Teczki akt osobowych studenta w świetle najnowszych – sprawozdanie z warsztatu

Podczas II Forum Dziekanatów uczestniczyłam w warsztacie pt. „Teczki akt osobowych studenta” w świetle najnowszych zmian. Warsztat prowadziła mgr Aleksandra Matukin-Szumlińska – kierownik Działu Nauczania w Akademii Górniczo-Hutniczej.

Podczas spotkania korzystaliśmy z wybranych przepisów:

• Ustawy z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
• Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
• Rozporządzeniu Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów.

Na wstępie spotkania został omówiony obecny stan prawny. Wynika to z faktu, że obowiązujące od 1.10.2018 roku Rozporządzenie w sprawie studiów było poprzedzone pięcioma różnymi innymi rozporządzeniami, które z dniem wejścia w życie przedmiotowego aktu prawnego utraciły swą moc. W tym miejscu należy podkreślić, że zgodnie z § 44 Rozporządzenia ws. studiów, teczki akt osobowych studentów, założone dla studentów przyjętych na studia przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia oraz na rok akademicki 2018/2019, powinny być prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych. Natomiast teczki akt osobowych studentów przyjętych na studia począwszy od roku akademickiego 2019/2020 zakłada się i prowadzi na zasadach określonych w nowym rozporządzeniu.

Podczas spotkania prowadząca warsztat zaprezentowała zmiany dotyczące prowadzenia teczek akt osobowych studenta jakie wprowadziły nowe akty prawne. Oto najważniejsze z nich:

1. Zniesienie obowiązku przechowywania w teczce osobowej studenta dokumentacji związanej z pomocą materialną.
2. Decyzje dotyczące przebiegu studiów sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.
3. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej teczka powinna zawierać dokumenty, w postaci ich cyfrowego odwzorowania lub w postaci dokumentów elektronicznych.
4. Przed archiwizacją teczki akt osobowych studenta, dokumenty dotyczące wykształcenia, dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia, podpisany przez studenta akt ślubowania oraz potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów będą podlegały brakowaniu
5. Karta okresowych osiągnięć powinna zawierać m.in. datę i podpis osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie oraz datę i podpis rektora, potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta.
6. Zniesienie obowiązku zawierania umów ze studentami określającymi warunki pobierania opłat związanych z odbywaniem studiów oraz opłat za usługi edukacyjne, a także wysokości tych opłat.
7. Recenzje pracy dyplomowej są jawne.
8. Zniesienie opłat za wydanie odpisu dyplomu i suplementu w języku obcym, wskazanym we wniosku studenta.

Jak pokazał przebieg warsztatu, wprowadzone zmiany budzą niestety wiele wątpliwości oraz pytań. Nie usprawniają również pracy w dziekanacie lecz wręcz przeciwnie, generują dodatkowe koszty i nakładają dodatkowe obowiązki powodując jeszcze większą biurokrację. I tak, np. nie ma informacji i wytycznych dotyczących przechowywania i archiwizowania dokumentacji stypendialnej. Skoro nie ma obowiązku składania jej do akt osobowych, to jak należy ją przechowywać i na jak długo archiwizować?

Ponadto, jeżeli wybrane dokumenty z teczki podlegają brakowaniu, to jak powinna przebiegać procedura brakowania, jaki format powinien mieć protokół zniszczenia, kto powinien dokonywać brakowania? Dodatkowo, brakowanie części dokumentów spowoduje, że w przypadku wznowienia studiów przez byłego studenta konieczne jest ponowne dostarczenie przez niego kompletu dokumentów będących podstawą przyjęcia na studia, podpisanie aktu ślubowania, itp.

Z kolei umożliwienie studentowi wnioskowania o odpis dyplomu i suplementu w każdym języku obcym, bez obowiązku uiszczenia dodatkowej opłaty, wygeneruje dla uczelni dodatkowe koszty związane z tłumaczeniem ww. dokumentów. Czy nie lepszym rozwiązaniem byłoby, np. unormowanie powyższego zapisu poprzez stworzenie zamkniętego katalogu języków obcych, w których uczelnia ma obowiązek wydać odpis i suplement bez pobierania dodatkowej opłaty?

Czy wprowadzenie dyrektywnego wymogu podpisu osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie oraz podpisu rektora na karcie okresowych osiągnięć studenta, nie oznacza, powrotu do papierowej wersji tegoż dokumentu? Jak za moich studenckich czasów, studenci będą musieli chodzić od egzaminatora do egzaminatora tylko po wpis na karcie, bo przecież indeks jest już elektroniczny. A kto będzie zbierał podpis od rektora? A może rektor będzie podpisywał hurtem karty okresowych osiągnięć studentów za pomocą podpisu elektronicznego?

Powyższe pytania oraz wiele innych kwestii stanowiły przedmiot ożywionej dyskusji uczestników z prowadzącą warsztat. Niestety, na ten moment jesteśmy w okresie przejściowym, co więcej w okresie, w którym na uczelniach trwają prace polegające na uregulowaniu i dostosowaniu wewnętrznych aktach prawnych do zapisów z nowej ustawy.

Na marginesie dodam, że do 21 stycznia 2019 r. trwały konsultacje społeczne i opiniowanie projektu rozporządzenie MNiSW zmieniającego rozporządzenia ws. studiów… Czy chociaż część naszych wątpliwości poruszonych podczas warsztatu zostanie rozwiązana?