Rewolucja w korespondencji: e-Doręczenia stają się obowiązkiem dla podmiotów publicznych i nie tylko…

Na 10 grudnia 2023 roku wyznaczono termin obowiązku stosowania usługi e-Doręczeń. Wprowadza to znaczące zmiany w sposobie prowadzenia korespondencji między różnymi podmiotami. Ta nowa forma komunikacji elektronicznej ma na celu usprawnienie przesyłania dokumentów oraz zwiększenie dostępności do usług publicznych. Najpóźniej do 2029 roku zastąpi również całkowicie znany nam wszystkim ePUAP.

Jak uczelnie powinny się przygotować na e-Doręczenia?

Najlepiej zapytać u źródła, więc idąc za ciosem, poprosiliśmy o spotkanie przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji (MC) oraz Centralnego Ośrodka Informatyki (COI). Bardzo dziękujemy wszystkim za udział w spotkaniu, życzliwość i chęć wyjaśnienia wszystkich naszych wątpliwości, których mieliśmy bardzo dużo, co spowodowało, że nasze rozmowy będą kontynuowane. Zapewne jeszcze będziemy o tym informować w kolejnych naszych wpisach. Teraz chcielibyśmy podzielić się najważniejszymi zagadnieniami związanymi z e-Doręczeniami, które zaprezentowali nam przedstawiciele MC i COI (materiał opracowany na podstawie prezentacji MC i COI).

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Co istotne, są one równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W praktyce oznacza to, że e-Doręczenia zastąpią korespondencję tradycyjną, która dotychczas była realizowana przez instytucje publiczne za pośrednictwem poczty tradycyjnej.

Dlaczego e-Doręczenia?

Istnieje wiele korzyści związanych z korzystaniem z e-Doręczeń. Po pierwsze, jest to szybki i wygodny sposób dostarczania przesyłek. Nie trzeba już stać w kolejce w placówce pocztowej, aby nadać lub odebrać dokumenty. Każde e-Doręczenie jest potwierdzone odbiorem, co zapewnia, że dokument doszedł do adresata. Ponadto, e-Doręczenia przyczyniają się do usprawnienia obiegu dokumentów, co przekłada się na efektywność pracy instytucji publicznych.

Harmonogram stosowania e-Doręczeń:

Obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Podmioty publiczne

10 grudnia 2023 roku – termin określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 roku

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).
• Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).
• Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).
• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).

1 stycznia 2025 roku

• Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).

1 października 2029 roku

• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).
• Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

Podmioty niepubliczne

10 grudnia 2023 roku– termin określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 roku

• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
  • adwokata,
  • radcy prawnego,
  • doradcy podatkowego,
  • doradcy restrukturyzacyjnego,
  • rzecznika patentowego,
  • notariusza.

• Radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.

• Podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 10 grudnia 2023 roku. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).

W dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych, ale najpóźniej 10 marca 2024 roku

• Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku (art. 151 ust. 1).

1 stycznia 2024 roku

• Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku (art. 152 ust. 1 ustawy).

W dniu wpisu ich adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych w okresie od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku

• Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 roku, jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku (art. 152 ust. 2 ustawy).

1 października 2026 roku

• Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku (art. 152 ust. 3 ustawy).

Podstawa prawna realizacji usługi e-Doręczenia:

• eIDAS – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23.07.2014 r.
• Ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych
• Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29.05.2023 r. dotyczący usługi e-Doręczenia
• Standard publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonego przez operatora wyznaczonego i kwalifikowanych dostawców usług

e-Doręczenia a Kodeks Postępowania Administracyjnego (KPA):

Zgodnie z art. 39¹, w przypadku doręczeń w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, jeśli organ administracji publicznej nie posiada własnego systemu teleinformatycznego do doręczeń, pisma doręcza się stronie lub innemu uczestnikowi postępowania na:

• Adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE), a w przypadku pełnomocnika – na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w podaniu, albo
• Adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie, jeżeli adres do doręczeń elektronicznych strony lub innego uczestnika postepowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych.

W ramach usługi e-Doręczenia będą dwie ścieżki doręczania przesyłek dla podmiotów publicznych:

• PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego polegająca na wysyłaniu i odbieraniu korespondencji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi, podmiotami publicznymi a niepublicznymi (jako podmiot niepubliczny rozumiana jest także osoba fizyczna, np. student).
• PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa, czyli wysyłka elektroniczna i dostarczenie przez operatora wyznaczonego (do roku 2025 jest to Poczta Polska) w formie papierowej (poprzez przekształcenie wersji elektronicznej na papierową).

oraz jedna ścieżka dla podmiotów niepublicznych:

• usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Podmioty niepubliczne mogą dokonać wyboru z usług, którego dostawcy chcą korzystać. Mogą korzystać z usług Operatora Wyznaczonego, którym obecnie jest PPSA albo z usług komercyjnych dostarczanych przez kwalifikowanych dostawców usług..

Co zrobić, jeżeli uczelnia nie posiada gotowego rozwiązania w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów?

Jeśli uczelnia nie posiada rozwiązania typu EZD, to Ministerstwo Cyfryzacji dostarcza aplikację do obsługi skrzynki e-Doręczeń dostępnej na stronie edoreczenia.gov.pl

Więcej szczegółów dotyczących e-Doreczeń zamieszczamy w załączonej prezentacji udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji przy współpracy z Centralnym Ośrodkiem Informatyki.

Więcej informacji o usłudze e-Doręczenia oraz o tym jak przygotować się do jej uruchomienia w instytucji znajdą Państwo pod adresem https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.

Korzystając z okazji zwracamy się z prośbą o wypełnienie krótkiej anonimowej ankiety, która pozwoli nam zorientować się w tym jak polskie uczelnie przygotowują się do uruchomienia e-Doręczeń, jakie są największe wyzwania i jak sobie z nimi zamierzają poradzić. Zapraszamy także na seminarium prezentujące wdrożenia e-Doręczeń na uczelniach, które odbędzie się 16 października 2023 online.

W spotkaniu z MC i COI ze strony Stowarzyszenia Forum Dziekanatów udział wzięli: Marek Gosławski, Katarzyna Górak-Sosnowska, Anna Stoczkiewicz, Bartłomiej Świech, Ewa Wiśniewska i Dariusz Wronikowski.