Dziekanaty w czasach pandemii, czyli zarządzanie kryzysowe uczelnią w soczewce

Pandemia koronawirusa wystawiła na próbę nas wszystkich – służby medyczne, instytucje państwowe, a także całe społeczeństwo.  Również uczelnie stanęły przed nie lada wyzwaniem. Zważywszy na fakt, że przez ich mury przewija się codziennie nierzadko kilka tysięcy osób konieczność zmiany sposobu funkcjonowania stała się oczywista i niezbędna. Władze poszczególnych szkół wyższych prowadziły w ostatnich dniach intensywne działania, których celem było wypracowanie modelu (re)organizacji działalności uczelni na czas pandemii w zakresie działalności dydaktycznej, badawczej i zarządczej. Spośród różnych jednostek uczelni dziekanat należy do tych, które jak w soczewce pokazują, czy, w jakim stopniu i w jaki sposób uczelnia radzi sobie z zarządzaniem w warunkach kryzysu – może nie tyle procesem dydaktycznym, ale organizacją pracy.

Początkowo na uczelniach zaczęto odwoływać wykłady lub ogłaszać dni rektorskie. Sprawa stała się jasna – po wydaniu Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania niektórych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, na mocy którego zawieszono kształcenie od 12 do 25 marca, chyba że jest ono prowadzone zdalnie. W praktyce oznacza to tyle, że studenci – zwolnieni z zajęć – nie muszą pojawiać się na uczelni, podobnie jak i nauczyciele akademiccy (w zakresie wynikającym z prowadzenia zajęć dydaktycznych). W ślad za tym również działalność naukowa wyszła poza mury uczelni. Konferencje i wyjazdy zagraniczne były odwoływane wcześniej. Trzecia istotna grupa społeczności uczelni, czyli administracja zwana pracownikami niebędącymi nauczycielami akademickimi, nie została uwzględniona w tym rozporządzeniu, a zatem jej los zależał od  wewnętrznych rozwiązań przyjętych na poszczególnych uczelniach.

Niektóre uczelnie od razu rozpoczęły przygotowania do zmiany organizacji pracy powierzając kierownikom poszczególnych jednostek administracyjnych na zmianę procedur i wypracowanie rozwiązań zapewniających ciągłość prowadzonej działalności jednocześnie  zwiększając bezpieczeństwo pracowników i ograniczając ryzyko zakażenia tak w miejscu pracy, jak i w drodze do niego. W ten sposób wielu kierownikom udało się „wypchnąć” znaczną część procesów do pracy zdalnej. Być może słowo „wypchnąć” nie jest w tym kontekście najszczęśliwsze. Należy jednak zauważyć , że uczelniana administracja, w szczególności organizacja procesu dydaktycznego a bardziej obsługa studentów, nie były nigdy przygotowane do pracy zdalnej. Wprowadzono usługi i rozwiązania pozwalające na zdalny kontakt studentów czy wykładowców, ale nie pracowników obsługujących procesy dziekanatowe. Tym samym brak naturalnej świadomości zdalnej pracy dziekanatów, jak się wydaje wzbudzał przekonanie  że praca zdalna byłaby w tym przypadku niemile widziana i traktowana jako sposób na wymiganie się od jej świadczenia. Stąd w decyzjach uczelni nierzadko pojawiają się zobowiązania do szczegółowego monitorowania lub rozliczenia pracowników z realizowanych działań.

Nic bardziej mylnego. Z rozmów z kierownikami jednostek administracyjnych różnych uczelni wiem, że praca zdalna okazała się w praktyce bardziej wyczerpująca i męcząca niż praca za biurkiem (choć być może działa póki co napięcie związane z nieprzewidywalnością sytuacji, w jakiej wszyscy się znajdujemy). Oczywiście zależy to od tego, w jaki sposób zorganizowana została praca zdalna – czy jest to wersja mini, czyli odbieranie telefonów i e-maili, czy wersja, która faktycznie niesie za sobą nakład pracy porównywalny do tego, jaki świadczyłaby dana osoba w biurze.

W przypadku niektórych działów – np. sekcji badań, stosunkowo łatwo jest przenieść cały zakres prac poza biuro, w innych przypadkach – np. dział płac, kwestura czy portiernia – jest to mocno ograniczone. W przypadku dziekanatów jest to utrudnione z dwóch powodów. Pierwszym jest brak zajęć dydaktycznych, a zatem brak studentów. Co prawda, studenci nadal kontaktują się ze swoimi dziekanatami, jednak w znacznie mniejszym zakresie, niż gdyby byli na miejscu. Bieżącej pracy jest zatem mniej – trudno tym samym jest ją wykazać. Drugim powodem jest organizacja pracy zorientowana na bezpośrednią obsługę studenta. Przejście na pracę zdalną oznacza konieczność poszukiwania nowych rozwiązań informatycznych, czy raczej – wobec nagłości sytuacji – próbowanie wyłuskania z istniejącego systemu teleinformatycznego takich rozwiązań, które umożliwiłyby pracownikom dziekanatów pracę zdalną. W szczęśliwych dziekanatach znaczna część procesów przeniesiona jest online – jest to rozpatrywanie podań, korzystanie z wirtualnych pulpitów, korzystanie z możliwości, jakie daje EZD, etc. W mniej szczęśliwych dziekanatach okazuje się, że nawet przy dużych chęciach nie da się przenieść pracy dziekanatu poza biuro, gdyż wszelkie informacje o studencie przechowywane są w formie papierowej, a bieżące sprawy również procedowane w ten sposób. Aż prosi się o zintensyfikowanie prac nad standardem elektronicznej teczki studenta, który rozwiązałby część problemów, z którymi obecnie się borykamy.

Pozostaje jeszcze element kultury organizacyjnej poszczególnych uczelni, który również odzwierciedlają dziekanaty. Mimo zawieszenia zajęć dydaktycznych, na niektórych uczelniach pracownicy dziekanatów nadal przychodzą do pracy i obsługują bezpośrednio studentów. Można zadać sobie retoryczne pytanie – czy tych spraw naprawdę nie można załatwić inaczej lub później, i czy władze tych uczelni zdają sobie sprawę z tego, że narażenie pracowników na kontakt bezpośredni z interesantami (zazwyczaj bez zapewnienia im skutecznej ochrony) może prowadzić do zagrożenia wszystkich członków społeczności akademickiej – także zbłąkanego nauczyciela akademickiego, który tylko na moment wpadnie do danego działu.

Szczęśliwie w dniu przedwczorajszym pojawiła się Rekomendacja Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w związku z sytuacją zagrożenia epidemiologicznego w kontekście pracowników uczelni, o którą prosiliśmy m.in. jako Stowarzyszenie Forum Dziekanatów. Tego samego dnia MNiSW poszło jeszcze krok dalej informując, że do 25 marca pracownicy uczelni (zarówno nauczyciele akademiccy, jak i pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi) nie mają obowiązku świadczenia pracy na terenie uczelni z wyłączeniem przypadków, kiedy jest to niezbędne (np. dział płac, obsługa laboratoriów). Takiego posunięcia przyznaję, nie spodziewaliśmy się, ale omówmy się, że jeszcze tydzień temu większość pracowników dziekanatów (i szerzej: niebędących) żyła w przekonaniu, że niezależnie od tego, czy są zajęcia, czy nie, czy jest potrzeba, czy może niekoniecznie, będzie przychodziła w pełnym składzie do swojego miejsca pracy, bo tak (trzeba?). Uwzględnienie naszych postulatów po raz kolejny pokazało nam, że możemy liczyć na wsparcie ze strony MNiSW. Warto dodać, że pismo tworzyliśmy naprędce, ale wspólnymi siłami – nawet jeżeli każdy był równolegle zajęty organizacją pracy w swojej jednostce.

Wzorując się na różnych inicjatywach samopomocy, utworzyliśmy bazę dobrych pomysłów, z których korzystać (i które dodawać) mogą pracownicy dziekanatów uczelni z całej Polski. Zapraszamy do współtworzenia tej bazy. Z pewnością doświadczenia zebrane w najbliższych tygodniach nadadzą pracy administracyjnej nowy wymiar i – kto wie – doprowadzą do przeniesienia części zadań administracji na pracę zdalną.

Na razie skupmy się jednak na przetrwaniu pandemii.