Umowy on-line

Tysiące kartek papieru, podpisów i czas pracy poświęcone na załatwianie spraw związanych z procesem zawierania umów ze studentami oraz obecna sytuacja, w której staramy się jak najwięcej spraw załatwiać zdalnie, skłaniają do tego, aby zastanowić się, czy możliwe jest zawieranie umów poprzez środki komunikacji elektronicznej. Mimo że obowiązujące przepisy ustawy PSWiN nie nakładają na uczelnie obowiązku zawierania umów ze studentami, wiele uczelni postanowiło nadal je utrzymać. Sposobu na rozwiązanie problemu „papierowych” umów poszukałam w przepisach Kodeksu cywilnego (Kc). Mam nadzieję, że poniższe rozważania przyczynią się do szerszej dyskusji na ten temat, zwłaszcza że lada moment rozpoczynamy proces rekrutacji. Nie będzie to ekspertyza prawna, a jedynie propozycja do rozważenia, ale od czegoś trzeba zacząć.

Umowa – oświadczenie woli on-line na gruncie prawa

Umowa uczelni ze studentem jest oświadczeniem woli stron, gdzie jedna ze stron wykonuje usługę edukacyjną, a druga płaci za jej wykonanie. Zgodnie z art. 60 Kc

wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny”.

Oświadczenie woli jest złożone innej osobie z chwilą, gdy „doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią” (61 § 1 Kc). W „sposób dostateczny” nie oznacza, że musi to być forma papierowa, bowiem zgodnie z art. 61 § 2 Kc:

oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Oświadczenie woli może być zatem przesyłane do adresata przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, przez Internet lub za pomocą poczty elektronicznej. W naszym przypadku, aby kandydat na studia mógł zapoznać się z umową w sposób „dostateczny”, środek komunikacji elektronicznej powinien należeć do adresata (studenta-kandydata na studia). Taką interpretację przepisu potwierdził Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 10 grudnia 2003 r. (sygnatura akt sprawy: V CZ 127/03), w którym stwierdził, że:

oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on-line zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych.

Zgodnie z art. 70 § 1 Kc umowę możemy uważać za zawartą z chwilą otrzymania od kandydata oświadczenia o przyjęciu umowy, a jeśli nie będziemy wymagali takiego oświadczenia, to wpłata pierwszej raty czesnego powinna oznaczać przystąpienie do wykonania umowy.

Ustalenie osoby składającej oświadczenie woli

Na gruncie przepisów prawnych „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się” z treścią umowy (art. 77³ Kc), a do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77²). Powstaje zatem pytanie, czy „ustalenie osoby” musi zapewniać jej identyfikację, tak jak ma to miejsce w przypadku podpisu własnoręcznego. Może to nastąpić w dowolny sposób, np. poprzez zastosowanie podpisu klawiaturowego pod treścią oświadczenia (imię i nazwisko w treści maila – taki podpis jest traktowany jako podpis elektroniczny zwykły) lub identyfikację adresu e-mailowego, z którego wysyłana jest wiadomość zawierająca oświadczenie woli. W takich okolicznościach, dokumentem może być e-mail, sms, a także, co ciekawe, nagranie audio lub wideo, pod warunkiem, że można je zapisać i odtworzyć.

Możliwe sposoby zawarcia umowy ze studentem

Jeżeli ustawa PSWiN nie wymaga zawierania umów, tym samym zachowania formy pisemnej umowy, zgodnie z przepisami Kc, oświadczenie złożone w wyżej wymienionych formach ma taki sam skutek prawny, jak oświadczenie złożone na piśmie. Zatem nie ma przeszkód do zawarcia umowy przez e-mail lub poprzez system informatyczny.

Jeśli taka interpretacja przepisów okazałaby się słuszna, umowy można by było zawierać za pomocą środków elektronicznych. Na tą chwilę wydaje się, że dostępne i możliwe są dwa sposoby:

• e-mail – umowa mogłaby być wysłana za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez kandydata w ankiecie rekrutacyjnej. Spełniamy przesłanki prawne, ponieważ zarówno nadawca jak i odbiorca są oznaczeni. Student (kandydat) tą samą drogą potwierdza przyjęcie oświadczenia woli (zawarcie umowy);
• system rekrutacyjny – umowa jest umieszczona w rekrutacyjnym systemie informatycznym. Student (kandydat) po przyjęciu na studia ponownie loguje się do systemu przez indywidualny login przydzielony przez uczelnię, gdzie może zapoznać się z umową i potwierdzić, że przyjmuje oświadczenie woli poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w systemie (podobnie jak zaznacza zgody RODO).

Warto dodać, że już obecnie istnieją uczelnie, które do elektronicznego podpisywania umów obecnie wykorzystują komercyjne platformy typu „Umownik” czy „Autenti”. Wiąże się to jednak z dodatkowymi kosztami i koniecznością obsługiwania dodatkowego oprogramowania. Moim zdaniem najbardziej optymalnym i bezpiecznym rozwiązaniem mogło by być wykorzystanie do tego celu systemu informatycznego uczelni poprzez umieszczenie w nim umowy z możliwością potwierdzenia jej przyjęcia przez studenta.

Przezorny zawsze ubezpieczony

Zdaję sobie sprawę, że zaprezentowany sposób zwierania umów może budzić obawy co do tego, czy osoba zawierająca umowę to właściwa osoba, czy zostaną zabezpieczone interesy stron i czy w razie procesu sądowego będzie możliwość udowodnienia racji. Skoro jednak pozwalają na to przepisy prawa myślę, że dobrze skonstruowana umowa i pełna informacja przekazana studentowi będzie w pełni wystarczająca. Ponadto należy podkreślić, że przesłanką do skreślenia studenta z powodu niewniesienia opłat jest art. 108 ust. 2 pkt 4 ustawy PSWiN, a nie niedotrzymanie postanowień umowy zawartej pomiędzy studentem a uczelnią. To jest kolejnym argumentem przemawiającym za odejściem od „papierowego” sposobu zawierania umów ze studentami.

Wydaje się zatem, że jeśli przeprowadzimy proces zawierania umów w systemie informatycznym uczelni zachowamy się zgodnie z zasadą „przezorny zawsze ubezpieczony”, a o korzyściach wynikających z takiego załatwienia spraw nie muszę nikogo, kto się tym zajmuje przekonywać.