Dokumentacja studiów – sprawozdanie z sekcji tematycznej

Atmosfera szkolenia odbywającego się w dniach 25 i 26.03.2019 r. w Krakowie „Dziekanaty w nowym systemie szkolnictwa wyższego i nauki” zrobiła się szczególnie gorąca kiedy zaczęto omawiać dokumentację przebiegu studiów. Przedstawiciele MNiSW w dużej mierze odnieśli się do uwag i zapytań, które zostały zebrane i przekazane przez Stowarzyszenie Forum Dziekanatów przed szkoleniem. Zaplanowany czas w panelu dotyczącym dokumentacji przebiegu studiów znacznie został przekroczony J i nawet kiedy padło pytanie od Prowadzących: czy robimy zaplanowaną przerwę, sala jednogłośnie, chórem odpowiedziała NIE!

Ta część szkolenia wzbudziła najwięcej emocji. Pomimo wielu pytań i zagadnień do wyjaśnienia Pan Dyrektor Marcin Czaja musiał zakończyć część III szkolenia w dniu 25.03 br., i przejść do kolejnego panelu, ale obiecał, że powróci w dniu następnym (26.03) do nieomówionych zagadnień i zadanych pytań. Swoją obietnicę spełnił ?

Podczas szkolenia prowadzące panel dotyczący dokumentacji przebiegu studiów – Pani Ewa Krupińska i Pani Grażyna Strojek wyjaśniały, że główną przyczyną prac nad zmianami Rozporządzenia w sprawie studiów jest wprowadzenie mLegitymacji studenckiej, dodanie adresu poczty elektronicznej kandydata na studia w ankiecie osobowej oraz cyfrowe odwzorowanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika uczelni lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uczelni.

W projekcie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów ma zostać dodany, obok powyższych, sposób prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej oraz jej zabezpieczania; umożliwienie przekształcenia i dalszego prowadzenia w postaci elektronicznej teczek obecnie studiujących studentów; usunięcie fotografii absolwenta z katalogu niezbędnych elementów dyplomu ukończenia studiów.

Sporo czasu poświęcono również planowanym zmianom w rozporządzeniu obejmującym kształcenie nauczycieli.  W rozporządzeniu planowane jest dodanie §39a umożliwiającego przekształcenie w studia jednolite magisterskie na kierunku „pedagogika przedszkolna i wczesnoszkolna" studiów prowadzonych w ramach innego kierunku w zakresie pedagogiki przedszkolnej i wczesnoszkolnej (np. kierunek „pedagogika" specjalność edukacja przedszkolna i wczesnoszkolna). Warunki jakie musi spełniać uczelnia, aby skorzystać z możliwości przekształcenia zamieszczone są w załączonej prezentacji.

Istotne zmiany po wprowadzeniu ustawy 2.0 i rozporządzenia w sprawie studiów w części dotyczącej dokumentacji przebiegu studiów to:

Album studenta i dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia:

• przebieg studiów nie musi być dokumentowany, tak jak to było dotychczas, w protokołach zaliczenia przedmiotów (papierowych lub wydruków danych elektronicznych) – i dobrze J;
• informacje dotyczące przebiegu studiów gromadzone są w albumie studentów, teczkach akt osobowych studentów (papierowych lub elektronicznych) i księdze dyplomów;
• do albumu studentów nie wpisuje się imion rodziców, tak jak to było dotychczas, co może być problematyczne, ponieważ w praktyce zdarzało się, że instytucja taka jak ZUS „cofnęła” studenta z wydanym zaświadczeniem przez uczelnię z powodu braku imienia ojca :(;
• dodano w albumie studenta, że w przypadku braku numeru PESEL należy, oprócz nazwy i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość, wpisać nazwę państwa, które go wydało;
• zaświadczenie o ukończeniu studiów I stopnia nie może być podstawą do przyjęcia na II stopień studiów. Ten wymóg wzbudził wiele emocji – spowoduje on, że studenci, którzy obronią się pod koniec września nie będą mogli przystąpić do rekrutacji na studia rozpoczynające się od października. Dotychczas studenci mogli złożyć zaświadczenie o ukończeniu studiów, a dyplom dostarczali w terminie późniejszym. Taki wymóg, jak argumentowali prowadzący szkolenie, został wprowadzony z uwagi na to, że niektóre uczelnie przyjmowały studentów nawet przed obroną ? W mojej opinii jest to krzywdzące przede wszystkim dla studentów. Uważam, że uczelnie, które prowadziły taki proceder, nie stosując się do obowiązujących przepisów, nadal mogą to robić a wszyscy inni będą ponosili tego konsekwencje :(;
• do albumu studenta wpisuje się oprócz nazwy kierunku studiów poziom i profil studiów;
• do albumu studenta nie wpisuje się już nazwy podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni;

Teczka akt osobowych studenta:

• ankieta osobowa kandydata, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie studiów, ma zawierać, w przypadku braku numeru PESEL, oprócz nazwy i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość nazwę państwa, które go wydało; ponadto płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów (wieś albo miasto), adres zamieszkania oraz adres do korespondencji (czyli w niektórych przypadkach 3 adresy? :()
• uczelnia nie ma prawa przechowywać kserokopii dokumentu potwierdzającego tożsamość, co w mojej opinii wymaga wyjątkowej uwagi pracowników i zachowania szczególnej staranności podczas przyjmowania dokumentów od kandydatów. Może się to przełożyć na czas obsługi (i tak już długi) kandydata, ponieważ kandydaci bardzo często przy uzupełnianiu danych popełniają liczne błędy, które dzięki kserokopii dokumentu tożsamości dziekanaty prostowały :(;
• nie ma już kopii decyzji o przyjęciu na studia i potwierdzenia jej doręczenia, w tym decyzji o przyjęciu na studia w wyniku potwierdzenia efektów kształcenia się; mają natomiast być dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia (w mojej opinii dokumenty i ich rodzaj muszą zostać ustalone przez uczelnie);
• nie ma umów, uczelnie mogą podpisywać umowy, ale nie mogą zmusić studentów do ich podpisania. Rozmawiając z pracownikami dziekanatów słyszałam, że sporo uczelni ma zamiar podpisywać umowy. Podczas szkolenia Prowadzący z MNiSW sugerowali, że wystarczy, iż kandydaci/studenci podpiszą oświadczenie, że zapoznali się i będą przestrzegać Regulaminów studiów i Regulaminów opłat. Osoby, które powrócą z urlopu lub będą powtarzały rok studiów wnoszą opłaty takie same jak dany rocznik, na którym będą studiowały. Jestem ciekawa orzecznictwa sądów w przypadkach dotyczących dochodzenia roszczeń przez uczelnie bez podpisanej umowy (chociaż jako pracownik dziekanatu jednak wolę aby moja ciekawość na ten temat nie została zaspokojona :));
• karty okresowych osiągnięć studenta w Rozporządzaniu do ustawy 2.0 = „temat rzeka”. Podejmując się pisania tego sprawozdania odpowiedziałam Pani Prezes Stowarzyszenia: „nie ma sprawy – tę część sprawozdania napiszę, przecież to łatwe, znam się na dokumentacji ;), zrobię notatki, podołam przecież”. Jednak prezentacja i późniejsza dyskusja dotycząca kart spowodowała, że przez moment pomyślałam „jak ja to opiszę?” Część uczestników szkolenia usłyszało, że karty mogą być odzwierciedleniem wpisów ocen wykładowców w systemach informatycznych (protokołach elektronicznych) uczelni i drukowane jak dotychczas oraz podpisywane przez Rektorów lub osoby przez niego upoważnione. Druga część uczestników usłyszała, że tylko przy prowadzeniu elektronicznej teczki akt osobowych studentów karty mogą nie zawierać własnoręcznych podpisów wykładowców i jeżeli teczka prowadzona jest papierowo to absolutnie podpisy wykładowców muszą być. Opcja druga spowodowałaby powrót uczelni do wydawania kart studentom, podwójnego wpisywania ocen przez wykładowców – do systemu informatycznego uczelni oraz na kartę papierową. To by oznaczało, że cofamy się wstecz, nie mówiąc o tym jak odbiorą to studenci, którzy nie będą chcieli „biegać” za wykładowcą po wpis bo przecież mają wpisaną ocenę do systemu informatycznego i widzą ją w „Wirtualnej Uczelni”. Wykładowcy musieliby dokonywać podwójnego wpisywania ocen: do karty papierowej oraz w systemie elektronicznym. Dyskusja na ten temat przeciągnęła się na następne dni już po zakończeniu szkolenia dlatego Stowarzyszenie Forum Dziekanatów wystąpiło do MNiSW z pytaniem w tych kwestiach. Mamy już interpretację, która znajduje się pod linkiem.
• został zniesiony obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących pomocy materialnej studentom. Uczelnia przechowuje jedynie decyzje a pozostałe dokumenty muszą być brakowane; Uczelnie w instrukcji kancelaryjnej powinny określić zasady brakowania. Uzasadnieniem do takich zmian był argument, że dokumentacja dotycząca pomocy materialnej nie jest dokumentacją przebiegu studiów;
• w przypadku prowadzenia elektronicznej teczki studenta, przy przeniesieniu się studenta do innej uczelni i brakiem możliwości odczytu elektronicznych dokumentów przez uczelnię przyjmującą, zostaliśmy poinformowani, że można wydrukować dokumenty z teczki elektronicznej i przesłać z kopią pisma i wykazem owych dokumentów;
• w przypadku prowadzenia elektronicznej teczki studenta dyplomy do akt nie są drukowane tradycyjnie z oznaczeniem odpis do akt, tylko skanuje się oryginał dyplomu i suplementu. Szerzej na temat dyplomów i suplementów w kolejnym sprawozdaniu Wioletty Braun.

Legitymacje studenckie

• prezentowana podczas szkolenia mLegitymacja nie zastąpi „tradycyjnej” legitymacji studenckiej. Szerzej o niej pisze Ewa Wiśniewska.
• w Rozporządzeniu w sprawie studiów został określony nowy wzór elektronicznej legitymacji studenckiej, która nie zawiera adresu. Nie ma już możliwości wydawania papierowych legitymacji studenckich (na szkoleniu dowiedziałam się od pracowników dziekanatów, że niektóre uczelnie nadal ją wydawały :(). Istnieje jednak możliwość wykorzystania „starych” blankietów elektronicznej legitymacji studenckiej zawierających w poddruku offsetowym napis „adres”. W przypadku wykorzystywania „starego” blankietu w miejscu przeznaczonym na adres nanosi się poziomą linię. Takie legitymacje mogą być wydawane przez uczelnie nie dłużej niż do 30 września 2020 r.

Zagadnienia omawiane w tej części szkolenia wzbudziły wiele emocji, pytań i wątpliwości. Zabrakło czasu na dokładne omówienie i doprecyzowanie rodzących się niejasności, niemniej jednak wiele kwestii zostało wyjaśnionych (to czego nie udało się wyjaśnić może uda się doprecyzować podczas drugiego szkolenia). Czas pokaże, jak w praktyce stosowania nowych przepisów odnajdą się uczelnie, zwłaszcza w kontekście przeznaczenia odpowiednich środków finansowych umożliwiających choćby prowadzenie elektronicznej teczki studenta.