Edukacyjna
Uczelniane fora dziekanatów: jak je zorganizować?
Za nami II Forum Administracji Akademickiej, a łącznie ósme, wliczając poprzednie edycje realizowane pod szyldem Forum Dziekanatów, które odbyło się 27–28 maja 2024 r. w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. Tegoroczna edycja składała się z części plenarnej oraz z części praktycznej i to właśnie drugiego dnia konferencji, 28 maja 2024 r., podczas sesji networkingowej: „Uczelniane fora dziekanatów – jak je zorganizować na uczelni?”, miałyśmy okazję zaprezentować powołane i funkcjonujące na naszych Uczelniach fora dziekanatów. W ramach naszego panelu zaprezentowane zostały cztery działające obecnie w skali kraju fora:
- Uczelniane Forum Dziekanatów Politechniki Warszawskiej z Przewodniczącą Anną Stoczkiewicz,
- Uczelniane Forum Dziekanatów Politechniki Białostockiej z Przewodniczącą Wiolettą Obidzińską,
- Uczelniane Forum Dziekanatów i Biur Dziekana Uniwersytetu Gdańskiego z Przewodniczącą Katarzyną Rynkowską,
- Uczelniane Forum Dziekanatów Politechniki Gdańskiej z Przewodniczącą Wiolettą Braun.
Nasze wystąpienia ułożyłyśmy według kolejności chronologicznej powstawania uczelnianych forów. Jako pierwsza szlaki przetarła Anka Stoczkiewicz, której udało się powołać Uczelniane Forum Dziekanatów Politechniki Warszawskiej w kwietniu 2021 roku. Kolejnym było Uczelniane Forum Dziekanatów Politechniki Białostockiej, które powstało w czerwcu 2021 roku. W roku 2023 nastąpił „forumowy boom”, bowiem powołane zostały dwa nowe: na Uniwersytecie Gdańskim (marzec 2023 r.) oraz na Politechnice Gdańskiej (kwiecień 2023 r.).
U każdej z nas, powołanie do życia uczelnianego forum dziekanatów przebiegało podobnie: od pomysłu, który gdzieś tam pojawił się w głowie i z początku bardzo nieśmiało kiełkował, przez pierwsze rozmowy w gronie koleżanek i kolegów, pracowników dziekanatów, z których wynikało, że ten pomysł to całkiem niezła myśl. Skoro był pomysł i było poparcie, to przed nami chyba najtrudniejsza część przedsięwzięcia – należało przekonać do pomysłu powołania uczelnianego forum władze uczelni oraz przebić się przez gąszcz procedur prawno-organizacyjnych. Jak mówi stare polskie przysłowie: „Nie taki diabeł straszny, jak go malują” i w tym przypadku znalazło swoje odbicie. Dłużej, bądź krócej, trudniej lub łatwiej, ale dałyśmy radę! Nasze uczelniane fora dziekanatów powołane zostały zarządzeniami rektorów poszczególnych uczelni, jako kolegialne ciała dziekanatów o charakterze opiniodawczo-doradczym rektora.
Jaki był wspólny mianownik dla powstania naszych uczelnianych forów? W swoich wystąpieniach każda z nas wskazała, że gdyby nie Stowarzyszenie Forum Administracji Akademickiej, wcześniej funkcjonujące pod nazwą Stowarzyszenie Forum Dziekanatów, które stanowiło dla nas inspirację i pokazało, że mimo tego, iż pracujemy na różnych uczelniach, w różnych systemach, to jednak więcej nas łączy niż dzieli i razem mamy szansę na sukces. Podkreślić trzeba jeszcze jedną kwestię, która wybrzmiała w wystąpieniach Przewodniczących UFD, od drugiej do czwartej prelegentki, Ania była dla nas wzorem i jako pierwsza udowodniła, że nasze uczelnie, mimo wieloletniej tradycji, są otwarte na nowe podejście do administracji i wykonywanej przez nią pracy.
03
KWI
Jakie zatem zadania i cele postawione zostały przed uczelnianymi forami dziekanatów na poszczególnych uczelniach? A w zasadzie, jakie wyzwania, my sami, jako twórcy postawiliśmy przed sobą? Podczas czterech prezentacji wybrzmiały:
- integracja środowiska pracowników administracyjnych,
- inicjowanie działań na rzecz budowania wizerunku dziekanatów,
- podniesienie jakości pracy poprzez ujednolicenie standardów procesu obsługi studenta,
- poprawa komunikacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami,
- inicjowanie i uczestniczenie na wniosek rektora w pracach wdrożeniowych nowych funkcjonalności, zarządzeń, procedur,
- reprezentowanie dziekanatów w komisjach uczelnianych oraz zewnętrznych forach dyskusji i organizacjach.
Podczas wystąpienia, każda z Przewodniczących zaprezentowała wyniki dotychczasowych działań Uczelnianego Forum Dziekanatów. Myślę, że na podkreślenie zasługuje fakt, iż mimo krótkiego czasu, jaki minął od powołania tych kolegialnych ciał, zrealizowanych zostało bardzo dużo różnorodnych zadań, kolejne są w toku, a inne już się rodzą.
Panel cieszył się sporym zainteresowaniem uczestników II FAA. Pojawiły się pytania z sali, na które starałyśmy się odpowiedzieć, a i po naszym wystąpieniu, w kuluarach dopytywano o szczegóły powstania, działalności.
Jeżeli zastanawiacie się, czy warto stworzyć uczelniane forum dziekanatów na waszej uczelni, to myślę, że z perspektywy naszych doświadczeń, wdrożeń i zadowolenia z tego, że nasza praca przynosi realne zmiany na uczelni, jest zauważalna i doceniana, odpowiedź jest jedna: WARTO! Warto rozmawiać, współpracować i wspólnie wypracowywać rozwiązania, nawet dla spraw, które do tej pory wydawały się nie do rozwiązania. Jako uczelniane fora dziekanatów mamy większe szanse na powodzenie realizacji zadań, bowiem firmujemy je jako zespół, a on jest i bardziej widoczny, i ma większą skalę przebicia, niż pojedyncza osoba.
Dla osób zainteresowanych szczegółami powołania uczelnianego forum na swojej uczelni, podajemy namiary e-mail do Przewodniczących UFD:
- Wioletta Braun – wbraun@pg.edu.pl
- Wioletta Obidzińska – w.obidzinska@pb.edu.pl
- Katarzyna Rynkowska – k.rynkowska@ug.edu.pl
- Anna Stoczkiewicz – anna.stoczkiewicz@pw.edu.pl
