Wsparcie informatyczne dla systemu pomocy materialnej zgodnie z KPA

Publikujemy sprawozdanie z warsztatów, jakie odbyły się w ramach II ogólnopolskiego Forum Dziekanatów 5 grudnia 2018 r. w SGH. Warsztaty pt. Wsparcie informatyczne dla systemu pomocy materialnej zgodnie z KPA prowadziła dr Janina Mincer-Daszkiewicz.

Lwia część dyskusji poświęcona była przepisom prawa, które obowiązują oraz systemom, na których pracujemy. Staraliśmy się stworzyć „idealny świat”, w którym pracownicy administracji mieliby się poruszać.

Warto wspomnieć, iż opiniami wymieniali się pracownicy, którzy na co dzień pracują przy obsłudze pomocy materialnej – czy to pracownicy dziekanatów, czy poszczególnych sekcji – tak jak w przypadku SGH. Z uwagi na fakt, iż stale zmieniające się przepisy wprowadzają odmienne interpretacje lub zwiększają skomplikowanie prowadzenia postępowania administracyjnego, staraliśmy się odpowiedzieć na pytanie, jak pogodzić przepisy ze zdroworozsądkowym załatwieniem sprawy. Praca przy obsłudze świadczeń pomocy materialnej to również współpraca z najróżniejszymi organami Uczelni – warto, aby ta współpraca przebiegała pomyślnie i bez opóźnień.

Bardzo duża ilość podań może powodować różnego rodzaj błędy:

• odmienna interpretacja dokumentacji studentów z innych krajów,
• możliwość popełnienia błędu, wynikająca z czynnika ludzkiego,
• komunikacja ze studentem lub jego rodzicem i brak klarownej informacji zwrotnej.

Przeszkodą jest również duża formalizacja postępowania, wynikająca z przepisów prawa, częsty brak wsparcia ze strony władz Uczelni np. w postaci szkoleń, seminariów lub warsztatów. Zdarza się również, iż każda Uczelnia prowadzi postępowanie po swojemu – brak jednolitości w podobnych przypadkach itp.

Konkluzja uczestników była taka, iż władze poszczególnych uczelni często nie mają świadomości, jak skomplikowany może być to proces i jak wiele trudu należy włożyć w odpowiednie przygotowanie wypłat świadczeń dla studentów.

Z własnych doświadczeń i obserwacji można powiedzieć, że nie da się zdiagnozować wszystkich problemów i wyłapać każdego błędu. Trzeba cały czas wymieniać się doświadczeniami, dlatego też częstym przypadkiem jest konieczność zmiany Regulaminu przyznawania świadczeń, czy też zgłaszanie poprawek do systemu, na którym pracujemy. Ważna powinna być również świadomość studentów, jak wiele zależy od informacji, które od nich pozyskujemy. Niestety wiemy, że pewna ich część wprowadza nas w błąd. Jedni robią to świadomie, inni przez zaniedbanie. Dążenie do idealnych rozwiązań jest bardzo żmudne, a na wprowadzenie niektórych z nich nie pozwalają przepisy, choć wydają się one racjonalne i zgodne z zasadami sprawiedliwości społecznej.