Teczka akt osobowych studenta: a może tak?

Od czasu OSeTu zastanawiamy się nad zawartością teczki akt osobowych studenta – trochę w kontekście cyfryzacji i konieczności przechowywania dokumentów przez 50 lat, a trochę w kontekście przydatności tych dokumentów przez tak długi czas. Przeprowadziliśmy w ostatnich tygodniach badanie ankietowe wśród pracowników zajmujących się obsługą toku studiów, a także konsultacje wewnętrzne. Nasza analiza ma przede wszystkim charakter funkcjonalny, a zatem koncentrujemy się na tym, do czego służą poszczególne elementy składowe teczki studenta i jak długo warto je magazynować.

W coraz większym stopniu skłaniamy się do podziału dokumentacji przebiegu studiów na dwie kategorie – B10 i BE50. Od razu warto zastrzec, że nie jest to dodatkowa praca. Obecnie teczka studenta składa się również z dwóch kategorii – „B0” i BE50 – ponieważ niektóre dokumenty należy od razu brakować. Wydaje się, że warto zastąpić kategorię „B0” kategorią B10 i włożyć do niej więcej dokumentów. W ten sposób można znacznie odchudzić teczkę – czy to papierową, czy elektroniczną (i może – widząc więcej dokumentów – faktycznie brakować, bo wiemy, że z tym bywa różnie).

Podział dokumentów na BE50 i B10 wydaje się tylko częściowo jednoznaczny, choć dokumenty da się w miarę bezpiecznie podzielić między te kategorie, stosując zasadę funkcjonalności. Weźmy na przykład decyzje administracyjne. Student uważa, że niesłusznie został skreślony, odwołuje się od wydanej decyzji, a następnie decyzja zostaje uchylona, albo utrzymana w mocy. Uchylenie decyzji kończy bieg sprawy, natomiast utrzymanie decyzji w mocy daje już studentowi jedynie możliwość odwołania się do Sądu Administracyjnego. Bieg tych spraw ma swoje terminy przewidziane w KPA (2 tygodnie lub dłużej, jeśli student złoży wniosek o przywrócenie terminu do odwołania i uprawdopodobni przyczynę jego przekroczenia). Jeśli jest to decyzja ostateczna powinna zostać w jego aktach przez 50 lat (ostateczny dokument potwierdzający przyczynę opuszczenia uczelni). Jednak, jeśli student wznowi studia, to trudno sobie wyobrazić, że po 10 latach te wcześniej wydane decyzje będą miały jakiekolwiek znaczenie – podobnie jak zwrotki i wnioski składane w danej sprawie przez studenta. Fakt przerwy w studiach powinien zostać odnotowany w Karcie przebiegu studiów, o której piszemy w dalszej części.

Idąc tym tropem dalej, raczej nikt nie będzie polemizował z tym, że warto na długo (50 lat) zarchiwizować takie dokumenty jak karty okresowych osiągnięć studenta, dyplom ukończenia studiów oraz suplement do dyplomu – egzemplarze do akt, a także oryginały tych dokumentów w przypadku ich nieodebrania przez studenta, oraz w przypadku skreślenia studenta – decyzję będąca podstawą tego skreślenia, a także potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i pozostałych elementów. Podobnie raczej nikt nie będzie spodziewał się dłuższej przydatności dokumentów, które i tak należy brakować + kilku innych, tj. dokumenty wymagane od kandydata na studia, dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia, podpisany przez studenta akt ślubowania, decyzje dotyczące przebiegu studiów niebędące decyzjami administracyjnymi (m.in. urlopy, wpis warunkowy, przedłużenie terminu sesji, IOS), a także decyzje administracyjne wydane w trakcie studiów (np. skreślenie, po którym student wznowił studia). Mamy też „szarą strefę”, czyli dokumenty, które może warto, a może nie warto, przechowywać 50 lat – recenzja pracy dyplomowej; protokół egzaminu dyplomowego oraz praca dyplomowa.

Znaczne odchudzenie teczki studenta niesie ze sobą pewne zagrożenie, na które wielokrotnie wskazywali nam respondenci w badaniu ankietowym. Pełna, kompletna teczka umożliwia dokładne odtworzenie historii danego studenta, a taka częściowo wybrakowana już nie. Nie chodzi tu o pisanie pamiętnika, a o bardziej prozaiczne sprawy, jak wyliczenie uprawnień emerytalnych i innych świadczeń, czy potwierdzenie kwalifikacji. Rozwiązaniem byłoby dołączenie do akt rozbudowanej Karty przebiegu studiów – swoistego świadectwa przebiegu studiów, tak jak zakłady pracy wydają świadectwa pracy. Taki dokument byłby zapisem tego, co się ze studentem działo, a zatem kiedy rozpoczął i zakończył studia (i w jaki sposób), jaki był programowy tok trwania studiów, co działo się na poszczególnych semestrach (urlopy, skreślenia, wznowienia, powtarzania, warunki), zawierałby także informację o odbytych praktykach i dodatkowych kursach, stażach, przedmiotach nieobjętych programem studiów – czyli wszystko to, co przydaje się później do poświadczenia dodatkowych kwalifikacji specjalistycznych np. na potrzeby uznania kwalifikacji za granicą. Warto dodać, że Karta przebiegu studiów funkcjonuje na wielu uczelniach i jest wydawana na żądanie studenta/absolwenta np. w przypadku kontynuacji/rozpoczęcia studiów na innej uczelni. Nie byłby to zatem nowy dokument, ale dokument istniejący, poszerzony o dodatkowe informacje i włączony do teczki studenta po skreśleniu lub ukończeniu studiów.

Zdajemy sobie sprawę, że mogą pojawić się wśród pracowników dziekanatów obawy związane z koniecznością generowania tego dokumentu dla wszystkich studentów, którzy albo ukończyli studia, albo zostali skreśleni. Wydaje nam się jednak, że zamiast bawić się w brakowanie dokumentów przed przekazaniem ich do archiwum warto zmienić przepisy i zbrakować wszystko, co nie będzie użyteczne po 10 latach, a w aktach pozostawić syntetyczny dokument, który może okazać się bardzo przydatny dla studenta, archiwistów i dziekanatów. Można oczywiście zastanawiać się, czy zamiast tego dokumentu mogłyby pozostać jedynie KOOS. To jest do rozważenia, ale wówczas KOOS musielibyśmy także rozbudować. A co byśmy generowali na takiej karcie w roku akademickim, kiedy student jest na urlopie, zakładając, że podczas urlopu nie zalicza żadnych zajęć (choć wiemy, że na niektórych uczelniach może zaliczać)? Zatem na tym etapie naszych rozważań Karta przebiegu studiów wydaje się ważnym i potrzebnym dokumentem, stanowiącym podsumowanie całych studiów i to w jednym miejscu.

Zmiana podejścia w sprawie terminów przechowywania dokumentacji wydaje się konieczna z dwóch powodów. Pierwszym jest „odchudzenie” papierowej teczki studenta ze względu na pękające już w szwach archiwa, a drugim wdrożenie elektronicznej teczki studenta i cyfrowego archiwum dokumentów studentów. Obecnie dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez 10 lat zatem zróbmy podobnie i pozostawiając najważniejsze dokumenty studenta, po 10 latach usuńmy z teczek dokumenty, które nie są już potrzebne po tak długim czasie. Czy to się uda? A może pojawią się nie do pokonania przeszkody? Na pewno powrócimy z tym tematem w kolejnych wpisach na naszym blogu.

Współpraca: Ewa Wiśniewska, Wioletta Braun, Marek Gosławski, Bartłomiej Świech, Dariusz Wronikowski, Krzysztof Żurek, Sylwia Jurkowska, Katarzyna Lech-Książkiewicz, Ewa Maćkowiak, Anna Raszka, Anna Stoczkiewicz, Adam Szaflarski, Magdalena Tomaszewska, Iwona Werbanowska, Agnieszka Wyszomirska.