Stoliki eksperckie

Tegoroczne Forum Dziekanatów ma w swoim programie kilka innowacji. Jedną z nich są stoliki eksperckie. 5 grudnia w godzinach 8:30-11:30 zapraszamy do gmachu Biblioteki SGH, aby wspólnie podyskutować na tematy związane z funkcjonowaniem dziekanatów. Każdy stolik ma swojego moderatora i tematykę przewodnią. Do stolików można dosiąść się w dowolnym momencie, posłuchać lub podyskutować na dany temat (lub nieco obok). Pod koniec dyskusji każdy moderator sporządzi podsumowanie obrad, które zostanie przekazane uczestnikom Forum.

Zapraszamy do dyskusji i burzy mózgów – w ten sposób możemy podzielić się wątpliwościami, ale i rozwiązaniami, a być może niektóre z nich okażą się pomocne. Stoliki prowadzone są przez członków i współpracowników stowarzyszenia Forum Dziekanatów. A oto tematy:

Sposoby organizacji pracy w dziekanacie

Dziekanat jako jednostka pierwszego kontaktu zarówno dla studentów, jak i dla nauczycieli, a także absolwentów i byłych studentów, musi sprostać wyzwaniom pogodzenia liczby wykonywanych, rozproszonych tematycznie zadań i presji czasu, która nad nimi ciąży. Wszyscy w większości realizujemy te same zadania, ale różnimy się w kwestii doświadczenia, organizacji pracy, wykorzystujemy różne narzędzia informatyczne.

Spotkanie przy tym stoliku chciałabym poprowadzić według kilku kluczowych zagadnień:

1. Poznajmy się lepiej – czyli słów kilka o naszych dziekanatach. W ramach tego punktu przewiduję dodatkowo krótką ankietę dotyczącą jednostki.
2. Stwórzmy wspólnie nasz “dziekanatowy kalendarz roku akademickiego”, czyli mapę głównych procesów/zadań umiejscowioną w pewnych ramach czasowych.
3. Zdefiniujmy “wąskie gardła” w pracy dziekanatów i podzielmy się swoimi doświadczeniami w zakresie ich likwidacji. Mapowanie jednego z wybranych procesów, np. wystawiania dyplomów i suplementów, wydawania tematów prac dyplomowych, ustalania terminów obron.
4. Praca w dziekanacie – czy to tylko papierologia? Porozmawiajmy o wykorzystywanych przez nas w bieżącej pracy narzędziach informatycznych. Jakie są nasze doświadczenia w tym zakresie, czy systemy ułatwiają nam pracę, czy też czasem w niej przeszkadzają?
5. Organizacja pracy w dziekanacie a relacje międzyludzkie.

Wioletta Braun – kierownik dziekanatu Wydziału Mechanicznego Politechniki Gdańskiej

Jak poprawić wizerunek dziekanatów?

Praca w dziekanacie nie cieszy się dobrą aurą przynajmniej z trzech powodów: po pierwsze, jest ona monotonna, o szerokim zakresie zadań, wymagająca sporej wiedzy i staranności, a zatem (wbrew pozorom!) ciężka i trudna. Po drugie, dziekanaty traktowane są często jako swoiste worki bez dna i najniższe ogniwo w hierarchii uczelni, a zatem tam trafiają wszelkie zadania związane z obsługą studenta. Wreszcie, po trzecie, dziekanat jest jednostką pierwszego kontaktu dla studentów, wykładowców i innych pracowników administracji – musi zatem sprostać odmiennym interesom, a czasami i trudnym sytuacjom.

O ile lepiej byłoby, gdyby każdy dziekanat postrzegany był jako wizytówka uczelni, a zatem miejsce, w którym pracownicy powinni być docenieni i upodmiotowieni, zwłaszcza że to ich codzienna praca stanowi dopełnienie zadań realizowanych przez pozostałe grupy interesariuszy. Mam nadzieję, że w trakcie dyskusji znajdziemy sposoby, co można w tym celu zrobić – zarówno na poziomie dziekanatów wydziałowych, jak i w ramach szerszej kampanii. Liczę na Państwa pomysły, chętnie również podzielę się swoimi ?

Katarzyna Górak-Sosnowska – prodziekan w Dziekanacie Studium Magisterskiego Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, inicjatorka i koordynatorka Forum Dziekanatów.

Ustawa 2.0. w dziekanacie

Ustawa 2.0 wzbudza wiele obaw. Wprowadza ważne zmiany na poziomie uczelni, zmienia zasady dotyczące istotnych elementów działalności szkół wyższych choćby likwidując wydziały czy urząd dziekana. Każda z nas zadaje sobie pytanie czy, jak i kiedy w tych okolicznościach zmieni się praca dziekanatów. Myślimy, jak nie popełnić błędu, realizując zapisy ustawy, której termin wejścia w życie zbiegający się z początkiem roku akademickiego, nie sprzyja dokładnej analizie nowych przepisów. Jak tu pracować nie wiedząc, co w trawie piszczy, w szczególności w kwestiach, które dotyczą bezpośrednio naszej pracy.

Zapraszamy do rozmowy na temat wprowadzania zasad 2.0 w dziekanatach. Proponujemy wymianę informacji w zakresie prowadzenia spraw studenckich od dokumentacji po wystawianie dyplomów. Jakie są Wasze doświadczenia, spostrzeżenia wątpliwości? Może komuś już udało się je rozwiać? A może przy naszym udziale uda się coś wyjaśnić? Jakie zwyczaje i zasady dotyczące wprowadzania ustawy panują w Waszych uczelniach? Porozmawiajmy o wyzwaniach, jakie ustawa stawia pracownikom dziekanatów.

Alina Kowolik – od 15 lat kierownik dziekanatu Wydziału Finansów i Ubezpieczeń Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.

Anna Stoczkiewicz – kierownik dziekanatu Wydziału Inżynierii Lądowej Politechniki Warszawskiej.

Systemy informatyczne a usprawnianie pracy w dziekanacie

Pracownik dziekanatu każdego dnia korzysta średnio z 4 systemów informatycznych (kierownicy dziekanatów średnio z 7):  USOS, Dziekanat XP, TETA, jlimity eHMS, Polon, IRK, Sowa, DreamApply, generatory wniosków stypendialnych, EZD, LMS-y, poczta, media społecznościowe,  CMS-y, elektroniczne systemy zamówień…

Oprogramowanie klasy ERP czy CRM to chleb powszedni dla administracji uniwersytetu, chociaż większość z nas pierwszy raz spotyka się z tymi nazwami. Czy znajomość tylu systemów czyni nas specjalistami z zakresu e-usług? Czy rozwiązania informatyczne rzeczywiście odciążają pracę administracji uczelnianej, czy raczej są dodatkowym (nielubianym) obowiązkiem? Wreszcie w jaki sposób e-systemy mogą wspomóc pracę dziekanatu?

Zachęcamy do wspólnej dyskusji na temat stosowania rozwiązań informatycznych w dziekanatach. Porozmawiamy o sukcesach i porażkach wdrożeń systemów IT na uczelniach.

Anna Chrzanowicz – starszy specjalista ds. administracyjnych w Dziekanacie Wydziału Elektrycznego Politechniki Warszawskiej

Anna Krawczyk – pracownica Dziekanatu Wydziału Humanistycznego Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. W pracy korzysta z USOSa, Moodla, Lexa i innych systemów IT wspomagających pracę administracji uniwersytetu.

Anna Pietrzyk – starszy specjalista w Dziale Nauczania Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie.

Stopnie i tytuł w systemie szkolnictwa wyższego i nauki w świetle Ustawy 2.0

Ustawa 2.0, zwana też Konstytucją dla Nauki, weszła w życie już 1 października 2018 r. i  zastąpiła cztery istniejące dotąd ustawy, a wśród nich, ustawę o stopniach i tytule naukowym. Zmiany, które zostały wprowadzone (a właściwie są wprowadzane) wcale nie są kosmetyczne. Stawiają przed pracownikami obsługującymi procedury awansowe w uczelniach wiele pytań i problemów. Jak zatem zmieniają się przepisy w zakresie nadawania stopni i tytułu naukowego profesora? Czym szkoła doktorska różni się od studiów doktoranckich? W jakich uczelniach będą mogły być prowadzone postępowania awansowe i kształcenie doktorantów oraz co ma do tego ewaluacja jakości działalności naukowej? Jakie przepisy obowiązują w okresie przejściowym i jak długo ten okres potrwa? To tylko niektóre pytania, nasuwające się przy okazji wprowadzanych zmian.

Zapraszamy do stolika pracowników administracji, którzy w swoich uczelniach zajmują się kompleksowo procedurami awansowymi lub obsługą doktorantów, aby porozmawiać o tajemnicach Działu V Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce J.

Anna Mielczarek-Taica – kierownik dziekanatu Wydziału Humanistycznego Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.

Katarzyna Rynkowska – kierownik dziekanatu Wydziały Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego.

Jak usprawnić postępowanie administracyjne?

Mimo, że przepisy k.p.a. dopuszczają wysyłanie zawiadomień o postanowieniu wszczęcia postępowania przed skreśleniem studenta drogą elektroniczną, to systemy informatyczne funkcjonujące w wielu uczelniach nie spełniają takich kryteriów aby doręczenie mogło zostać uznane za skuteczne. Pozostaje nam więc nadal podstawowa forma doręczeń pism czyli list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru z nieśmiertelną „żółtą karteczką”.

Prowadząc postępowanie administracyjne na dotychczasowych zasadach z pewnością nie spełniamy standardów nowoczesnej uczelni i oczekiwań coraz bardziej mobilnych i przyzwyczajonych do korzystania z nowych technologii studentów oraz samej administracji uczelni. Bezspornym faktem jest, że autonomia uczelni nie może być polem do wprowadzania rozwiązań prawnych niezgodnych z prawem powszechnie obowiązującym. Koncentrując się na postępowaniu administracyjnym musi ono przebiegać zgodnie z zasadami k.p.a. aby zapewnić zagwarantowane prawo do kontroli sądowej wydanych przez uczelnię decyzji. Jednak przyglądając się procesom postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów odnosi się wrażenie, że ta procedura mogłaby ulec zmianom.

Zachęcam do wsparcia sekcji prawnej Stowarzyszenia Forum Dziekanatów  i wspólnego poszukania odpowiedzi na te i inne pytania oraz do zastanowienia się nad wspólnym rozwiązaniem upraszczającym procedurę postępowania administracyjnego. To z pewnością będzie wymagało pewnych zmian legislacyjnych, ale jestem przekonana, że jeśli znajdziemy dobrze uargumentowane i słuszne rozwiązanie, nie ograniczając jednocześnie studentom zagwarantowanych praw do odwołania, taki projekt mógłby zostać zrealizowany. Dlatego gorąco zachęcam do wspólnej burzy mózgów i zaprezentowania swoich rozwiązań J

Ewa Wiśniewska – kierownik dziekanatu Kolegium Prawa w Akademii Leona Koźmińskiego.