E-doręczenia: czy jesteśmy gotowi?

Temat e-doręczeń powrócił nagle i to z dużą dozą nadziei, biorąc pod uwagę planowany przepis w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, który zakłada, że e-doręczenia byłyby możliwe poprzez systemy teleinformatyczne uczelni. Ciekawe w tym kontekście wydaje się to, ile uczelni faktycznie z tego skorzysta. Mamy nadzieję, że docelowo wszystkie, ale na ten moment najpewniej nieliczni posiadają systemy teleinformatyczne, które dałoby się szybko i łatwo przystosować do e-doręczeń.

Ustalenie liczby uczelni, które posiadają systemy teleinformatyczne zgodne ze wskazaniami art. 19a w Rozporządzeniu w sprawie studiów jest kłopotliwe, ze względu na to, że zawarte w nim wytyczne są na różny sposób interpretowane w poszczególnych uczelniach. Niektórzy uważają, że żaden uczelniany system teleinformatyczny nie spełnia tych wymogów (sądząc że jest to poziom wymagań jak np. dla Centralnego Ośrodka Informatyki MSWiA), inni natomiast podchodzą do tych przepisów w sposób mniej rygorystyczny i obecnie pracują nad elektroniczną teczką studenta. To samo tyczy się określenia, czy system umożliwia złożenie podpisu – jak dotąd nie było takiej potrzeby. Z tych względów zdecydowaliśmy się na przedstawienie wyników badania ankietowego, które ilustruje stopień cyfryzacji procesów dotyczących wniosków i decyzji administracyjnych na uczelniach oraz identyfikuje bariery przejścia dokumentację w formie elektronicznej.

Badanie na próbie niereprezentatywnej zrealizowane zostało w dniach 25–29.04.2022, a wzięło w nim udział 45 przedstawicieli uczelni publicznych i niepublicznych. W niektórych przypadkach nazwa uczelni pokrywała się. Po usunięciu duplikatów uzyskaliśmy odpowiedzi z 29 uczelni + 5 odpowiedzi, w których nie podano nazwy uczelni. Badanie dotyczyło zakresu elektronicznych doręczeń wniosków i decyzji oraz trudności związanych z cyfryzacją tych procesów.

Stopień cyfryzacji doręczeń wniosków i decyzji administracyjnych

W ankiecie zapytaliśmy o to, czy na wnioski lub decyzje administracyjne wyszczególnione w zapytaniu MEiN są dostarczane elektronicznie. Większość badanych uczelni przyjmuje w formie elektronicznej wniosku studentów o świadczenia oraz podania studenckie. Stosunkowo popularne są ponadto elektroniczne formy doręczeń decyzji o przyznaniu świadczeń, przyjęciu na studia, decyzji w odpowiedzi na podania w sprawach innych niż wymagające decyzji administracyjnych. Zdecydowanie najmniej popularna jest elektroniczna formuła decyzji administracyjnych dotyczących cudzoziemców, skreślenia z listy studentów czy doktorantów oraz odmowa przyjęcia do szkoły doktorskiej

Stopień cyfryzacji doręczania wniosków i decyzji na uczelniach jest bardzo mocno zróżnicowany. Na 8 uczelniach nie ma nawet systemu do elektronicznego składania podań i żaden proces nie jest prowadzony w formie cyfrowej, a w kolejnych 7 cyfryzacją objęto 1-2 procesy – zazwyczaj jest to składanie przez studentów podań, składanie wniosków o świadczenia, albo wszczęcie postępowania o skreśleniu (co najpewniej oznacza wysłanie e-maila). Przedstawiciele 8 uczelni wskazali, że cyfryzacją objętych jest co najmniej połowa procesów wymienionych w badaniu.

Uczelnie, które prowadzą największą liczbę procesów elektronicznie to uczelnie duże, na których studiuje ponad 20 tys. studentów. W przypadku tych uczelni średni stopień cyfryzacji procesów wynosi 42%. Na drugim miejscu są uczelnie średnie – 10-20 tys. studentów – gdzie stopień cyfryzacji wynosi 31%. Najsłabszy proces cyfryzacji cechuje uczelnie małe – poniżej 10 tys. studentów – i wynosi 19%. Forma prawna uczelni zdaje się nie odgrywać specjalnie dużej roli, jeżeli chodzi o cyfryzację procesów – wskaźnik cyfryzacji wynosi 29% dla uczelni publicznych i 27% dla uczelni niepublicznych.

Na podstawie zebranych danych trudno określić, czy cyfryzacja zależy od systemu teleinformatycznego. W badanych uczelniach wykorzystywany jest przede wszystkim USOS (20 uczelni), Uczelnia 11 (2 uczelnie), Bazus (2 uczelnie), HMS (2 uczelnie), Akademius (2 uczelnie) oraz Egeria, ProAkademia, Verbis, a także uczelniane systemy FAST i MojaPG. Brak większej liczby danych użytkowników systemów innych niż USOS uniemożliwia ocenę. Można natomiast zauważyć, że uczelnie korzystające z tego samego systemu teleinformatycznego są na różnym poziomie cyfryzacji procesów – np. Bazus: 8–31%, Uczelnia 11: 8 – 46% i USOS 0–100%. Tylko w przypadku uczelni pracujących na HMS i Akademus stopień cyfryzacji jest zgodny i wynosi 0%.

Warto dodać, że zebrane dane należy interpretować z pewną ostrożnością. W ankiecie pytaliśmy o możliwość doręczenia danego wniosku czy decyzji w formie elektronicznej. Wyniki nie oznaczają, że wszyscy studenci czy kandydaci z tej możliwości korzystają. W niektórych przypadkach jest ona ograniczona do osób, które założyły sobie konto w ePUAP i w ten sposób złożyły wniosek. Należy także pamiętać o tym, że elektroniczne doręczenie może oznaczać różne rzeczy w zależności od uczelni – decyzja na złożonym w systemie teleinformatycznym podaniu może być generowana elektronicznie, albo przepisywana ręcznie przez pracownika dziekanatu na podstawie decyzji odręcznej dziekana na wydrukowanym z systemu podaniu złożonym przez studenta. I choć student otrzymuje decyzję elektronicznie jest to w dużej mierze cyfryzacja pozorna. Inny przypadek pozornej cyfryzacji dotyczy stypendiów: student składa wniosek w systemie, ale i tak później musi przynieść komplet dokumentacji w formie papierowej.

Trudności związane z cyfryzacją

Respondenci zostali poproszeni o wskazanie barier cyfryzacji doręczania wniosków i decyzji na swoich uczelniach.

Najczęściej wymienianym powodem były przepisy prawne (kpa) (10 wskazań), które uniemożliwiały uczelniom doręczenia elektroniczne poprzez system uczelni. Wskazano także na przywiązanie sądów do żółtych zwrotek w przypadku konieczności udowodnienia studentowi odebrania decyzji, a także trudności z alternatywnym sposobem uzyskania potwierdzenia odbioru decyzji. Warto zauważyć, że sposób interpretacji przepisów KPA jest zróżnicowany – np. na jednej uczelni student składa wniosek o świadczenie elektronicznie, jednak ze względu na KPA otrzymuje decyzję w formie papierowej, podczas gdy na innych uczelniach korzystających z tego samego systemu decyzje dotyczące stypendiów doręczane są poprzez system teleinformatyczny. Ponadto 2 osoby wskazały na niechęć studentów do posiadania konta w e-PUAP.

Kolejnym istotnym problemem są uwarunkowania wewnętrzne, które dotyczą przepisów wewnętrznych (7 wskazań) i niechęci władz uczelni do cyfryzacji (5 wskazań). W kilku przypadkach jako główną barierę wskazano zapobiegawczego lub niechętnego cyfryzacji prawnika uczelni, czy brak decyzyjności lub przywiązanie do tradycyjnej formy obiegu dokumentacji przez władze uczelni. W tym miejscu warto dodać, że bolączką niektórych uczelni jest odmienny stopień cyfryzacji poszczególnych wydziałów, który dodatkowo utrudnia współpracę.

Dużą barierą na drodze do cyfryzacji są także ograniczenia finansowe – koszty związane z unowocześnieniem systemów teleinformatycznych (5 wskazań) i ograniczenia używanego systemu teleinformatycznego (4 wskazania). Dotyczy to w dużej mierze firm komercyjnych, które za każdą zmianę systemu pobierają wysoką opłatę. Wydaje się, że niektóre systemy teleinformatyczne z założenia nie są przystosowane do obsługi doręczeń elektronicznych. Uczelnia musiałaby zatem zmienić cały system.

Mimo tych trudności, kilku respondentów wskazało, że na ich uczelniach prowadzone są działania mające na celu cyfryzację procesów.

Wnioski

 Pomimo tego, że badanie nie zostało zrealizowane na próbie reprezentatywnej uczelni, z przedstawionych danych można wyciągnąć dwa wnioski i rekomendacje, które mogą posłużyć dalszej cyfryzacji uczelni:

• Problematyczna jest interpretacja przepisów prawnych – nierzadko stopień cyfryzacji zależy od elastyczności uczelnianych prawników i informatyków, a także sposobu postrzegania cyfryzacji przez władze uczelni. Jeżeli cyfryzacja ma postępować, warto rozpocząć działania promocyjne i edukacyjne.
• Pandemia COVID-19 przypieczętowała pojawienie się uczelni dwóch prędkości – liderów cyfryzacji, którzy jedynie czekają na odpowiednie przepisy prawne oraz uczelnie, które pozostały w epoce papieru. Przyczyn niewykorzystania impulsu do cyfryzacji, jakim była pandemia, jest najpewniej wiele (w tym te wymienione powyżej). Projektując przepisy prawne warto mieć na uwadze potrzeby liderów – dając im szansą na wypracowanie nowatorskich rozwiązań cyfrowych, zarazem licząc, że skorzystają z nich inne uczelnie, widząc w cyfryzacji korzyści. Trudno zarazem zmuszać uczelnie, w których dokumentacja ma formę wyłącznie papierową do cyfryzacji.