Czasem słońce, czasem deszcz i magiczna kula, czyli Tarcza 4.0 z perspektywy dziekanatów

Ostatnio nie nadążamy za publikowaniem zmian dotyczących przepisów prawa powszechnie obowiązującego regulującego ważne dla nas kwestie obsługi toku studiów i rekrutacji. Czasami przepisy te cieszą, wskazując na troskę legislatora o to, aby obsługa administracyjna uczelni funkcjonowała jak najsprawniej. Czasami pewne sprawy wprowadzone być może zbyt szybko są prostowane. A czasami bywa i tak, że wprowadzone przepisy dostarczą dziekanatom nowych obowiązków. No ale być może czasami ktoś musi ponieść konsekwencje tego, aby komuś innemu było lepiej.

Z punktu widzenia dziekanatów na uwagę zasługują dwa przepisy z tzw. Tarczy 4.0:

Zniesienie obowiązku nagrywania przebiegu egzaminów

Uprzedni przepis nakładał na uczelnie decydujące się na zdalne egzaminy z przedmiotów, czy egzaminy dyplomowe obowiązek wykorzystania „technologii informatycznych zapewniających kontrolę ich przebiegu i rejestrację” (art. 76a.1 PSWiN). Ostatnie słowo budziło sporo kontrowersji – niektórzy uważali, że chodzi o możliwość rejestracji, jednak wydaje się, że większość uczelni podeszła do tego przepisu zapewniając rejestrację w sposób literalny, a zatem nagrywając egzaminy. To jednak generowało kolejne problemy – jak długo należy nagranie przechowywać, gdzie składować i co z nim potem zrobić? Myślę, że takie nagrania miałyby sporą wartość sentymentalną, ale chyba w gruncie rzeczy dobrze się stało, że ten obowiązek zniesiono. Co prawda nadal istnieje pewna luka pomiędzy obroną, która się odbywa zdalnie, a protokołem z obrony, który na większości uczelni musi być podpisywany w formie papierowej, ale już wcześniej MNiSW stworzyło ramy do tego, aby podpisy na mogły być zastąpione uwierzytelnieniem członków komisji w systemie informatycznym uczelni służącym do prowadzenia przebiegu studiów. Reszta należy do uczelnianych informatyków (a jeżeli nie – niestety do dziekanatów, które będą najpewniej zbierały brakujące podpisy członków komisji długie miesiące po ustaniu pandemii).

Rekrutacja warunkowa na studia II stopnia na podstawie zaświadczeń

Zasadniczo pozytywnie należy przywitać nowy przepis (art. 79.5c w ustawie z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 695, 875 i 979), w myśl którego

Na studia drugiego stopnia rozpoczynające się w roku akademickim 2020/2021 może być przyjęta osoba, która przedstawi zaświadczenie o ukończeniu studiów zawierające informacje o poziomie, kierunku i profilu studiów, uzyskanym tytule zawodowym i słownie określonym wyniku ukończenia studiów…

Przepis ten oznacza, że ostatecznie rozwiązany jest problem podwójnego zapętlenia. Po pierwsze, uczelnie nie będą musiały na gwałt organizować obron i wydawać dyplomów ukończenia studiów (choć nadal obowiązuje 30-dniowy termin na ich wydanie). Po drugie, student nie będzie musiał w trybie ekspresowym przychodzić po dyplom, aby następnie zanieść go na uczelnię, gdzie zamierza kontynuować studia. Zyskujemy zatem wszyscy na zdrowiu. Dalej pojawia się jednak fragment kłopotliwy – również z dwóch powodów:

…Osoba ta w terminie 30 dni od dnia wydania jej dyplomu ukończenia studiów, przedkłada ten dyplom w uczelni, w której została przyjęta na studia drugiego stopnia, pod rygorem skreślenia z listy studentów.

Po pierwsze, pojawia się pytanie, na czyich barkach spoczywać będzie ciężar dowodowy co do daty wydania dyplomu studentowi przez uczelnię? Skąd będzie wiadomo, że minęło 30 dni, i od którego momentu liczy się wydanie dyplomu – widniejącej na nim daty, przekazania informacji, że jest gotowy do wydania, stempla pocztowego, jeżeli został wysłany pocztą, czy może daty wpłynięcia przesyłki (a jeżeli do studenta przesyłka nie dotarła to co?)?

Ten pozornie błahy galimatias rodzi dosyć poważne konsekwencje. A zatem po drugie, skoro student przedkłada dyplom w ciągu 30 dni od jego wydania – obowiązek windykacji niedostarczonych dyplomów i weryfikacji ich poprawności spoczywać będzie na dziekanatach. Teczki akt osobowych studenta będą bowiem przekazywane przez działy rekrutacji właśnie do dziekanatów.

W ten sposób nie dość, że dziekanaty będą wydawały legitymacje i umowy, organizowały nowy rok akademicki i najpewniej rozliczały ostatnich absolwentów, do ich obowiązków dojdzie jeszcze obsługa procesu rekrutacyjnego. Co prawda, cytowana regulacja ma charakter tymczasowy, ponieważ została zawarta w przepisach covid-owych, jednak jeżeli taka forma się sprawdzi, być może niektóre uczelnia może poszukać oszczędności w zakresie reorganizacji procesu rekrutacji ubierając w weryfikację dokumentów dziekanaty.

Mam nadzieję, że tak się nie stanie i że ten przepis ma raczej charakter sygnalizujący rozwiązanie systemowe – a zatem: wiadomo, że uczelnie prowadzą teraz rekrutację, aby im ten proces ułatwić, wprowadzono przepis, w myśl którego a) nie trzeba przedkładać już teraz oryginalnych dokumentów, i b) można będzie skreślić studentów, którzy w odpowiednim czasie tego obowiązku nie dopełnią. Marzy mi się w dalszych i nieodległych planach szersze rozwiązanie o charakterze systemowym – np. możliwość zastąpienia dokumentów papierowych (nawet tak ważnych jak świadectwo maturalne czy dyplom ukończenia studiów I stopnia) informacjami zaciąganymi z odpowiednich systemów teleinformatycznych (KReM/OKE + POL-on).

Wierzę, że w ramach działającego od końca kwietnia br. Zespołu doradczego przy MNiSW ds. cyfryzacji rekrutacji i obsługi procesu dydaktycznego uda się takie rozwiązania wypracować. Ale póki co konia z rzędem temu, kto będzie umiał stwierdzić, że dany student nie przedłożył dyplomu, mimo że został mu wydany miesiąc temu i w związku z tym należy rozpocząć procedurę skreślenia…