Wspólne zespoły projektowe jako przykład uczestnictwa pracowników administracyjnych w życiu uczelni

„Co robicie, żeby zmieniać swój wizerunek?”

To pytanie jakiś czas temu zadała mi koleżanka z Biura Projektów w dyskusji o dziekanatach, podczas której zastanawialiśmy się dlaczego jednostki te nie cieszą się dobrą aurą. To pytanie uświadomiło mi, że jeśli sami nie wyjdziemy z odpowiednią inicjatywą, nikt za nas tego nie uczyni.

Jak „zaprojektowaliśmy” swoje cele?

Jak w pracach projektowych mogą odnaleźć się dziekanaty, które wykonują przede wszystkim zadania operacyjne? W naszej uczelni – Akademii Leona Koźmińskiego, powstawały różne zespoły projektowe, a dziekanaty oprócz dobrych opinii studentów (do czego wszyscy zdążyli się przyzwyczaić) nie mogły pochwalić się żadnym sukcesem. Codzienność i rutyna zaczęły nas przytłaczać. Widzieliśmy wiele płaszczyzn, na których moglibyśmy się wykazać, ale baliśmy się tego, czy pogodzimy to z codzienną pracą. Jednak podjęliśmy wyzwanie, „zaprojektowaliśmy” swoje cele i zaczęliśmy je realizować.

Zaczęliśmy od naszego dziekanatu – zastanowiliśmy się nad możliwościami usprawnienia swojej pracy, użyliśmy tego co mamy – swojej wiedzy, doświadczenia i talentów, a następnie zrobiliśmy to, co mogliśmy. Naszym pierwszym krokiem było zgłoszenie projektu „podania elektroniczne”. Projekt spotkał się z zainteresowaniem Władz i wspólnie z działem IT opracowaliśmy i wdrożyliśmy go w naszym dziekanacie, a po przetestowaniu w pozostałych dziekanatach w uczelni. Wymagało to poświęcenia, dużo pracy i wysiłku, ale poczuliśmy ogromną satysfakcję – nasz projekt odniósł sukces, nasza praca została doceniona przez innych, zyskaliśmy też duże usprawnienie w naszej pracy i wspaniały odbiór ze strony studentów.

Udział pracowników dziekanatu w realizowanych projektach

Przeszliśmy potrzebne szkolenia i zaczęliśmy wychodzić z innymi inicjatywami. Zespoły projektowe zaczęły zapraszać nas do współpracy – poczuliśmy się ważni w całej strukturze uczelni. Szybko okazało się też, że wychodzenie z inicjatywą spotkało się z przychylnością Władz Uczelni. Miałam możliwość przeorganizowania pracy, tak aby można było pogodzić wszystkie obowiązki. Nie było łatwo, ale wytrwałość, determinacja i zaangażowanie całego mojego zespołu przyniosły oczekiwany przez nas efekt.

Czas pokazał, że to jest możliwe – obecnie uczestniczymy w kilku projektach, większość dotyczy usprawnień w dziekanacie. W zespołach są pracownicy różnych działów, więc praca jest równomiernie rozłożona na cały zespół. Dołączamy też do innych zespołów jako wsparcie albo interesariusze. Z kolei uczestniczenie w projektach, które nie są związane bezpośrednio z naszymi procesami daje nam możliwość rozwoju, zdobywania nowych umiejętności, wiedzy i pozwala spojrzeć z innej perspektywy na organizację pracy. Nabraliśmy pewności siebie, zaczęliśmy poznawać stosowane procesy obsługi studenta i planowania dydaktyki zarówno w uczelniach w Polsce w ramach Forum Dziekanatów, jak i za granicą w ramach wymiany Erasmus.

Jak to działa?

W Intranecie ALK został utworzony system zarządzania projektami. Wszyscy pracownicy mają do niego dostęp, mogą zgłosić pomysł na projekt, a także głosować na zgłoszone projekty (przyznając odpowiednią liczbę „leonków”). W systemie znajdują się wszystkie informacje i dokumenty projektowe począwszy do zgłoszenia poprzez raporty, harmonogramy, budżety na lekcjach projektowych kończąc. Projekty są inicjatywą pracowników – wynikają z ich potrzeb i zainteresowań. Ponieważ prace projektowe nie mogą powodować dodatkowego obciążenia, zespoły projektowe są dobrowolne, a osoby, które często realizują projekty mają elastyczny czas pracy tzn. część czasu pracy jest poświęcona na bieżące obowiązki związane z zatrudnieniem, a dodatkowo zostaje wyznaczony czas na pełnienie obowiązków projektowych (oddelegowanie do projektu). Przy takiej organizacji pracy funkcjonują zasady wewnętrznych rozliczeń czasu pracy pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi.

Po co nam dodatkowa praca w zespołach?

Dzięki zespołom projektowym mamy możliwość podnoszenia swoich kompetencji zawodowych dzięki czemu na bieżąco podnosimy jakość obsługi studenta, porządkujemy i usprawniamy sobie pracę. Tak naprawdę wiele prac projektowych prowadziliśmy wcześniej, kiedy nie było usystematyzowanej struktury projektowej, czasami nikt o tym nawet nie wiedział. Teraz mamy możliwość uzyskania wsparcia i sami wspieramy innych.

Co dają zespoły projektowe?

• możliwość rozwoju i podnoszenia kompetencji zawodowych – zdobywanie nowych umiejętności, poznawanie nowych aspektów działalności uczelni. Dzięki temu możemy także inaczej spojrzeć na nasze wewnętrzne procesy;
• możliwość pełnienia różnych ról w uczelni, co pozwala na częściowe odejście od tradycyjnych struktur hierarchicznych. Pracownicy stają się bardziej wszechstronni, wykazują się elastycznością i umiejętnością pracy w różnych zespołach;
• synergia działań – unikanie podejmowania nieefektywnych działań, dublowania działań oraz nieskutecznego angażowania ludzi i środków. Cały proces związany z realizacją projektu jest dostępny elektronicznie z możliwością wglądu przez każdego pracownika uczelni. Dodatkowo elektroniczny rejestr zawierający opis „lekcji projektowych” daje nam wskazówki, jak uniknąć w przyszłości problemu lub jak można by go lepiej rozwiązać;
• wykorzystanie talentów, integracja i dzielenie się wiedzą – praca w zespołach projektowych umożliwia wymianę wiedzy, konsultacje z wszystkimi interesariuszami projektu, pracownicy uczelni lepiej rozumieją działania innych komórek bo mają możliwość współpracy ze sobą. To podnosi wzajemne zrozumienie i docenianie pracy innych, a także pomoc w sytuacjach kryzysowych;
• motywacja, zaangażowanie, satysfakcja, prestiż – atmosfera życzliwości, ambitne zadania, a także status – rola w zespole projektowym, gdy liczy się samodzielność, własna inicjatywa – to wszystko zachęca do wnoszenia wkładu we wspólną pracę. Kiedy wiemy, czemu służy poniesiony wysiłek i widzimy jego pozytywne rezultaty, pracujemy efektywniej;
• poczucie sprawczości, sensu i przynależności – ważny jest cel i rezultat wykonywanego projektu, a także własny wkład wniesiony w ten projekt. Widoczne zmiany w dziekanatowej rzeczywistości pozwalają uzmysłowić sobie sens podejmowanych działań;
• usprawnienia i innowacje pozwalają na podnoszenie jakości pracy i naszych usług.

Z perspektywy czasu mogę stwierdzić, że udział w różnych projektach, współpraca i wymiana doświadczeń pozwala spojrzeć z innej perspektywy na różne aspekty naszej pracy. Dlatego też uważam że powinniśmy wykorzystać możliwość, jaką obecnie daje nam networking prowadzony w ramach Forum Dziekanatów i Stowarzyszenia Forum Dziekanatów. Uważam, że jest to bardzo ważny projekt dla wszystkich dziekanatów w Polsce. Możemy implementować nowe rozwiązania organizacyjne, usprawniając sobie pracę i jednocześnie podnosząc jakość obsługi studenta, przy czym dzielenie się doświadczeniami nierzadko sprawia, że nie musimy już „wywarzać otwartych drzwi”.

Z całą pewnością do tego „zespołu projektowego” powinniśmy przystąpić wszyscy.