5. ogólnopolskie Forum Dziekanatów: podsumowanie i materiały

5. ogólnopolskie Forum Dziekanatów, w przeciwieństwie do poprzednich edycji, wyjątkowo odbywało się w styczniu, a nie jak dotąd w grudniu. Wraz ze Stowarzyszeniem Forum Dziekanatów organizowały go trzy uczelnie: Akademia Leona Koźmińskiego, Politechnika Warszawska, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, a swoim patronatem objął je Przewodniczący Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich.

Zeszłoroczne sprawozdanie z Forum kończyło się stwierdzeniem: „Mam nadzieję, że za rok zobaczymy się ponownie, zgodnie z życzeniem większości, w realu. I znów będzie się działo!” W tym roku działo się z pewnością dużo, niestety i tym razem z powodu sytuacji epidemicznej Forum odbywało się zdalnie. Formuła zdalna, choć mniej sprzyjała integracji środowiska i networkingowi, które zawsze były ważnym elementem Forum, pozwoliła jednak uczestniczyć w wydarzeniu wielu osobom z mniejszych uczelni, które niejednokrotnie na stacjonarne Forum nie mogłyby przyjechać.

W tym roku na Forum zarejestrowało się ponad 700 osób z 146 uczelni z całego kraju. Najliczniej reprezentowaną Uczelnią była Politechnika Warszawska. Co rok zgłoszeń przybywa. Patrząc na dane z ubiegłego roku, kiedy udział w wydarzeniu wzięło ponad 500 osób, widać, że z roku na rok Forum cieszy się coraz większym zainteresowaniem. Najwięcej osób zarejestrowało się na panel o Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją (600 osób), drugi pod względem liczby zarejestrowanych był panel MUCI, a trzeci – 100 pytań o POLon. Już na rozpoczęciu Forum obecnych było ponad 400 oglądających. Największą liczbę uczestników zdobył panel o POL-onie, oglądało go aż 500 osób.

A teraz – rezygnując już ze statystyki – zauważyć można zmianę formuły całego przedsięwzięcia. W tym roku nie było już części konferencyjnej, za to były panele prowadzone przez osoby i instytucje współpracujące ze Stowarzyszeniem. Złożyło się to na sześć bloków tematycznych (informatyczne, prawne i strategiczne), a każdy z nich zaplanowano na około 2 godziny.

Pierwszego dnia uczestników Forum powitała Prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska, prof. SGH. Następnie rozpoczął się pierwszy z 3 zaplanowanych na ten dzień paneli – Debata Rektorów „Między kontrolą a zaufaniem, czyli o zarządzaniu godnościowym pracownikami administracji w czasie pandemii (i nie tylko)”. W dyskusji udział wzięli:

• prof. dr hab. Roman Cieślak (Uniwersytet SWPS/Konferencja Rektorów Akademickich Szkół Polskich)
• prof. dr hab. Grzegorz Mazurek (Akademia Leona Koźmińskiego)
• prof. SGH dr hab. Piotr Wachowiak (Szkoła Główna Handlowa w Warszawie)
• prof. dr hab. inż. Krzysztof Zaremba (Politechnika Warszawska)

Prowadząca debatę Anna Mielczarek-Taica (UMK/SFD) poprosiła swoich gości o refleksje na temat zarządzania pracownikami administracji i roli zaufania w kontekście pracy zdalnej. Zwrócono uwagę na miejsce i rolę pracowników administracyjnych we wspólnocie akademickiej, stwierdzono, że wszyscy pracownicy są ważni w procesie realizacji celów, które stawiają przed sobą uczelnie. Zauważono, że ważne jest, by pracownicy administracyjni znali kontekst powierzanych im zadań: dlaczego, w jakim celu – wtedy łatwiej im będzie się w te zadania zaangażować.

Zastanawiano się także nad tym, jak skutecznie zarządzać i motywować pracowników kadry wspierającej. Prelegenci dzielili się doświadczeniami z okresu, gdy wprowadzano pracę zdalną i rozmawiali o tym, jak obecnie wygląda praca hybrydowa na uczelniach. Dowiedzieliśmy się, że pewne elementy pracy zdalnej pozostaną z nami nawet po zakończeniu pandemii, a sama praca zdalna w jakimś zakresie zostanie na uczelniach, oczywiście dostosowana do specyfiki zadań na danym stanowisku. Warto wobec tego odpowiednio się przygotować, m.in. pod względem technicznym i informatycznym, ale nie tylko, także w zakresie kultury organizacyjnej, bo potrzebne jest wypracowanie zasad pracy zdalnej.

Kolejnym podjętym w debacie problemem było zarządzanie godnościowe. Padły pytania, czy jest to właściwy kierunek w budowaniu zaangażowania i współpracy wśród (wszystkich) pracowników uczelni. Pojawił się również wątek dobrze znany z dyskusji na Forum Dziekanatów – niezręczność wyrażenia „niebędący nauczycielami akademickimi”.

Drugi panel pod nazwą „Cyfryzacja z głową, czyli od potrzeb do realizacji” poprowadziła dr Janina Mincer-Daszkiewicz (MUCI/UW). Był to panel Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji (MUCI). Przedstawiono tu kilka rozwiązań z zakresu informatyzacji procesów związanych z tokiem studiów, które z sukcesem wprowadzono na różnych uczelniach:

• Integrację systemu rekrutacji z mTożsamością (Marek Gosławski, Politechnika Poznańska)
• Elektroniczne podpisywanie i doręczanie decyzji rekrutacyjnych (Agnieszka Ligęza, Łukasz Krawiranda, Maciej Pasikowski, Natalia Wojciechowska, Uniwersytet Warszawski)
• Ewidencjonowanie blankietów dyplomów (Michał Duczmal, Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji)
• Elektroniczną teczkę studenta (Dariusz Wronikowski, Akademia Leona Koźmińskiego)

W trakcie trwania panelu można było podzielić się doświadczeniami, potrzebami i postulatami zakresie informatyzacji. Na czacie pojawiło się wiele komentarzy, a zagadnienia e-teczki i mLegitymacji wywołały ożywioną dyskusję. Przedstawiciele uczelni, które wprowadziły już te rozwiązania dzielili się doświadczeniami, opisywali proces realizacji, doradzali i udzielali wyczerpujących odpowiedzi na zadane pytania.

Trzeci panel dotyczył Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, a prowadziła go Małgorzata Hyc (SGH/SFD). Przedstawiono procedurę wprowadzania EZD oraz wewnętrzne procesy obiegu i zarządzania dokumentacją realizowane w kilku uczelniach. Opisano elektroniczne procedowanie i akceptowanie dokumentów. Wyjaśniono, w jaki sposób system EZD został wykorzystany do usprawnienia obiegu dokumentów na uczelni. Krok po kroku omówiono w jaki sposób dostosowano funkcjonowanie uczelni do elektronicznego obiegu dokumentów, opisano kolejne etapy tego przedsięwzięcia i zmiany jakie ten system wprowadził w pracę poszczególnych jednostek.

• Elektroniczny obieg dokumentów wewnętrznych w Uniwersytecie Wrocławskim (Ewelina Setera, Uniwersytet Wrocławski)
• Wdrożenie EZD PUW na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (Aneta Masztaller, Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu)
• Elektroniczny proces akceptacji dokumentów na przykładzie przydziału czynności dla nauczycieli akademickich (PCNA) (Anna Latawiec, Uniwersytet Opolski)

Zwieńczeniem pierwszego dnia konferencji była prezentacja prototypu systemu EZD RP, który jest następcą aktualnie wykorzystywanego systemu EZD PUW, a po 2024 roku będzie dostępny zarówno dla uczelni publicznych, jak i niepublicznych.

Drugi dzień Forum rozpoczął się od panelu „100 pytań o stypendia”. Naczelnik Wydziału Świadczeń dla Studentów Departamentu Szkolnictwa Wyższego MEiN pani Monika Kubiak przedstawiła zmiany dotyczące stypendiów ostatnio wprowadzone do ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Następnie odpowiadała na pytania, które zadawali prowadzący panel: Natalia Karpierz (AI/SFD) i Michał Podobas (SGH/SFD). Pytań było wiele i były to zarówno pytania zebrane wcześniej od członków Stowarzyszenia, jak i zadawane podczas spotkania na czacie. Poruszono wiele ważnych kwestii m. in. dotyczących dochodów i integracji między systemami informatycznymi. Wyjaśniono również wiele wątpliwości, chociaż temat jest zbyt rozbudowany, by podczas krótkiego spotkania udało się omówić wszystkie wątki i nietypowe przypadki. Oczywiście nie mogło zabraknąć też wątku planowanej reformy systemu stypendialnego, której jednym ze wstępnych założeń jest przeniesienie części stypendiów do OPS.

Kolejny panel prowadziły: Wioletta Braun (PG/SFD) i Magdalena Kukuła (AI/SFD), on także zakończył się sesją pytań i odpowiedzi. Tym razem tematem przewodnim był system POL-on, a na pytania odpowiadali Przedstawiciele Zespołu Ośrodka Przetwarzania Informacji (OPI). Na wstępie Marta Niemczyk omówiła kluczowe zmiany w POL-on planowane na rok 2022. Następnie Magdalena Waniewska-Bobin zaprezentowała nowy moduł studenci. Na koniec analitycy OPI odpowiadali na pytania dotyczące poszczególnych modułów. Tak jak podczas poprzedniego panelu, zadawane pytania zebrano wcześniej, lub pojawiły się one na bieżąco na czacie.

Był to ostatni z paneli merytorycznych, po których przyszedł czas na spotkanie otwarte dla członków i sympatyków Stowarzyszenia Forum Dziekanatów. Spotkanie odbyło się w atmosferze pełnej dobrej energii i zaangażowania. Wzbudziło ono duże zainteresowanie – uczestniczyło w nim około 300 osób. Coroczne spotkanie pozwoliło zaprezentować Stowarzyszenie, podsumować miniony rok, zrelacjonować dotychczas podjęte działania, a także opowiedzieć o bogatych planach na przyszłość. Na tegorocznym spotkaniu przedstawiono nowe władze organizacji wybrane na kadencję 2021–2024, zaprezentowano działające w Stowarzyszeniu sekcje tematyczne: edukacyjną, prawną, stypendialną, współpracy. Zaproszono przy tym wszystkich chętnych zarówno do wstąpienia w szeregi Stowarzyszenia, jak i do aktywnego włączenia się w inicjatywy poszczególnych sekcji.

Na zakończenie przywołam cytat, od którego zaczęłam niniejsze sprawozdanie: „Mam nadzieję, że za rok zobaczymy się ponownie, zgodnie z życzeniem większości, w realu. I znów będzie się działo!”

Materiały z 5. Forum i innych wydarzeń organizowanych przez Stowarzyszenie dostępne są w zakładce Materiały.