Stolik ekspercki: Sposoby organizacji pracy w dziekanacie

Tematem rozmów przy jednym ze stolików eksperckich w ramach II Forum Dziekanatów w SGH były „Sposoby organizacji pracy w dziekanacie”, spotkało się 6 osób, reprezentujących 5 różnych uczelni publicznych. Naszą grupę stanowili zarówno pracownicy, jak i kierownicy dziekanatów o zróżnicowanej liczbie zatrudnionych w jednostkach osób (od 1 do 12 osób), liczby obsługiwanych studentów (od 70 do 1700 studentów) oraz wachlarza zadań.

W toku naszej dyskusji poznawałyśmy wzajemnie specyfikę swoich jednostek. Uwydatniały się różnice dotyczące: katalogu realizowanych w dziekanatach zadań, podziału obowiązków, istniejących procedur i regulaminów, sposobów radzenia sobie z organizacją pracy. Z tej swoistej wymiany zakresów obowiązków, udało nam się stworzyć „dziekanatowy kalendarz roku akademickiego”, w którym w poszczególnych miesiącach rozpisałyśmy główne, pokrywające się procesy i zadania realizowane w naszych jednostkach.Dla nikogo, kto zna specyfikę naszej pracy, nie będzie oczywiście zaskoczeniem, że z tego stworzonego kalendarza prac potwierdziło się, że najtrudniejszy okres dla wszystkich dziekanatów przypada na miesiące:

• wrzesień–listopad oraz luty–marzec, w których następuje największa kumulacja realizowanych, bardzo czasochłonnych i występujących w krótkim czasie zadań, w tym m. in.: przygotowania do uruchomienia nowego roku akademickiego/semestru, rozliczenie sesji i rejestracja studentów na kolejny rok/semestr studiów, przedłużanie ELS, procedura skreśleń i wznowień, obrony prac dyplomowych magisterskich, wystawianie dyplomów i suplementów, sprawy stypendialne, naliczanie i monitorowanie opłat za studia;

• w drugiej kolejności, duże natężenie prac przypada na miesiące: grudzień–styczeń oraz czerwiec–lipiec, gdzie dominują: POLon, inna sprawozdawczość, rankingi, egzaminy dyplomowe, przygotowanie dyplomów i suplementów, ustalanie harmonogramu sesji egzaminacyjnej, rekrutacja na studia. Podczas rozmowy miałyśmy możliwość wymiany swoich doświadczeń, wskazania możliwej drogi rozwiązania pewnych występujących problemów. Oczywiście tych „przepisów” i istniejących praktyk, bardzo często nie można przenieść wprost na grunt innej uczelni, chociażby ze względu na specyfikę umiejscowienia dziekanatu w strukturze organizacyjnej, czy też posiadanego programu informatycznego do obsługi dziekanatu. 

Myślę jednak, że taka rozmowa stanowi dobre podłoże do tego, aby każdy po powrocie mógł raz jeszcze przyjrzeć się swoim „wąskim gardłom”, na nowo zorganizować i poprawić pracę w swoim zespole, a może właśnie powiedzieć sobie: „tak trzymaj!”.

Mam nadzieję, że z takim właśnie poczuciem odeszły od stolika moje rozmówczynie. Uważam, że warto byłoby powtórzyć formułę stolików podczas kolejnego, III Forum Dziekanatów. Dziękując za dotychczasowe, pozdrawiam