E-Doręczenia na uczelniach: próba bilansu  

Choć trwają wakacje, na wielu uczelniach prowadzone są intensywne prace nad wdrożeniem systemów do e-doręczeń. Warto w tym kontekście przyjrzeć się temu, co już znamy, co się zmieniło i co może stanowić pewne wyzwanie w kontekście wdrożenia e-doręczeń na uczelniach.  

Co już znamy?  

Wiele uczelni posiada systemy informatyczne, dzięki którym obsługiwany jest cały proces składania wniosków przez studentów oraz wydawania i doręczania decyzji w tych sprawach. Są to jednak w większości decyzje niepodlegające reżimowi kpa dotyczącemu decyzji administracyjnych.  

Są też uczelnie, które podjęły wyzwanie i stworzyły systemy umożliwiające doręczanie decyzji stypendialnych, co w czasie pandemii okazało się wybawieniem dla sprawnego funkcjonowania uczelni. Warto podkreślić, że sposób procedowania tych doręczeń nie budził wątpliwości, ani tym bardziej nie prowadził do spraw sądowych o niewłaściwe doręczanie. Co więcej, elektroniczne załatwianie spraw studenckich jest ogromnym wsparciem dla administracji i – co równie istotne – jest oczekiwane przez naszych studentów.   

Co się zmieniło?  

Możliwość doręczania decyzji administracyjnych przez system teleinformatyczny uczelni została wprowadzona w przepisach KPA oraz Ustawie PSWiN.  

Wprowadzone zmiany w KPA: 

art. 39 § 1. Organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zwany dalej „adresem do doręczeń elektronicznych”, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. 

art. 63. § 1. Drugie zdanie otrzymało brzmienie: Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej”, w § 3a po wyrazach „na adres do doręczeń elektronicznych” dodano „lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej”. 

Wprowadzone zmiany w PSWiN: 

Art. 358a. 1. W celu umożliwienia wnoszenia i doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej, w tym decyzji administracyjnych, w sprawach, o których mowa w art. 72 ust. 2–4, art. 86 ust. 1 pkt 1–4, art. 108 ust. 3, art. 178 ust. 1 pkt 1, art. 200 ust. 4 i 5, art. 203 ust. 3, art. 323 ust. 1 pkt 6 i art. 324 ust. 1 pkt 1, uczelnia może używać systemu teleinformatycznego, spełniającego warunki techniczne i organizacyjne, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”. 

O ile przepis KPA jest bardzo ogólny to już przepis PSWiN art. 358a konkretnie wskazuje obowiązek stosowania ustawy o doręczeniach elektronicznych. Na podstawie tej ustawy wydane zostało rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w skrócie KRI. Ustawa i rozporządzenie nakładają m.in. na uczelnie (zarówno publiczne jak i niepubliczne) wiele obowiązków podwyższając poprzeczkę dla systemów informatycznych pod kątem technicznym i organizacyjnym. Ustawa o doręczeniach wymusza nie tylko zainteresowanie się tymi przepisami, ale przede wszystkim wcielenie ich w życie.  

Na co warto zwrócić uwagę?  

Jestem przekonany, że te uczelnie, które dostarczały w pandemii pisma w sposób elektroniczny, nadal będą je tak dostarczać, bo to się sprawdziło – uczelnia może w prosty sposób identyfikować swojego studenta poprzez nadawane mu indywidualne konto, komunikacja jest prosta, wystarczy ze student poprzez indywidualne konto zaloguje się w systemie teleinformatycznym uczelni, pisaliśmy już o tym na naszym blogu w przewodniku o e-doręczeniach.   

Myśląc o e-doręczeniach warto zwrócić uwagę na kilka kwestii – część znajduje się w gestii uczelni, a część poza; niektóre z nich stosunkowo łatwo wdrożyć, a inne będą wymagały znacznych nakładów pracy i sensownych pomysłów.  

 Jedną z takich pracochłonnych spraw jest wdrożenie SZBI, czyli systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.  Mówiąc o systemie SZBI mamy na myśli nie konkretne, nazwane tak lub inaczej oprogramowanie, a połączenie zasad i wymagań stawianych zarówno organizacji (procedury, procesy, sposób postępowania), jak i oprogramowaniu używanemu w danej organizacji (wymagania funkcjonalne i pozafunkcjonalne). Jeśli przyjrzymy się tym wymaganiom to zaryzykuję stwierdzenie, że 90% uczelni spełnia 90% wymagań stawianych przez KRI. Ale często brakuje „kropki nad i” w postaci jednego dokumentu, który SZBI opisuje. Ustawa o doręczeniach niewątpliwie skłania do tego, aby tę kropę postawić – mamy na to jeszcze kilka miesięcy – mimo że jest to proces kosztochłonny i wymagający zaangażowania wielu jednostek organizacyjnych uczelni.  W tym kontekście warto także zadać pytanie swojemu dostawcy oprogramowania, czy spełnia ono wymagania ustawowe i może służyć do e-doręczeń. 

Kwestią ważną, ale mniej pracochłonną jest dopilnowanie obowiązku publikacji w BIP uczelni informacji o tym, że uczelnia będzie doręczała pisma poprzez system teleinformatyczny uczelni ze wskazaniem jaki to system (np. nazwa) i od kiedy uczelnia zamierza doręczać pisma z jego wykorzystaniem z 30-to dniowym wyprzedzeniem (art. 358a. pkt 4. PoSWiN). Warto tez wskazać jakiego rodzaju decyzje będą w ten sposób doręczane. Patrząc na termin obowiązywania doręczeń elektronicznych w uczelniach, czyli 10 grudnia 2023 r., powinno to nastąpić przed 10 listopada 2023 r.  

Są jeszcze sprawy pośrednio zależne od uczelni. Doręczanie pism drogą elektroniczną, w przypadku, kiedy uczelnia nie posiada własnego systemu do doręczeń, to wyzwanie dla kancelarii uczelni. I w kancelariach to może być prawdziwa rewolucja. Pismo, które zostanie przygotowane w formie elektronicznej trafi do kancelarii, a kancelaria spowoduje, że zostanie wysłane.. Mam tylko nadzieję, że udostępnione przez wyznaczonego operatora pocztowego narzędzia (https://edoreczenia.poczta-polska.pl/) będą to zadanie ułatwiały, a nie utrudniały. I choć spodziewam się, że na początku wszystkie przypadki będą obsługiwane przez człowieka, to z czasem pojawią się w uczelniach odpowiednie integracje systemów i proces ten będzie odbywać się automatycznie. W przypadku skorzystania z doręczenia elektronicznego cennik można znaleźć na stronie Poczty Polskiej.

Niezależnie od wszystkiego, warto jednak zrobić „rachunek sumienia” i podsumować, które wymagania spełniamy, a które nie, a potem …wdrożyć własny system i oczywiście SZBI. 

I na koniec – nawet jeżeli teraz widzimy trudności, pamiętajmy o dwóch sprawach perspektywicznych: po pierwsze, nie tylko uczelnie muszą wdrożyć e-doręczenia, a zatem możemy korzystać z innych rozwiązań (np. EZD); po drugie, może nieco boleśnie, ale powoli zmierzamy ku cyfryzacji obsługi toku studiów. Jeżeli rozwiążemy problem doręczania decyzji administracyjnych, od w pełni elektronicznej teczki studenta będzie nas dzieliło jedynie okazywanie oryginałów dokumentów podczas rekrutacji i konieczność skanowania dyplomów do akt choć i tu liczymy na stosowne zmiany w przepisach prawnych. 

Współpraca: Katarzyna Górak-Sosnowska, Ewa Wiśniewska, Dariusz Wronikowski