Zarządzanie dziekanatem w warunkach ekstremalnych, czyli test na antykruchość całego systemu

Długo zastanawiałam się nad tym, czy powinnam zrobić ten wpis, biorąc pod uwagę, że w wielu dziekanatach może nie być tak dobrze, jak u mnie. Ostatecznie doszłam do wniosku, że tak, należy to zrobić aby podzielić się dobrymi praktykami i pokazać, że można inaczej. Czytając komentarze na naszej wewnętrznej grupie na FB ogarniało mnie coraz większe poczucie bezsilności i podziw dla tych wszystkich pracowników dziekanatów, którzy z taką determinacją walczą o to, aby zostali wysłuchani. Dlatego też jako Stowarzyszenie Forum Dziekanatów wystosowaliśmy odpowiednie pismo do KRASP i MNiSW, aby zwrócić uwagę na problemy uczelnianej administracji, która znalazła się w trudnej sytuacji w obliczu pandemii wirusa.

Z chwilą pojawienia się komunikatu MNiSW o zawieszeniu zajęć dydaktycznych przy jednoczesnym utrzymaniu funkcjonowania działalności uczelni, stało się jasne, że także my, pracownicy dziekanatów, stoimy przed nowymi niecodziennymi wyzwaniami. Jak wszyscy wiemy, nie wszędzie w ślad za komunikatem o zawieszeniu zajęć zawieszono bezpośrednią obsługę studenta. Wielu pracowników przez kilka kolejnych dni nadal musiało obsługiwać studentów, którzy licznie przychodzili do dziekanatów załatwiać swoje sprawy, w tym studenci powracający z wymiany międzynarodowej. Tak nie powinno być – nie było żadnego uzasadnienia do pozostawienia bezpośredniej obsługi studenta z chwilą, kiedy zajęcia zostały zawieszone, a studenci nie powinni pojawiać się na uczelni.

Obecnie większość dziekanatów obsługuje studentów zdalnie (telefon, mail), co nie oznacza, że pracownicy nie przychodzą do pracy. Praca zorganizowana jest na kilka sposobów – wszyscy przychodzą do pracy albo są wyznaczane dyżury, pracownicy pracują w stałych godzinach, albo został skrócony czas pracy, są wyznaczane dyżury i pracownicy wykonują pracę zdalnie albo pracownicy pracują tylko zdalnie.

W mojej uczelni, Akademia Leona Koźmińskiego, decyzja o ograniczeniu bezpośredniej obsługi studenta zapadła z chwilą pojawienia się decyzji o zawieszeniu zajęć (obsługujemy zdalnie). Trudno powiedzieć, że byliśmy na to przygotowani (chyba nikt nie był), ale już od kilku dni na poziomie Kolegium Rektorskiego były rozważane różne warianty podejmowanych działań. Zanim pojawił się komunikat MNiSW, podjęte zostały możliwe działania zapobiegawcze rozprzestrzenianiu się wirusa: płyny dezynfekujące, maseczki, termometry, stała dezynfekcja powierzchni narażonych na częsty dotyk ludzi). Cała nasza społeczność akademicka była o wszystkim informowana na bieżąco poprzez cykliczne komunikaty. Z chwilą, gdy ograniczono bezpośrednią obsługę studentów, kierownicy poszczególnych jednostek podejmowali decyzje o organizacji pracy. To oni poprzez kierowników poszczególnych działów administracyjnych uczelni organizują pracę na co dzień więc i teraz najlepiej sprostają nowym wyzwaniom.

Mój dziekanat obecnie jest czynny od 9.00 do 16.00 i w ramach dyżurów obsługujemy studentów w formie zdalnej (telefony, maile Wirtualna Uczelnia, podania elektroniczne). Osoby, które w danym dniu nie dyżurują, wykonują pracę zdalnie w domu. Do komunikacji i pracy zdalnej wykorzystujemy w dużym zakresie aplikację Microsoft Teams (jest to darmowa aplikacja dla organizacji więc nie ma problemu z uzyskaniem dostępu). Tam możemy robić wspólne spotkania i pracować na wspólnych plikach. W zależności od tego, jak będzie wyglądała sytuacja w nadchodzących dniach, możemy wykorzystać łącze przez VPN do systemu informatycznego uczelni na laptopach służbowych  (więcej na ten temat we wpisie Marii Cywińskiej – polecam) i przekierować telefony służbowe na telefony komórkowe.

Co oznacza praca zdalna dla dziekanatu? Wszystko jest możliwe, jeśli tylko jest wsparcie ze strony władz uczelni, panuje odpowiednia kultura organizacyjna i uczelnia ma dostosowane systemy informatyczne. Praca dziekanatu nie polega wyłącznie na bezpośredniej obsłudze studenta i jeśli jej nie ma, to nie oznacza, że obsługa studenta nie istnieje. Z pewnością obecnie będziemy mieli mniej spraw studenckich niż zazwyczaj, dlatego postanowiłam wykorzystać ten czas na sprawy, na które nigdy nie mieliśmy czasu, a które także są ważne. Stąd – poza obsługą studenta on-line i wsparciem wykładowców w prowadzeniu zajęć on-line – zaplanowaliśmy sobie pracę, którą spokojnie możemy zrobić zdalnie na grupie w Teamsach.

Postanowiliśmy zakończyć prace które już dawno zaczęliśmy i czekały na lepsze czasy, kiedy w dziekanacie będzie trochę luźniej (co jak dotąd nigdy to nie nastąpiło) tj. dokończenie hand booka dla pracowników dziekanatu, przewodnika dla nowych wykładowców zatrudnionych na umowy cywilno-prawne, przygotowanie niezbędników dla studentów (Katarzyna Rynkowska zainspirowała mnie tym pomysłem dwa lata temu i nigdy nie było czasu). Rozpoczniemy też prace, które w przyszłości pomogą nam wdrożyć elektroniczną teczkę studenta. Robimy wykazy akt z wydzieleniem dokumentacji, która zgodnie z rozporządzeniem, w aktach nie powinna się znajdować, a więc może trafić do tzw. teczki B, którą zamierzamy prowadzić elektronicznie w naszym systemie informatycznym. To tylko kilka przykładów, które może będziecie mogli wykorzystać u siebie, albo zainspirować się do zrobienia czegoś innego co może pomóc w usprawnieniu codziennej pracy. To mogą być też dobre argumenty dla Waszych przełożonych, aby zgodzili się na pracę zdalną, jeśli uczelnia nie ma systemów do zdalnej pracy.

Mój Rektor mawia „Uczelnia powinna być antykrucha w takim sensie, jak zdefiniował to Nicolas Taleb, czyli odporna na pojawienie się wydarzeń, które są tak mało prawdopodobne, że nie rozważa się możliwości ich zaistnienia i nie ujmuje ani w strategii, ani w planach operacyjnych”. Dzisiaj, jak nigdy, te słowa nabierają dużego znaczenia i choć w uczelnianej administracji na co dzień spotykamy się z nietypowymi sytuacjami, to obecnie stoimy przed dużym wyzwaniem, z którym będziemy musieli sobie poradzić nie tylko teraz, ale i też wiele tygodni po tym, jak wrócimy do standardowej pracy. To jak sobie z tym poradzimy, pokaże na ile zadziała antykruchość uczelni, jej kultura organizacyjna i obecnie tak bardzo istotne wsparcie informatyczne.

I na koniec prośba: dzielcie się swoimi rozwiązaniami na naszej stronie.