IV ogólnopolskie Forum Dziekanatów: podsumowanie + materiały

14.12.2020

Wioletta Braun

IV ogólnopolskie Forum Dziekanatów: podsumowanie + materiały

Hash tagi

#dariusz_wronikowski #bartłomiej_świech #e-teczka #alk #ewa_wiśniewska #aleksandra_matukin-szumlińska #andrzej_kurkiewicz #anna_budzanowska #dariusz_mikielewicz #grzegorz_mazurek

Trudno uwierzyć, że wydarzenie, na które wielu z nas czekało odkąd opuszczało mury SGH w grudniu 2019 roku, tuż po zakończonym III Forum Dziekanatów, już za nami. Trudno uwierzyć również w to, że w tym dziwnym i chyba trudnym dla nas wszystkich roku 2020, udało się, mimo wielu niesprzyjających okoliczności, to wydarzenie zorganizować. Za to już teraz wielkie brawa, ale na podsumowanie jeszcze przyjdzie czas…

W dniach 7–8 grudnia 2020 roku odbyło się IV ogólnopolskie Forum Dziekanatów. Po raz pierwszy jednak, z wiadomych względów, formuła konferencji miała charakter online. Na tegoroczne wydarzenie zarejestrowało się 539 pracowników ze 127 uczelni z całej Polski. Należy przy tym podkreślić, że z każdym rokiem uczestnicy tych spotkań, stają się grupą coraz mniej jednorodną. Podczas I Forum Dziekanatów spotkali się w głównej mierze pracownicy dziekanatów, biur obsługi studenta, działów kształcenia. Na przestrzeni tych 4 lat, nasze działania zostały zauważone w szerszym gronie i tak, podczas tegorocznej edycji, byli wśród nas przedstawiciele: władz uczelni w funkcjach rektorów, prorektorów, dziekanów, prodziekanów (22 osoby), dyrektorzy administracyjni, pracownicy działów IT, zarządzania jakością, współpracy międzynarodowej, bibliotek, archiwów, radcy prawni. Przeważającą większość stanowili mimo wszystko, jak łatwo się domyśleć, pracownicy zajmujący się na co dzień w swojej pracy szeroko pojętą obsługą studenta.

Myślę, że trend rozwoju Forum Dziekanatów w kierunku wszystkich pracowników uczelni jest właściwy, bowiem tylko dzięki wspólnej pracy i tworzeniu wielozadaniowych zespołów można w obecnych czasach myśleć o rozwoju i budowaniu nowej jakości. Jestem przekonana, że każdy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, znalazł w programie tegorocznego Forum coś dla siebie.

IV Forum Dziekanatów tradycyjnie rozpoczęło się od powitania i otwarcia konferencji, którego dokonał Rektor Szkoły Głównej Handlowej dr hab. Piotr Wachowiak, prof. SGH. Spotkaliśmy się bowiem wirtualnie w murach uczelni, w której siedzibę ma Stowarzyszenie Forum Dziekanatów, główny po SGH organizator wydarzenia. Wielu z nas z niecierpliwością czekało na kolejny punkt programu, czyli premierę filmu „Dziekanat to Rzym”, w którym główne role odegrały nasze koleżanki i koledzy. Dla wszystkich aktorów wielkie gratulacje. Miło było zobaczyć wasze uśmiechnięte twarze i usłyszeć, za co kochacie swoją pracę.

O godzinie 10.20 rozpoczął się panel strategiczny pt. „Uczelnie w 2020 roku: zarządzanie kryzysowe, czy nieoczekiwana okazja do rozwoju?” z udziałem bardzo ważnych gości. Miło nam, że zaproszenie do rozmowy przyjęli: dr Anna Budzanowska – Podsekretarz Stanu w MNiSW oraz Rektorzy: prof. dr hab. Grzegorz Mazurek (ALK), prof. dr hab. inż. Dariusz Mikielewicz (PG) i prof. dr hab. Piotr Wachowiak (SGH). Mała retrospekcja w czasie, pytanie prowadzącej Marii Cywińskiej (dyrektor administracyjny UW, członek SFD): „Co pamiętacie Państwo z pierwszych dwóch tygodni po 11 marca 2020 roku, kiedy ogłoszono ograniczenie funkcjonowania uczelni?” i udzielone odpowiedzi potwierdziły, że był to okres, w którym wszyscy, bez wyjątku żyliśmy na wielkich obrotach. Wielozadaniowość, mnogość spraw i krótki czas w jakim przyszło przeorganizować życie uczelni spowodowały, że naszym gościom trudno było nawet przypomnieć sobie i wypunktować co wówczas robili. To co łączyło wszystkie wypowiedzi, to fakt pracy po kilkanaście godzin dziennie, pod dużą presją czasu, rozpoznanie możliwości technicznych, tworzenie procedur bezpieczeństwa ze względu na ogłoszony stan epidemiczny i wdrażanie ich w życie. Nasi rozmówcy podkreślali, że w tej całej sytuacji, z jaką przyszło zmierzyć się uczelniom wyższym, ważną rolę odegrali pracownicy administracyjni uczelni, tzw. NNA. Z rozmowy wynikało również, że uczelnie wyszły obronną ręką, jeśli chodzi o rozwój cyfryzacji i informatyzacji środowiska. W tym oczywiście pomogły uczelniom wdrożone w tym czasie przez MNiSW nowe rozporządzenia i zapisy tzw. „ustaw covidowych”, które zezwoliły m. in. na prowadzenie zajęć z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, potwierdzanie efektów uczenia się poza siedzibą uczelni lub poza jej filią z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających kontrolę przebiegu weryfikacji, podejmowanie uchwał przy użyciu systemów teleinformatycznych, dołączanie do teczki akt osobowych dokumentów uwierzytelnianych w systemie teleinformatycznym. Mimo trwającej epidemii i licznych ograniczeń każda z zaproszonych osób na pytanie o tegoroczne sukcesy i plany na najbliższy rok, była w stanie wymienić co najmniej kilka osiągnięć, zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym i całą gamę zadań i projektów na kolejne miesiące.

O godzinie 12.00 rozpoczął się panel prawny pt. „Zmiany przepisów prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego w warunkach Covid-19”, do którego zaproszenie, już zresztą po raz kolejny, przyjął Dyrektor Departamentu Szkolnictwa Wyższego p. Marcin Czaja. Podczas trwającej ponad 1,5 godziny sesji, nasz gość przypomniał nam zmiany przepisów prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego w dobie pandemii obowiązujących w bieżącym roku akademickim 2020/2021. Zdradził również tajniki prac MNiSW nad wdrożeniem nowych ustaw, przybliżył planowane zmiany w zakresie kompetencji senatów uczelni, pomocy materialnej dla studentów, wyłączenia KPA, czy prac nad wdrożeniem mLegitymacji jako odrębnego dokumentu i coś, na co ja osobiście czekam jako fanka tematyki związanej z dyplomami – wdrożenie dyplomu jako dokumentu w postaci elektronicznej. To wszystko przed nami. Czekamy zatem z niecierpliwością. W drugiej części spotkania, Pan Dyrektor M. Czaja odpowiadał na pytania uczestników, zarówno te zadane wcześniej i zebrane przez członków SFD, jak i te, które uczestnicy sygnalizowali podczas konferencji. Poruszane zagadnienia dotyczyły: organizacji praktyk w dobie pandemii, szeroko pojętej kategorii dyplomowania, toku studiów, tworzenia i prowadzenia studiów wspólnych, prowadzenia teczki akt osobowych.

Ostatni, najdłuższy panel pierwszego dnia Forum Dziekanatów „W kierunku e-teczki czyli cyfryzacja jako ewolucja, nie rewolucja”, został zorganizowany przez MUCI z przykładami rozwiązań informatycznych. W ramach tego bloku mieliśmy szansę wysłuchać prezentacji dotyczących postępu prac oraz wdrożonych w tym roku przepisami prawa rozwiązań wypracowanych w ramach Zespołu doradczego ds. cyfryzacji rekrutacji i procesu dydaktycznego MNiSW, którego członkami są 2 przedstawicielki SFD (Katarzyna Górak-Sosnowska, Ewa Wiśniewska „Prace Zespołu doradczego ds. cyfryzacji rekrutacji i procesu dydaktycznego MNiSW”). Ewa Wiśniewska natomiast, przybliżyła nam aktualnie obowiązujące uwarunkowania prawne prowadzenia teczki akt osobowych i zmiany, jakie zaszły dzięki COVID-19. Piszę „dzięki COVID-19”, ponieważ uważam, że wdrożone podczas pandemii przepisy, chociażby w odniesieniu do możliwości sporządzania ślubowania w postaci elektronicznej, gdzie podpis studenta jest zastąpiony potwierdzeniem złożenia ślubowania dokonanym po uwierzytelnieniu tego studenta w systemie teleinformatycznym, podobnie w przypadku kart okresowych osiągnięć oraz protokołów egzaminów dyplomowych, gdzie podpisy NA mogą być zastąpione uwierzytelnieniem w systemie, rezygnacja z przechowywania w teczce potwierdzeń odbioru ELS oraz możliwość składania w aktach, zamiast pracy dyplomowej w formie papierowej, informacji o przechowywaniu pracy w bazie ze wskazaniem jednoznacznych danych umożliwiających jej skuteczne wyszukanie, to duży zwrot w kierunku prowadzenie teczki w formie elektronicznej oraz ułatwienie funkcjonowania nam, pracownikom dziekanatów, w warunkach ograniczenia funkcjonowania uczelni i bezpośrednich kontaktów ze studentami. I chociaż dla większości z nas, ten ostatni element dotyczący funkcjonowania bazy prac dyplomowych, która zapewni przede wszystkim bezpieczeństwo danych i możliwość ich przechowywania przez 50 lat, to nadal sfera marzeń, to jednak przyznać należy, że tempo cyfryzacji uczelni w ostatnich 9 miesiącach jest niesamowite.

Z tym, że te przepisy żyją i są wdrażane w życie mieliśmy okazję przekonać się podczas kolejnych prezentacji, w których zaprezentowano funkcjonujące już na różnych uczelniach rozwiązania. Po kolei występowali:

Marian Skwarczek (AGH), „Rekrutacja kandydatów na studia”,
Janina Mincer-Daszkiewicz (MUCI), „Oświadczenia, ślubowania, zgody”,
Bartłomiej Świech (SGH), „mLegitymacja”,
Janina Mincer-Daszkiewicz (MUCI), „Karta Okresowych Osiągnięć Studenta”,
Dariusz Wronikowski (ALK), „Zdalne egzaminy dyplomowe”.

Tak oto, tuż po godzinie 16.00 zakończył się pierwszy dzień konferencji.

Drugi dzień Forum Dziekanatów rozpoczął się od podwójnego P, tj. panelu o POLonie. Na „100 pytań o POLon” zadawanych w imieniu uczestników przez Annę Stoczkiewicz (PW, SFD) odpowiadali nasi zaproszeni goście: dr Andrzej Kurkiewicz Zastępca Dyrektora Departamentu Innowacji i Rozwoju MNiSW oraz Marek Michajłowicz wraz z zespołem z Ośrodka Przetwarzania Informacji. O POLonie słyszał każdy z pracowników uczelni. Nie każdy jednak wie, że składa się on już z 40 modułów, bo najczęściej to nie jedna osoba obsługuje wszystkie z nich. Każdy z nas ma na tym polu swoje małe problemy i pytania związane z raportowaniem danych o: studentach i absolwentach, nauczycielach akademickich, godzinach dydaktycznych prowadzonych przez pracowników naukowych na poszczególnych kierunkach, stypendiach, awansach naukowych, kierunkach studiów, itp., a te wszystkie tajniki starali się nam przybliżyli nasi goście. Panel wykazał, że nigdy dość mówienia o POLonie i szkoleń z nim związanych. Miejsca na nie rozchodzą się niestety jak „ciepłe bułeczki”. System ewoluuje, wdrażane są nowe funkcjonalności, uczelnie jeszcze cały czas nie nadążają nad wprowadzaniem zmian w swoich systemach informatycznych na tyle, aby możliwe było sporządzanie sprawozdawczości na zasadzie importu danych z jednego systemu do drugiego. Cały czas mamy dane, które musimy wyłuskać i wprowadzić ręcznie z różnego typu dokumentów. Dlatego niezmiernie się ucieszyłam, że po tym naszym spotkaniu, OPI jest chętne do podjęcia z SFD współpracy w sprawie POLonu.

O godzinie 12.00 rozpoczęła się konferencja naukowa w ramach Forum Dziekanatów „Administracja uczelni w warunkach pandemii – wyzwania i kierunki działań”. Swoje prezentacje przedstawiły:

prof. SGH dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska (SGH/SFD) i mgr Lidia Tomaszewska (SGH/SFD), „Zarządzanie administracją uczelni w warunkach Covid-19”. Na podstawie przeprowadzonego badania ankietowego wśród pracowników administracji uczelni, zaprezentowały nam trzy ścieżki zarządzania administracją i organizacją pracy tej grupy pracowników w dobie pandemii. Zaprezentowały również wdrożone przez uczelnie środki bezpieczeństwa oraz pozytywne i negatywne strony danego modelu zarządzania.
mgr Aleksandra Matukin-Szumlińska (AGH), „Zmiany w organizacji kształcenia studiów wyższych w warunkach Covid-19” w swoim wystąpieniu dokonała przeglądu wszystkich zmian zachodzących w przepisach prawa począwszy od „specustawy covidowej” z dnia 8 marca 2020 r. aż do najświeższych aktów prawnych, opowiadała o tempie tych zmian, o konieczności ciągłego śledzenia projektów kolejnych ustaw, o tym jak to wpływało na funkcjonowanie uczelni i co jeszcze przed nami.
mgr Ewa Wiśniewska (ALK/SFD) i dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska (SGH/SFD), „Cyfryzacja obsługi procesu dydaktycznego – konieczność, czy skutek uboczny pandemii Covid-19?” przedstawiły nam wyniki badania ankietowego prowadzonego w kierunku e-teczki i cyfryzacji procesów w czasach przed pandemią oraz w jej trakcie.
dr Justyna Maciąg (UJ), „Nowoczesny lider w dziekanacie – jak budować przywództwo w oparciu o koncepcję Lean Leadership” przedstawiła nam bardzo ciekawą prezentację, o tym jakie są główne funkcje Lean Lidera, o tym jak nim się stać i o potrzebie ciągłego samodoskonalenia się i uczenia. Taką okazją do dokształcania, rozwijania siebie i swojej wiedzy, są niewątpliwie konferencje organizowane w ramach Forum Dziekanatów.

O godzinie 14.00 odbył się Kongres Stowarzyszenia Forum Dziekanatów. Po otwarciu i wyłonieniu przewodniczącego oraz sekretarza, uczestnikom przedstawiono cele Stowarzyszenia oraz w telegraficznym skrócie zaprezentowano to, nad czym przez rok, od grudnia 2019 roku pracowaliśmy jako zespół. I tu znów pandemia okazała się być okolicznością motywującą do działania. O tych sukcesach opowiadała nasza Prezes prof. SGH dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska. Z tego miejsca jeszcze raz chciałabym zaprosić wszystkie osoby chętne, do wstąpienia w nasze szeregi. Przyda nam się nowa energia (chociaż z tą naszą większych problemów nie mamy ?), nowe spojrzenie na sprawy i kolejne ręce do pracy.

W pierwszym akapicie obiecałam, że przyjdzie pora na małe podsumowanie. Na ponad 500 zgłoszeń, w IV Forum Dziekanatów uczestniczyło w poszczególnych panelach od 300 do 370 osób, co przy organizacji tak dużego wydarzenia w formule online jest nie lada wyzwaniem. Największym zainteresowaniem cieszyły się:

pierwszego dnia: panel prawny oraz panel zorganizowany przez MUCI dotyczący e-teczki i cyfryzacji procesów,
drugiego zaś, jak można było się spodziewać, panel o POLonie.

Jak co roku, po zakończeniu Forum Dziekanatów, do uczestników została przesłana ankieta ewaluacyjna. Odpowiedziało nam na nią 118 osób. Spośród nich, dla 52 osób było to pierwsze FD, dla 35 drugie, 31 osób uczestniczyło w tym wydarzeniu po raz trzeci lub czwarty. Wszystkie panele zostały przez respondentów ocenione bardzo wysoko. Poziom zadowolenia ankietowanych osób z poszczególnych paneli (odpowiedzi „zdecydowanie dobrze” i „raczej dobrze”) kształtuje się na poziomie od 98% do 93%. Jest to niewątpliwie powód do dumy. W pytaniu otwartym: „Co szczególnie nie podobało się Panu/Pani w Forum?” najczęściej powtarzającą się odpowiedzią było: „brak kontaktu osobistego i możliwości rozmów kuluarowych”, „brak możliwości wymiany doświadczeń i rozmów podczas przerw”. Kilkukrotnie wskazano na zbyt krótkie przerwy między poszczególnymi sesjami. Nasi respondenci chwalili IV Forum za aktualność i różnorodność podejmowanych tematów, bardzo dobre przygotowanie merytoryczne prelegentów oraz profesjonalną organizację wydarzenia. Z tego miejsca chciałabym w imieniu wszystkich uczestników IV Forum Dziekanatów oraz swoim podziękować i pogratulować wszystkim organizatorom tego wydarzenia, i tym widocznym podczas jego trwania, i tym niewidocznym, którzy zabezpieczali łącza, prowadzili rozmowy z MNiSW w sprawie udziału ich przedstawicieli. Mam nadzieję, że za rok zobaczymy się ponownie, zgodnie z życzeniem większości, w realu. I znów będzie się działo!

Materiały od prelegentów: