfikację językową, zależy od kombinacji dwóch czynników: posiadanego obywatelstwa i rodzaju dokumentu o wykształceniu.

1. Kandydaci spoza Unii Europejskiej, krajów EFTA (Islandia, Liechtenstein, Norwegia, Szwajcaria) i Wielkiej Brytanii

Dla tej grupy weryfikacja językowa jest zawsze obowiązkowa. Niezależnie od posiadanego obywatelstwa, kandydat musi udowodnić znajomość języka wykładowego na poziomie co najmniej B2. Sam fakt bycia obywatelem państwa spoza tej grupy uruchamia ten wymóg.

2. Kandydaci z Unii Europejskiej, krajów EFTA i Wielkiej Brytanii

Dla kandydatów z obywatelstwem państwa członkowskiego UE, EFTA i Wielkiej Brytanii zasada jest warunkowa i  zależy od świadectwa lub dyplomu. Jeśli taka osoba posiada świadectwo lub dyplom z systemu edukacji kraju UE, OECD, EFTA lub maturę IB/EB, nie podlega on obowiązkowej weryfikacji językowej. A zatem, przykładowo, obywatel Niemiec z  niemiecką maturą nie musi jej przechodzić.

Jeśli kandydat z UE/EFTA/Wielkiej Brytanii legitymuje się świadectwem lub dyplomem uzyskanym poza UE, OECD, EFTA lub nie posiada matury IB/EB, musi przejść weryfikację językową. Na przykład, obywatel Włoch, który ukończył szkołę średnią w Egipcie, musi przejść taką samą weryfikację językową jak kandydat spoza UE.

Jak podkreśliła ekspertka, spełnienie wymogów językowych jest warunkiem koniecznym do wydania kandydatowi pozytywnej decyzji o przyjęciu na studia.  Wykaz honorowanych certyfikatów i dokumentów ma określić rozporządzenie Ministra Nauki, które w chwili webinaru było w fazie przygotowań.

Obowiązkowe egzaminy wstępne: Nowy element rekrutacji

Ostatnim kluczowym obszarem zmian, który podczas webinaru omówił dr hab. Sławomir Wójcik z Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego, jest wprowadzenie obowiązkowych egzaminów wstępnych dla wybranych grup cudzoziemców. Jak podkreślił ekspert, nie jest to wymóg dotyczący wszystkich kandydatów z zagranicy.

Obowiązek przeprowadzenia egzaminu wstępnego dotyczy kandydatów ubiegających się o przyjęcie na studia pierwszego stopnia oraz jednolite studia magisterskie, których zagraniczne świadectwo dojrzałości nie jest dokumentem uznawanym w Polsce z mocy prawa. W praktyce jest to ta sama grupa, która musi ubiegać się o informację z NAWA. Prelegent wyjaśnił również, że w świetle nowych przepisów kandydaci z Białorusi podlegają obowiązkowi zdawania egzaminów, natomiast kandydaci z Ukrainy są z niego zwolnieni.

Co ważne, nowy obowiązek nie dotyczy rekrutacji na studia drugiego stopnia. Nawet jeśli kandydat na takie studia musi uzyskać informację z NAWA, uczelnia nie musi przeprowadzać dla niego egzaminu wstępnego.

Nowe przepisy dają uczelniom dużą swobodę w zakresie organizacji egzaminów:

• Zakres egzaminu: Celem egzaminu jest sprawdzenie wiedzy niezbędnej do podjęcia studiów na danym kierunku lub weryfikacja szczególnych predyspozycji, takich jak uzdolnienia artystyczne czy sprawność fizyczna. Uczelnie sportowe czy artystyczne mogą więc przeprowadzić egzamin w formie testu sprawnościowego lub oceny portfolio.
• Forma egzaminu: Ustawa nie narzuca konkretnej formy. Oznacza to, że egzamin może być przeprowadzony zdalnie, za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, jeśli uczelnia tak zdecyduje.
• Kto przeprowadza egzamin: To również autonomiczna decyzja uczelni. Prelegent sugerował, by odpowiedzialność tę powierzyć Wydziałowym Komisjom Rekrutacyjnym, które posiadają odpowiednią wiedzę merytoryczną.

Ekspert podkreślił, że wszystkie zasady dotyczące egzaminów, w tym ich forma i sposób oceny, muszą być precyzyjnie określone w uchwałach rekrutacyjnych. W przypadku egzaminów online, zalecił przygotowanie dla kandydatów szczegółowego przewodnika, który określi warunki techniczne, zasady obowiązujące podczas egzaminu oraz konsekwencje ich złamania.

Podsumowanie

Wspólny webinar Forum Administracji Akademickiej oraz IROs Forum był podsumowaniem zmian w rekrutacji cudzoziemców, które wchodzą w życie już od roku akademickiego 2025/2026. Nowe przepisy wprowadzają szereg powiązanych ze sobą wymogów, obejmujących weryfikację dokumentów przez NAWA, potwierdzenie znajomości języka, obowiązkowe egzaminy wstępne oraz nowe procedury wizowe. Dziękujemy ekspertom:  Lilianie Lato, Aleksandrze Matukin-Szumlińskiej, Marii Stós oraz dr. hab. Sławomirowi Wójcikowi za merytoryczne i wyczerpujące omówienie tych skomplikowanych zagadnień. Dziękujemy również IROs Forum za owocną współpracę.