Prawie rekomendacje, czyli dobre praktyki dotyczące organizacji pracy dziekanatów

Kilka dni temu MNiSW opublikowało rekomendacje dotyczące organizacji kształcenia. Jak sam tytuł wskazuje, dokument ten koncentruje się na organizacji procesu dydaktycznego, a zatem na losach studentów i prowadzących zajęcia (choć i pracownicy administracji pojawili się w zapowiedzi tych rekomendacji). Sprawy dotyczące obsługi studentów, a więc i pracy uczelnianej administracji, są przedmiotem nadal aktualnych majowych wytycznych środowiskowych w związku z częściowym przywracaniem działalności uczelni.

Uznaliśmy jednak, że warto dopełnić obraz obecnych rekomendacji wskazówkami dotyczącymi organizacji obsługi procesu kształcenia, czyli pracy dziekanatów. Nie są to rekomendacje, bo nie mamy mocy sprawczej, ani nie jesteśmy influencerami, natomiast z pewnością mamy wiedzę i doświadczenie z różnych jednostek administracyjnych polskich uczelni publicznych i niepublicznych. Warto się nią podzielić – zwłaszcza, że lada moment rozpoczynamy zajęcia, często w trybie mieszanym.

Poniżej znajdą Państwo propozycje organizacji pracy dziekanatów, ale wiele z nich można wykorzystać także w innych jednostkach administracyjnych. Część z nich (zwłaszcza praca w systemie hybrydowym) zależy od dobrej woli władz uczelni, natomiast inne można samodzielnie wdrażać.

Natomiast jeżeli chodzi o to, jak faktycznie jest na uczelniach, zapraszamy do udziału w krótkim badaniu ankietowym – wynikami podzielimy się, jak tylko uzyskamy w miarę reprezentatywną próbę.

Organizacja pracy dziekanatu

Pracownicy dziekanatu (a także sekretariatów wydziałowych obsługujących studentów i interesantów) powinni pracować w trybie hybrydowym, w systemie dyżurów. Warto, aby zostali podzieleni na zespoły o stałym składzie tak, aby jedna osoba z podejrzeniem zarażenia nie wywoływała konieczności kwarantanny u wszystkich pracowników, paraliżując tym samym pracę całego dziekanatu. Pozostali pracownicy powinni pracować zdalnie, mając dostęp do systemów uczelnianych i odpowiedni sprzęt.

Warto także stworzyć odpowiednie dokumenty, rejestry i ewidencje online usprawniające współpracę zdalną i komunikację między pracownikami na wspólnych dyskach uczelni, odpowiednio zabezpieczonych informatycznie oraz pod względem uregulowań RODO. Dobrą praktyką są również spotkania online (np. raz w tygodniu) organizowane w niewielkich zespołach współpracujących ze sobą, w czasie których podsumowuje się zadania wykonane w poprzednim tygodniu i planuje zadania na kolejny tydzień. Z punktu widzenia sprawozdawczości dobrze jest, aby pracownik składał swojemu przełożonemu krótkie raporty z pracy zdalnej np. raz w tygodniu.

W pomieszczeniach biurowych pracownicy powinni pracować w odpowiednich odległościach od siebie. Jeżeli jest to możliwe, warto umieścić informację, ile osób maksymalnie może przebywać w danym pomieszczeniu zgodnie z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.

Aby ułatwić pracę zdalną i zminimalizować kontakt, interesanci powinni mieć łatwy dostęp do adresów mailowych i numerów telefonów pracowników (np. na stronie internetowej), należy ich zachęcać do kontaktu zdalnego. Warto pomyśleć o przekierowaniu telefonów osób, które w danym momencie nie pracują stacjonarnie.

Miłe ze strony władz uczelni byłoby zapewnienie pracownikom uczelni bezpłatnych tekstów na obecność Covid-19.

Zabezpieczenia

W biurach stanowiska pracy powinny być od siebie oddzielone pleksami, o ile nie można zachować odległości 1,5 m między osobami. Pleksi należy również zastosować przy stanowiskach dla interesantów, aby oddzielały pracownika od interesanta. Pracownicy powinni być zaopatrzeni w środki do dezynfekcji i maseczki lub przyłbice.

Powierzchnie blatów należy przecierać po zakończeniu pracy z danym interesantem. Pomieszczenia należy często wietrzyć. Rekomenduje się stosowanie wymiany powietrza bez recyrkulacji, a z minimalnie turbulentnym przepływem powietrza (czyli należy raczej stosować wentylację grawitacyjną, wietrzenie lub wiatraki stacjonarne, aniżeli klimatyzację przy zamkniętych oknach).

Wejście do budynku powinno być ograniczone wyłącznie dla pracowników i osób, które są umówione. Nie powinny po gmachach uczelni chodzić osoby postronne. Warto rozważyć wprowadzenie rejestru wejść/interesantów – w ramach uczelni, albo poszczególnych jednostek organizacyjnych, zwłaszcza jeżeli chodzi o osoby, które nie są pracownikami, więc się na co dzień nie pojawiają w danym miejscu.

W przestrzeniach wspólnych wszyscy powinni przestrzegać zasady dystansu fizycznego oraz zakrywać usta i nos.

Warto na drzwiach każdego pomieszczenia, gdzie pracują osoby – a zwłaszcza tam, gdzie obsługiwani są interesanci – zamieścić widoczną informację o konieczności przestrzegania zasad bezpieczeństwa i o liczbie interesantów, które w danym pomieszczeniu mogą jednocześnie przebywać.

Obsługa studenta

Obsługa studentów powinna odbywać się z natury zdalnie, wykorzystując systemy teleinformatyczne uczelni (e-mail, system służący do obsługi podań studenckich, komunikatory) i telefon.

Warto, aby uczelnia opracowała docelowo system przesyłania podań i wydawania decyzji (w tym decyzji administracyjnych) w ramach systemu teleinformatycznego (dokumenty znajdują się na serwerze/w chmurze, powiadomienie o tym wysyłane jest na uczelniany adres e-mail studenta, student loguje się na serwer i zapoznaje się z decyzją). Można do tego celu wykorzystać również profil zaufany i e-puap.

W przypadku spraw, których nie da się załatwić online, warto wprowadzić system rezerwacji terminów (przez dedykowaną stronę internetową, albo za pomocą ogólnodostępnego narzędzia jak np. Google Calendar). Studenci powinni być umawiani na konkretną godzinę, aby uniknąć kolejek, a zarazem w odpowiednich odstępach czasu, aby zdążyć wywietrzyć i zdezynfekować pomieszczenie.

Obsługę studenta warto przenieść do innego pomieszczenia, albo chociaż wydzielonego miejsca (np. za specjalną ladą), o ile to możliwie, blisko wejścia do budynku, aby ograniczyć liczbę osób przebywających we wspólnych przestrzeniach. Stanowiska do obsługi należy zorganizować tak, aby zapewnić odległość 1,5 m między poszczególnymi osobami – pracownikami i interesantami.

Studenci powinni mieć własne długopisy i przychodzić w maskach lub przyłbicach. Należy każdorazowo przypomnieć studentowi (lub interesantowi), że w przypadku zaobserwowania u siebie objawów świadczących o możliwym zakażeniu koronawirusem, należy zrezygnować z wizyty w dziekanacie (i poinformować o tym).

Warto korespondencję przychodzącą przechowywać w specjalnym pojemniku (np. koszu), aby w ten sposób zrobić jej “kwarantannę”, zanim zostanie rozdysponowana pomiędzy właściwych pracowników.

Obsługa nauczyciela akademickiego

Obsługa nauczycieli akademickich rządzi się nieco innymi prawami. Mimo to można pomyśleć o zastosowaniu niektórych form zabezpieczeń i rozwiązań stosowanych podczas obsługi studenta. W przypadku kontaktu bezpośredniego warto rozważyć wydzielenie osobnego miejsca do obsługi (osobny pokój, albo wydzielona część pokoju blisko wejścia z odpowiednimi zabezpieczeniami) i kwarantannę otrzymanych dokumentów.

Jeżeli chodzi o obsługę zdalną, ponad przedstawione powyżej możliwości (kontakt telefoniczny, mailowy, poprzez uczelniane komunikatory) można rozważyć wprowadzenie dwóch dodatkowych rozwiązań: systemu EZD oraz kwalifikowanych podpisów elektronicznych.  Rozwiązania te wymagają jednak często odpowiednich przepisów wewnętrznych i modyfikacji istniejących na uczelniach systemów teleinformatycznych.

W uczelniach, w których  funkcjonuje system umożliwiający elektroniczny obieg dokumentów, np. EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) można zachęcić nauczycieli akademickich do korzystania z tego typu  systemów w celu złożenia lub akceptacji niektórych dokumentów.

Niektórzy nauczyciele posiadający elektroniczny podpis kwalifikowany (np. ci, którzy realizują badania naukowe w NCN, gdzie wymaga się już przez instytucję finansująca, aby kierownik projektu posiadał elektroniczny podpis kwalifikowany) mogą albo podpisać dokument w postaci elektronicznej, albo nawet nie posiadając podpisu, zaakceptować go we właściwym systemie, do czego podpis nie jest już potrzebny.

Dostęp do systemu, a tym samym akceptacja czy złożenie dokumentów przez nauczycieli akademickich, pozwoliłoby na procedowanie tych dokumentów podczas pracy zdalnej pracowników administracji, a w przypadku dyżurów – bez konieczności stawienia się nauczyciela w jednostce.

W celu ograniczenia wizyt nauczycieli w jednostkach administracyjnych warto też się zastanowić, czy wszystkie dokumenty muszą posiadać podpis nauczyciela na papierowej wersji dokumentu i czy nie wystarczy np. mailowe potwierdzenie/zatwierdzenie poprawności bądź zgodności z adresu mailowego w domenie uczelni.

Propozycje przedstawiły: Emilia Chmielewska, Maria Cywińska, Magda Kukuła i Joanna Podlasiak

Zebrała i wstępem opatrzyła: Katarzyna Górak-Sosnowska