V ogólnopolskie Forum Dziekanatów – 10-11.01.2022

Piąte ogólnopolskie Forum Dziekanatów jest odmienne od pozostałych przynajmniej pod dwoma względami. Po pierwsze, wypada w styczniu, a nie jak dotąd – w grudniu. Po drugie, zwiększyła się liczba organizatorów – do grona gospodarzy, obok Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie i Stowarzyszenia Forum Dziekanatów – dołączyły Akademia Leona Koźmińskiego i Politechnika Warszawska. Wreszcie, po trzecie, Forum zmieniło całkowicie swoją formułę – nie ma już części konferencyjnej, a raczej panele prowadzone przez osoby i instytucje, które z nami współpracują.

Jesienią planując Forum, rozważaliśmy formułę hybrydową – z tego m.in. względu wszyscy organizatorzy mają siedziby w Warszawie. Biorąc pod uwagę sytuację pandemiczną zdecydowaliśmy się powtórzyć Forum w formie całkowicie zdalnej. Jednak nic straconego, gdyż – jak dobrze pójdzie – Stowarzyszenie z Politechniką Warszawską będzie współorganizatorem całkowicie stacjonarnego seminarium nad morzem. Ale o tym później, i nie ja, a Anna Stoczkiewicz.

Styczniowe Forum planujemy na 10-11 stycznia 2022 r. Odbędzie się sześć bloków tematycznych zaplanowanych na około 2 godziny każdy, aby ze wszystkim zdążyć. Tradycyjnie przewidujemy tematy informatyczne, prawne i strategiczne. Formularz rejestracyjny był dostępny jest na osobnej stronie (rejestracja zakończona). Udział w Forum (jak zawsze) jest bezpłatny.

A oto ramowy program:

10 stycznia 2022 r.

10:00 – otwarcie Forum + panel rektorski, w którym udział potwierdzili:

• prof. dr hab. Roman Cieślak (Uniwersytet SWPS / Konferencja Rektorów Akademickich Szkół Polskich)
• prof. dr hab. Grzegorz Mazurek (Akademia Leona Koźmińskiego)
• prof. SGH dr hab. Piotr Wachowiak (Szkoła Główna Handlowa w Warszawie)
• prof. dr hab. inż. Krzysztof Zaremba (Politechnika Warszawska)

Temat panelu: Między kontrolą a zaufaniem – czyli o zarządzaniu godnościowym pracownikami administracji w czasie pandemii (i nie tylko).

Zaproszeni goście zostaną poproszeni o refleksje na temat roli zaufania w zarządzaniu pracownikami administracji. W okresie pandemii i pracy zdalnej, uczelnie, jeszcze wyraźniej niż wcześniej, stanęły przed dylematem „ufać czy kontrolować”? Kadra zarządzająca albo obdarzała pracowników zaufaniem, albo wzmacniała procesy kontrolne – w obu przypadkach kierując się dobrem organizacji. Jak zatem dobrze zarządzać pracownikami kadry wspierającej? Czy z pandemii da się wyciągnąć jakieś pozytywne wnioski? Czy zarządzanie godnościowe jest tym, w kierunku którego można patrzeć, aby budować zaangażowanie i współpracę wśród (wszystkich) pracowników uczelni?

Prowadzenie: Anna Mielczarek-Taica (Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu / Stowarzyszenie Forum Dziekanatów)

12:00 – Cyfryzacja z głową, czyli od potrzeb do realizacji

Dziekanaty chcą działać sprawnie, czyli zapewniać lepszą obsługę toku studiów w krótszym czasie. Władze uczelni chcą racjonalizować koszty. Studenci chcą, żeby system uczelniany był jak Google – dawał im zdalny dostęp do wszystkich potrzebnych usług. Czy motorem informatyzacji ma być dyrektywa płynąca z góry (mobilność w programie Erasmus i sieć EWP), czy potrzeby administracji (mLegitymacja zamiast ELS), studentów (zdalny odbiór decyzji administracyjnych), czy władz uczelni (minimalizacja kosztów działania uczelni, np. usług pocztowych)? Motywem przewodnim panelu jest poszukiwanie tych rozwiązań z zakresu informatyzacji, które usprawniają i racjonalizują funkcjonowanie uczelni. Chcemy przedstawić kilka przykładów oraz porozmawiać o doświadczeniach, potrzebach i postulatach uczestników panelu w zakresie informatyzacji.

• Politechnika Poznańska – integracja systemu rekrutacji z mTożsamością, Marek Gosławski
  Politechnika Poznańska umożliwia kandydatom zakładanie konta, a później też logowanie się w systemie rekrutacyjnym, za pomocą aplikacji mobilnej mObywatel, którą udostępnia Ministerstwo Cyfryzacji (znanej jako mTożsamość). Kandydat, który założy konto w ten sposób nie musi wprowadzać swoich danych osobowych przy użyciu klawiatury, bo zostaną one pobrane, za jego zgodą, z rejestrów państwowych.
• Uniwersytet Warszawski i Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji – elektroniczne podpisywanie i doręczanie decyzji rekrutacyjnych, Agnieszka Ligęza, Łukasz Krawiranda, Maciej Pasikowski, Natalia Wojciechowska
  Uniwersytet Warszawski każdego roku wydaje ponad 40 tys. decyzji administracyjnych ws. rekrutacji na studia. Każda z nich, zgodnie z wymogami prawa, musi być doręczona. Tradycyjna obsługa tego procesu jest bardzo kosztowna – zarówno organizacyjnie, jak i finansowo. Od 2021 r. system IRK pozwala na doręczenie decyzji drogą elektroniczną.
• Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji – ewidencjonowanie blankietów dyplomów, Michał Duczmal
  Dyplomy ukończenia studiów wyższych są dokumentami publicznymi, a zatem są drukami ścisłego zarachowania, a blankiety tych dokumentów muszą być ewidencjonowane. W trakcie prezentacji pokażemy jak USOS wspiera śledzenie losów każdego blankietu od jego dotarcia na uczelnię do wykorzystania do wydruku określonego dyplomu bądź w innym celu. Rozwiązanie musi być konfigurowalne do potrzeb każdej z 80 uczelni korzystających z systemu.
• Akademia Leona Koźmińskiego – Elektroniczna teczka studenta, Dariusz Wronikowski
  Elektroniczna teczka studenta jest zwieńczeniem procesu digitalizacji dokumentacji przebiegu studiów i procesów związanych z obiegiem dokumentów. Podczas prezentacji pokażemy jak wygląda w praktyce e-teczka w ALK oraz jakie są uwarunkowania prawne, techniczne i organizacyjne niezbędne do jej wdrożenia
• Dyskusja na temat potrzeb i kierunku dalszych prac w zakresie informatyzacji procesów związanych z tokiem studiów. Spróbujemy wspólnie poszukać odpowiedzi na pytania:
  • jaki jest cel informatyzacji (gdzie jest wartość dodania – sprawniejsza realizacja, lepsza jakość, niższy koszt)?
  • z czego jesteśmy najbardziej zadowoleni?
  • czego nam najbardziej brakuje?

Prowadzenie: dr Janina Mincer-Daszkiewicz (Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji / Uniwersytet Warszawski)

14:00 – panel o EZD, czyli o Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją: W uczelniach, które zdecydowały się na wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją naturalnym oczekiwaniem użytkowników stało się dążenie do usprawnienia procesów obiegu dokumentów, które dotychczas były procedowane w postaci papierowej. Postaramy się przedstawić wewnętrzne procesy obiegu i zarządzania dokumentacją realizowane w kilku uczelniach:

• Elektroniczny proces akceptacji dokumentów na przykładzie przydziału czynności dla nauczycieli akademickich (PCNA). Omówiony zostanie proces obiegu PCNA na podstawie plików pobranych z systemu USOS i wysłanych do systemu EZD PUW przez API EZD w celu elektronicznego procedowania i akceptowania.
  Prowadzenie: Anna Latawiec, Koordynator systemu EZD, Uniwersytet Opolski
• Elektroniczny obieg dokumentów wewnętrznych w Uniwersytecie Wrocławskim. Tematem prezentacji będzie wyjaśnienie w jaki sposób system EZD został wykorzystany do usprawnienia obiegu dokumentów w Uniwersytecie Wrocławskim.
  Prowadzenie: Ewelina Setera, Kierownik Kancelarii Głównej, Uniwersytet Wrocławski
• Wdrożenie EZD PUW na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu – podsumowanie pracy na dokumencie elektronicznym. Omówiony zostanie proces wdrażania EZD PUW na UAM w Poznaniu, w jaki sposób dostosowano funkcjonowanie uczelni do elektronicznego obiegu dokumentów, jak realizowane były kolejne kroki tego przedsięwzięcia i jak zmienił się system pracy w wielu jednostkach. Wnioski po latach. Sukcesy i porażki.
  Prowadzenie: Aneta Masztaller, Koordynator systemu EZD, Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
• Prezentacja prototypu systemu EZD RP. System EZD RP jest następcą aktualnie wykorzystywanego systemu EZD PUW, który po 2024 roku będzie dostępny zarówno dla uczelni publicznych jak i niepublicznych.
  Prowadzenie:   Małgorzata Hyc, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie

Prowadzenie: Małgorzata Hyc (Szkoła Główna Handlowa w Warszawie / Stowarzyszenie Forum Dziekanatów)

11 stycznia 2022 r.

10:00 – 100 pytań o stypendia, na które odpowiadać będzie Pani Naczelnik Monika Kubiak kierująca Wydziałem Świadczeń dla Studentów w Ministerstwie Edukacji i Nauki

Prowadzenie: Natalia Karpierz (Akademia Ignatianum/ Stowarzyszenie Forum Dziekanatów) i Michał Podobas (Szkoła Główna Handlowa w Warszawie / Stowarzyszenie Forum Dziekanatów)

12:00 – 100 pytań o POLon w wykonaniu Zespołu OPI. W programie:

• Omówienie kluczowych zmian w POL-on planowanych na rok 2022 (Marta Niemczyk)
• Prezentacja nowego modułu studentów (Magdalena Waniewska-Bobin)
• Pytania i odpowiedzi – w tej części poszczególni analitycy OPI będą odpowiadali na pytania dotyczące poszczególnych modułów (Marta Niemczyk, Łukasz Błaszczyk, Maria Bylina, Iwona Kucharska, Barbara Gwiazda, Katarzyna Mucha, Krzysztof Stojek)

Prowadzenie: Wioletta Braun (Politechnika Gdańska / Stowarzyszenie Forum Dziekanatów) i Magdalena Kukuła (Akademia Ignatianum/ Stowarzyszenie Forum Dziekanatów)

14:00 – spotkanie otwarte dla sympatyków Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, na którym przestawiamy naszą działalność i zapraszamy do współpracy ?

Do zobaczenia już w styczniu!